Nouvelles tendances dans la documentation:

 accessing_scientific_information

Objectifs du cours

Donner aux étudiants de maîtrise les éléments nécessaires à l'élaboration et à la construction d'un site documentaire Intranet dans leur futur entreprise. Ces éléments sont répartis en apports théoriques nécessaires à la compréhension du monde de l'entreprise, de son système d'information et à la place de la documentation dans ce système en tant que contributeur essentiel au flux de l'information. Les apports pratiques sont la mise en place d'un cahier des charges informatique, l'apprentissage du langage HTML, l'élaboration de grilles comparatives entre plusieurs sites Intranet, ainsi que des conférences de professionnels de la documentation ou des concepteurs informatiques ayant réalisés eux-mêmes des sites Intranet en entreprise.

Contributions des étudiants 

Au terme de ce cours, les étudiants doivent maîtriser les concepts et les techniques propres à un Intranet. Il leur est demandé de réaliser un premier travail qui consiste en un exposé sur un sujet concernant un des aspects de l'Intranet (ou de l'Internet), à partir de la presse professionnelle en sciences de l'information et en informatique. Cet exposé ne doit pas excéder 15 à 20 minutes lors de sa présentation aux autres étudiants. Il peut être réalisé en groupe de deux ou trois étudiants. Le sujet doit être soumis préalablement à l'enseignant qui donne ou non son accord ou oriente sur de nouvelles pistes. Un second travail est la mise en forme de l'exposé en format Word avec un maximum de deux pages écrites, puis en langage HTML. Le document HTML doit être correctement mis en page et peut comprendre un fond de couleur ou animé, un sommaire avec des liens hypertexte vers les différentes parties du texte, des images, et une bibliographie avec des renvois sur des documents électroniques ou des sites Web. 

Contrôle des étudiants

Note TD : les étudiants sont notés sur l'exposé et le document HTML qui en résulte,
Note Examen : questions sur le cours et/ou travail sur machine. 

Plan du cours INTRANET

1ère partie : L'Informatique et l'entreprise
25 ans d'histoire et 3 générations d'informatique : les réseaux ; la recherche documentaire ; Internet et l'entreprise ; le travail coopératif ; l'EDI ; le concept de l'Intranet ; Intranet et la performance de l'entreprise. 

2ème partie : Documentation et entreprise
Système d'information de l'entreprise et place de la documentation ; Approche systémique ; l'Apport des économistes ; la Stratégie de l'entreprise : nouvelles tendances ; l'évolution du rôle du documentaliste.

3ème partie : Applications de l'Intranet
La messagerie ; le forum ; le travail en équipe ou "groupware" (agenda partagé, base de travail individuelle ou collective, bibliothèque et documents partagés, IRC). Le navigateur Web : interface de publication ; interface avec les bases de données ; interface de workflow.

4ème partie : Intranet et entreprise
Sensibilisation des partenaires ; Communication et changement d'organisation du travail ; Approche participative ; Développement de nouvelles compétences ; Formation ; Animation

5ème partie : Intranet et GED-GEIDE
Statut de l'information dans l'entreprise ; Enjeux de la gestion des documents ; Outils et techniques de la GED ; GED et Intranet

6ème partie : Intranet et Knowledge Management
Partage des savoirs, capitalisation et gestion des savoirs de l'entreprise ; Dimensions collectives et dimensions privées ; Les Outils et les corpus d'information ; Documentaliste et Knowledge Manager.

TP

• Elaboration du cahier des charges informatique d'un Intranet,
• Approche ergonomique : le dialogue homme-machine ; interfaçage, convivialité et souplesse,
• Grilles de lecture de sites Intranet : comparaison et évaluation,
• Conférences et démonstrations de sites Intranet réalisés par des documentalistes et des concepteurs informatiques

cop. JP Accart, 2013

Objectifs du cours

Au travers d'exemples et de cas concrets et avec un apport théorique, seront expliquées les notions de " système d'information ", " mémoire d'entreprise ", " records management ", " gestion des connaissances (ou knowledge management) ", afin de comprendre leurs interactions et la place du professionnel de l'information par rapport à ces différents concepts.

Moyens pédagogiques

Suite à l'apport théorique du cours, une séance sera consacrée au décryptage d'études de cas sur le Knowledge Management en entreprise avec pour résultat l'établissement d'une grille d'analyse.

Plan

Introduction : Archives, bibliothèque, documentation, information et mémoire d'entreprise - Définitions

I - Système d'information et fonction documentaire - Approche systémique

II - Approche systémique et fonction documentaire - Quelles finalités ?

III - Les tendances actuelles d'évolution

IV - Besoins industriels en mémoire d'entreprise

V - Mémoire d'entreprise ou l'organisation des connaissances dans l'entreprise

VI - Le Records Management dans l'entreprise

Bibliographie

AMABILE S., GADILLE M., MEISSONNIER R. (2000), Information, organisation, décision : étude empirique sur les apports des NTIC dans les PME " Internautes ", Système d'information et management, n° 1, pp. 41-59
BALLAY J.F. (1997), Capitaliser et transmettre les savoir-faire de l'entreprise, Paris, Editions Eyrolles, 1997
BAUMARD P. (1996), Organisations déconcertées : la gestion stratégique de la connaissance , Paris, Masson
BENGHOZI P.J. (coord), FLICHY P. (coord), IRIBARNE A. d' (coord) (2000), Internet en entreprise, Réseaux, communication, technologie, société, n° 104, 210 pages
BOUNFOUR A. (2000), Gestion de la connaissance et systèmes d'incitation : entre théorie du " Hau " et théorie du " Ba ", Systèmes d'information et management, n° 2, vol. 5, pp. 7-38
CHABIN M. A. (2000), Le management de l'archive, Paris, Hermès
DROUET G., KESLASSY G., MORINEAU E. (2000), Records management : mode d'emploi, Paris, ADBS Editions
DUPOIRIER G. (coord), ERMINE J.L. (coord) (1999), Gestion des documents et gestion des connaissances, Document numérique, n° 3-4, vol. 3, 350 pages
ERMINE J. L. (1996), Les systèmes de connaissances, Paris, Hermès
ESSERS J., SCHREINEMAKERS J. (1997), Nonaka's Subjectivist Conception of Knowledge in Corporate Knowledge Management, Knowledge Organization, vol. 24, n° 1, pp. 24-32
FOUET J.M. (1997), Connaissances et savoir-faire en entreprise : intégration et capitalisation, Paris, Hermès, 1997
FROCHOT D. (1995), " Comment situer le service documentaire dans la structure générale de l'entreprise", Documentaliste, sciences de l'information, vol. 32, n° 6, pp. 303-308
HELDERLE R., ROMIEUX W. (1998), Intranet : information et pouvoir partagés. Mise en place, applications, perspectives, Paris, Editions Liaisons
L'HUILLIER H.(1992), L'organisation documentaire au service de la compétitivité dans l'entreprise, Puteaux, AFOPE
MACHLUP F. (1980), Knowledge : its creation, distribution and economic significance, vol 1, Princeton, Princeton University Press
MAYERE A.(1995), La gestion des savoirs face au nouveau modèle industriel, Revue française de gestion, sept-oct., pp. 8-16
NONAKA I., TAKEUCHI H. (1995), The Knwoledge Creating Company, New York, The Oxford University Press
POLANYI J. (1966), The Tacit Dimension, Londres, Routledge & Paul Kegan
POMIAN J. (1996), Mémoire d'entreprise : techniques et outils de la gestion du savoir, Paris, Sapientia
PRAX J. Y. (1997), Manager la connaissance dans l'entreprise, Paris, INSEP
SIMON H.A.(1983), Administration et processus de décision, Paris, Economica
SVEIBY K.E. (2000), Knowledge Management. La nouvelle richesse des enterprises. Savoir tirer profit des actifs immatériels de sa société, Paris, Maxima-Laurent du Mesnil
VOLANT C. (1985), "Approche systémique et fonction information-documentation dans les organisations", Documentaliste, sciences de l'information, vol. 22, n° 4-5, pp. 143-148
VOLANT C. (1995), "Du système information-documentation au système d'information spécifique pour l'entreprise", Documentaliste, sciences de l'information, vol. 32, n° 6, pp. 296- 302

Sitographie

•  http://www.cybion.fr/
•  http://brint.com/km : portail consacré à la gestion des connaissances
•  http://business-digest.fr : synthèse d’ouvrages sur le KM
•  http://lesechos.fr : rubrique « L’art du management de l’information »
•  http://www.knowledgeconsult.com/

cop. JP Accart, 2013

Une entreprise est :

• une unité de production de biens ou de services…
• … conformes aux espérances des clients, dans les meilleures conditions de coût, de délai et de qualité

une unité de production de connaissances

On capitalise pour :

• éviter la perte de savoir-faire d’un spécialiste
• exploiter l’expérience acquise des projets passés, et éviter de reproduire certaines erreurs
• exploiter la cartographie des connaissances de la société à des fins stratégiques
• améliorer la circulation de l’information et la communication dans l’entreprise
• améliorer l’apprentissage des employés

b. Définitions

• « Mémoire d’entreprise » : ensemble des savoirs et savoir-faire en action, mobilisés par les employés d’une entreprise pour lui permettre d’atteindre ses objectifs (produire des biens ou des services)
• « Mémoire d’organisation » : notion de mémoire peut s’appliquer à n’importe quel type d’organisation ou à un projet.

c. Détermination des besoins en mémoire d’entreprise

• Détection des besoins,
• Construction de la mémoire,
• Utilisation,
• Evaluation,
• Maintenance et évolution.

Problème complexe, car prise en compte des aspects organisationnels et méthodologiques, ainsi que des aspects techniques, ce qui exige une approche pluridisciplinaire.

d. Les études officielles actuelles sur le Knowledge Management : France, Canada et Suisse

• France : enquêtes KPMG, Knowings, IBM, OCDE
• Canada : CEFRIO, StatCan
• Suisse : SwissKM

 II. Typologie des mémoires d’entreprise

• la « mémoire individuelle »
• la « mémoire métier »
• la « mémoire société »
• la « mémoire documentaire »
• la « mémoire de projet »

 III. Mémoire d’entreprise ou l’organisation des connaissances dans l’entreprise

a. Différencier la gestion des connaissances et le management de l’information

b. Une définition de la gestion des connaissances

Théorie de Nonaka et Takeuchi (1995) : « la connaissance naît d’une interaction entre connaissance explicite et connaissance Tacite ». Ils appellent cette interaction le processus de conversion de la connaissance et distinguent quatre processus :

• la socialisation
• l’externalisation
• la combinaison
• l’internalisation

On peut parler ici de création de connaissances.  

 IV. Applications pratiques : transfert et partage des connaissances

a. Cadre de l’étude et méthodologie

• Choix d’un échantillon d’entreprises industrielles
• Sont représentées des petites et moyennes entreprises (PME-PMI), ainsi que des très grandes entreprises, dont certaines sont des filiales de groupes internationaux.
• Résultats obtenus ne sont pas représentatifs du monde de l’entreprise aujourd’hui.
• Méthode de travail employée : enquête sur entretien dirigé, avec un questionnaire.

Les objectifs

• Identifier les dispositifs de capitalisation des connaissances et les besoins exprimés
• Vérifier les liens possibles entre le management de l’information et le management des connaissances

Les publics visés

• des ingénieurs
• des directeurs de recherche
• des responsables commerciaux
• des documentalistes

• Besoins identifiés en KM
• KM partie intégrante de la stratégie de l’entreprise

Dispositifs mis en place :

• cellule de veille, structure documentaire, cellule de KM,
• infrastructure informatique : travail collaboratif, démarche de gestion de projet,
• sensibilisation et formation des salariés,
• capitalisation sous forme de bases de connaissances analysées par des expert.

b. Les petites et moyennes entreprises : entre gestion de l’information et gestion des connaissances

• PMI et PME : peu d’investissements financiers et humains…
  …mais prise de conscience de l’importance du KM
• Confusion entre KM et management de l’information…
  … mais certaines font du KM sans le savoir : des dispositifs existent
• Premiers pas : travail sur la mémoire d’entreprise et la mémoire documentaire.

• Besoins importants en matière d’information et de documents
• Prise de conscience nette du KM
• Mise en place d’outils
• Appel à des expertises

c. Constats : situation du KM aujourd’hui

• Passage du mode oral au mode écrit dans un premier temps et transfert des savoirs en cours de formalisation
• Plusieurs dispositifs de capitalisation mis en place :

   

  • des supports techniques (système d’archivage, cahiers de protocoles, documents techniques,…)
  • des supports technologiques (réseau local, Intranet, ERP,…) s’appuyant sur des réseaux d’experts.

• la question principale qui se pose a trait à l’information
• une réflexion embryonnaire sur la capitalisation des connaissances
• des différences importantes entre certaines entreprises par rapport aux moyens accordés et aux priorités stratégiques

• le management de l’information et le management des connaissances font appel à des démarches proches et des outils communs
• liens entre les deux types de management
• les dispositifs de capitalisation sont nombreux
• ils répondent en partie aux objectifs de mémorisation
• l’intervention d’un expert, gestionnaire des connaissances, est nécessaire

 V. Conséquences sur le métier

• Un spécialiste de l’information documentaire n’est pas forcément un gestionnaire des connaissances. Il gère du tangible et non de l’intangible
• Acquisition de nouvelles compétences en matière de gestion d’outils, de connaissance de l’entreprise et des hommes
• Il est plutôt un intermédiaire et à ce titre participe à la gestion des connaissances en mettant en rapport les connaissances contenues dans les documents, les experts et les hommes

Objectifs du cours

Au travers d’exemples et de cas concrets observés dans les petites, moyennes et grandes entreprises et avec un apport théorique, seront expliquées les notions de « système d’information », « mémoire d’entreprise », « gestion des connaissances (ou knowledge management), afin de comprendre leurs interactions et la place du spécialiste de l’information par rapport à ces différents concepts.

PLAN

I. Besoins industriels en mémoire d’entreprise

II. Typologie des mémoires d’entreprise

III. Mémoire d’entreprise ou l’organisation des connaissances dans l’entreprise

IV. Applications pratiques : transfert et partage des connaissances

V. Conséquences sur le métier

Bibliographie

ALVESSON M. Management of Knowledge Intensive Companies. Berlin : Walter de Gruyter, 1995.
AMABILE S., GADILLE M., MEISSONNIER R. Information, organisation, décision : étude empirique sur les apports des NTIC dans les PME « Internautes ». Système d’information et management, 2000, n° 1, pp. 41-59.
BALLAY J.F. Capitaliser et transmettre les savoir-faire de l’entreprise. Paris : Editions Eyrolles, 1997.
BENGHOZI P.J. (coord), FLICHY P. (coord), IRIBARNE A. d’ (coord). Internet en entreprise. Réseaux, communication, technologie, société, 2000, n° 104.
DIENG R., CORBY O., GIBOIN A., RIBIERE M. Methods and Tools for Corporate Knowledge Management. Proceedings of KAW’98, Banff, 1998.
DRUCKER P.F. Managing in a Time of Great Change. New York : Truman Talley Books/Dutton, 1995.
DUPOIRIER G. (coord), ERMINE J.L. (coord). Gestion des documents et gestion des connaissances. Document numérique, 1999, n° 3-4, vol. 3.
EDVINSSON L., MALONE M. Le capital immatériel de l’entreprise. Identification, mesure, management. Paris : Maxima-Laurent du Mesnil, 1999.
ERMINE J.L. Les systèmes de connaissances. Paris : Hermès, 1996.
GRUNDSTEIN M. Le management des connaissances de l'entreprise. Problématique, axe de progrès, orientations. Site mg conseil, 2000.
KREMP E. Knowledge Management in France, preliminary results. Paris : OECD/SESSI, 2002.
MAYERE A. La gestion des savoirs face au nouveau modèle industriel. Revue française de gestion, 1995, sept-oct., pp. 8-16.
Mémoire d’entreprise. Dossier. Bulletin de l’Association française pour l’intelligence artificielle, 1999, n° 36, pp. 34-64.
NONAKA I., TAKEUCHI H. The Knowledge Creating Company. New York : The Oxford University Press, 1995.
SVEIBY K.E. Knowledge Management. La nouvelle richesse des entreprises. Savoir tirer profit des actifs immatériels de sa société. Paris : Maxima-Laurent du Mesnil : 2000.

Sitographie

 http://www.cybion.fr/

  http://brint.com/km : portail consacré à la gestion des connaissances

http://business-digest.fr : synthèse d’ouvrages sur le KM

http://lesechos.fr : rubrique « L’art du management de l’information 

http://www.knowledgeconsult.com/

Présentation : La gestion des connaissances (knowledge management), plus qu’un concept à la mode, est une méthode différente de management des entreprises. Elle présente des similitudes et des différences avec la gestion de l’information (information management), et de plus en plus de spécialistes de l’information documentaire et de bibliothécaires sont amenés à mettre en place une démarche de gestion des connaissances dans leurs services.

Objectifs

• Comprendre les interactions ;
• Optimiser la gestion de l’information ;
• Adopter certains aspects d’une démarche de gestion des connaissances ;
• Connaître les outils et les méthodes utilisés ;
• Positionner le service de documentation ou la bibliothèque dans une dynamique de projet ;
• Faire évoluer son métier au sein de l’entreprise ou de l’institution.

Moyens pédagogiques

• Exposé théorique (matin) : historique, définitions des concepts, exposé des outils et des méthodes ;
• Approche pratique (après-midi) : études de cas (à partir de cas réels), dépouillement, établissement d’une grille d’analyse.

Public : bibliothécaires, spécialistes de l’information documentaire, archivistes, knowledge managers, veilleurs.

Plan de l’intervention

1ère Partie : Théories et démarches

I. Des notions à définir ou à redéfinir…
Entre gestion de l’information et gestion des connaissances

II. Le knowledge management

III. Mémoire d’entreprise ou l’organisation des connaissances dans l’entreprise

IV. Les outils du knowledge management

V. Applications pratiques : transfert et partage des connaissances

VI. Conséquences sur le métier

2ème Partie : Applications pratiques

Cette deuxième partie de la journée se veut une introduction, à partir de cas concrets, à la démarche de gestion des connaissances. Elle se fonde sur un travail de groupe qui étudie (généralement par sous-groupes de 2-3 personnes) les résultats d’enquêtes menées sur le terrain (petites, moyennes et grandes entreprises). Chaque groupe prend en charge un type d’entreprise et détermine ce qui relève, d’une part, de la gestion de l’information et d’autre part, de la gestion des connaissances. Les résultats de chaque groupe sont ensuite présentés brièvement aux participants. Une grille d’analyse peut alors être dressée avec une mise en commun des résultats.

Bibliographie

ALVESSON M. Management of Knowledge Intensive Companies. Berlin : Walter de Gruyter, 1995.
AMABILE S., GADILLE M., MEISSONNIER R. Information, organisation, décision : étude empirique sur les apports des NTIC dans les PME « Internautes ». Système d’information et management, 2000, n° 1, pp. 41-59.
BALLAY J.F. Capitaliser et transmettre les savoir-faire de l’entreprise. Paris : Editions Eyrolles, 1997.
BALMISSE G. Gestion des connaissances. Outils et applications du knowledge management. Paris : Vuibert, 2002.
BENGHOZI P.J. (coord), FLICHY P. (coord), IRIBARNE A. d’ (coord). Internet en entreprise. Réseaux, communication, technologie, société, 2000, n° 104.
DIENG R., CORBY O., GIBOIN A., RIBIERE M. Methods and Tools for Corporate Knowledge Management. Proceedings of KAW’98, Banff, 1998.
DIENG-KUNTZ R., CORBY O., GANDON F. et al. Méthodes et outils pour la gestion des connaissances : une approche pluridisciplinaire du knowledge management. 2e éd. Paris : Dunod, 2001.
DRUCKER P.F. Managing in a Time of Great Change. New York : Truman Talley Books/Dutton, 1995.
DUPOIRIER G. (coord), ERMINE J.L. (coord). Gestion des documents et gestion des connaissances. Document numérique, 1999, n° 3-4, vol. 3.
EDVINSSON L., MALONE M. Le capital immatériel de l’entreprise. Identification, mesure, management. Paris : Maxima-Laurent du Mesnil, 1999.
ERMINE J.L. Les systèmes de connaissances. Paris : Hermès, 1996.
GRUNDSTEIN M. Le management des connaissances de l'entreprise. Problématique, axe de progrès, orientations. Site mg conseil, 2000.
KREMP E. Knowledge Management in France, preliminary results. Paris : OECD/SESSI, 2002.
MAYERE A. La gestion des savoirs face au nouveau modèle industriel. Revue française de gestion, 1995, sept-oct., pp. 8-16.
Mémoire d’entreprise. Dossier. Bulletin de l’Association française pour l’intelligence artificielle, 1999, n° 36, pp. 34-64.
NONAKA I., TAKEUCHI H. The Knowledge Creating Company. New York : The Oxford University Press, 1995.
SVEIBY K.E. Knowledge Management. La nouvelle richesse des entreprises. Savoir tirer profit des actifs immatériels de sa société. Paris : Maxima-Laurent du Mesnil : 2000.

Sitographie

• http://www.cybion.fr/
• http://brint.com/km : portail consacré à la gestion des connaissances
• http://business-digest.fr : synthèse d’ouvrages sur le KM
• http://lesechos.fr : rubrique « L’art du management de l’information »
• http://www.knowledgeconsult.com/

cop. JP Accart, 2013