Les techniques documentaires - Jean-Philippe Accart

(2024) - L'entrée de l'intelligence artificielle dans le monde de l'information-documentaire

2024-10-29T12:13:44+00:00

(2023) Faire de la veille documentaire

2023-04-27T11:38:55+00:00

de Gilles Balmisse

(2023) - La réalité augmentée dans les bibliothèques

2023-03-13T14:13:10+00:00

(2022) - La transition bibliographique

2022-11-03T13:33:58+00:00

(2022) - La curation de données et les bibliothécaires

2023-03-13T14:40:34+00:00

(2022) - Concevoir des services numériques écologiques et responsables

2023-01-03T08:26:44+00:00

(2021) - L'IA dans le monde des bibliothèques

2023-03-13T14:10:06+00:00

(2020) - Le dédale de l'information numérique

2021-02-16T13:28:33+00:00

(2019) - La presse numérisée en Suisse

2024-10-29T12:17:50+00:00

(2011) - Les nouveaux modèles de services de référence

2012-10-03T10:35:04+00:00

publié dans la revue Argus, vol. 40, n°1

Résumé

Les nouveaux modèles de services de référence et d'information s'appuient principalement sur les aspects technologiques des services de référence virtuels (SRV). Ils relèvent aussi bien de bibliothèques ou services de documentation classiques que d'entreprises privées qui se lancent parfois avec succès dans la référence virtuelle. L'angle pris est celui des nouveaux services numériques à l'usager, mais pas uniquement. Quelques exemples : SRV, services offerts par le web mobile, « envoyer un SMS à un bibliothécaire », bibliothécaires dans un monde virtuel, services de référence « combinés », bibliothèques sans service de référence ou sans livres offrant des ressources virtuelles, « book a librarian », le service de référence - centre d'appels, la référence 2.0... Voici quelques tendances actuelles de la référence virtuelle, l'objectif principal de ces nouveaux services étant de garder ou de renforcer le lien virtuel avec l'utilisateur.

Les nouveaux modèles de services de référence virtuels

Les services de référence de bibliothèques (et de certaines entreprises privées spécialisées dans l'offre de services questions/réponses) proposent de nouvelles possibilités de lien virtuel avec l'utilisateur. Cela est dû à des technologies innovantes, mais également - et peut-être surtout - à des individus innovants. Un autre élément d'innovation est le rôle joué simultanément par le bibliothécaire de référence et l'utilisateur dudit service : travaillant de concert, ils font évoluer le service et trouvent de nouvelles voies d'expérimentation.

La « référence mobile », avenir de la référence virtuelle ?

Le développement en continu du téléphone portable ou cellulaire, et des nombreuses applications qui permettent d'accéder directement à des services en ligne - ce qui pourra aussi avoir une incidence non négligeable sur l'utilisation des moteurs de recherche - la couverture mondiale des réseaux de téléphonie mobile, tous ces éléments participent à la mise en place de la « référence mobile », mais cette fois-ci virtuelle. D'aucuns, telle Joan K. Lippincott dans un article intitulé « Mobile Reference : what are the questions ? » [1], considèrent celle-ci comme l'avenir de la référence virtuelle. Et il est vrai que le téléphone portable est un excellent outil de contact direct avec l'utilisateur, par SMS ou conversation, également par chat. Au vu du taux de pénétration des téléphones dans la population sur le globe, et surtout de leur utilisation par la génération des « Digital Natives » (mais pas seulement), les bibliothèques doivent se poser maintenant la question de l'utilisation extensive de ce moyen de communication et pourquoi pas créer leur propre application afin d'offrir un service de référence mobile : les codes QR s'appliquent alors [2]. Cependant, des bibliothèques utilisent déjà les SMS pour signaler l'arrivée d'un document réservé, les retards dans les emprunts ou l'acquisition de nouveaux documents.

Des sociétés commerciales privées ont compris l'enjeu de la référence virtuelle et/ou mobile et se positionnent sur le marché. Any Question Answered (AQA) ou AQA 63336 ou AQA [3], service de questions / réponses privé britannique par téléphone mobile, a été lancé en 2004 par Colly Myers et Paul Cockerton. Ce service a répondu à plus de 25 millions de questions à partir d'une base de données archivant plus de 6 millions de réponses. 725 personnes (de l'étudiant au médecin, en passant par la ménagère) forment l'équipe d'AQA. Quel que soit le type de questions posées, ce service répond dans la demie heure et charge le coût d'un appel. AQA vient de lancer un service de microblogging AQA2U [4], similaire à Twitter.

Quelques questions posées au service AQA

- Quel est le nom de la personne qui a vécu le plus longtemps au monde ? : il s'agit de Jeanne Calment en France, née le 21 février 1875 et décédée le 4 août 1997, à l'âge de 112 ans et 164 jours.

- Quelle est la photo la plus demandée aux Archives nationales américaines ? : il s'agit de la photo d'Elvis Presley rencontrant le Président Richard Nixon dans le bureau ovale de la Maison blanche le 21 décembre 1970.

- Quel est le quotidien de presse le plus lu dans le monde ? : la réponse est le Yomiuri Shimbun au Japon qui vend 14 millions d'exemplaires chaque jour. The Times of India est le journal en langue anglaise le plus lu.

La référence 2.0 : « Toute question est légitime »

Les réseaux sociaux fondés sur l'échange et l'interaction humaine ne pouvaient pas passer outre la référence virtuelle. Celle-ci est le plus souvent issue des internautes eux-mêmes qui, le plus souvent, ne sont pas, comme les bibliothécaires, des spécialistes de l'information. Malgré cela, la référence 2.0 mérite d'être signalée, voire étudiée, et comme l'indique Patrick Bazin, actuel directeur de la Bibliothèque publique d'information à Paris et qui a lancé en 2005 le Guichet du Savoir à la Bibliothèque municipale de Lyon [5] : « Toute question est légitime ». Voici quelques exemples nouveaux ou plus anciens, de Référence 2.0 :

En mars 2011, Facebook lance le bouton « Questions » maintenant présent sur la page de chaque membre du réseau : cela signifie qu'il est possible de poser des questions à son propre réseau d'amis. De même avec Twitter, le réseau peut être sollicité pour n'importe quelle interrogation. Les autres réseaux sociaux, plus professionnels tel LinkedIn, permettent de s'inscrire à des groupes de discussion et donc de soulever questions et débats. Wikipedia s'est lancé également dans le domaine des questions/réponses avec « Reference Desk » dans sa version anglaise [6] : ce sont les membres de Wikipedia qui vont répondre. Quora [7], lancé en janvier 2010, est un réseau social créé par deux anciens collaborateurs de chez Facebook, Adam Angelo et Charlie Reever qui ont levé 11 millions de dollars. Ce service permet aux utilisateurs (on ne peut s'inscrire que sur invitations) de poser des questions, y répondre et les commenter. On a la possibilité de s'abonner à des flux qui apparaitront sur notre timeline. La publication de questions peut se faire soit de manière publique avec son profil complété ou avec un mode anonyme. Quora se définit comme étant une source d'informations primaire plus journalistique qu'encyclopédique comme peut l'être Wikipedia. Les réponses apportées sur Quora ont pour vocation d'être citées en référence d'articles. Il revendique 500 000 utilisateurs. La librairie en ligne Amazon a lancé son propre service Askville [8]

Même si on ne peut pas vraiment considérer les moteurs de recherche comme faisant partie du Web social, il faut signaler dans la catégorie des outils ou services questions/réponses pris en charge par les internautes, « Yahoo ! Answers » [9] : l'inscription est également obligatoire, mais les réponses apportées occasionnent beaucoup de « bruit ». Curieusement le moteur Google qui avait lancé en 2002 « Google Answers », a dû arrêter ce service qui ne fonctionnait pas.

Enfin, un des derniers nés parmi les sites communautaires est le système Stackoverflow [10], qui analyse la question et fournit une réponse automatique. Il semble réservé à une communauté plutôt connectée sur les réseaux ou la téléphonie mobile et apportent des réponses techniques.

Il semble donc que les services questions/réponses profitent également des avancées du Web 2.0.

Le processus collaboratif, entre espace de travail et technologie

Il semble que la bibliothèque « espace de travail » ou « lieu social » ne soit cependant pas tout à fait passée aux oubliettes. Preuve en est les nombreuses constructions assez futuristes en Europe par exemple (le Rolex Learning Center à Lausanne ; la DOK à Delft...), ainsi que la prise en compte du concept de bibliothèque 3^ème lieu qui commence à faire son chemin.

Ces nouvelles réalisations intègrent bien entendu une dimension technologique forte, avec des espaces consacrés aux outils numériques ou des ateliers autour des nouvelles technologies. La formation à l'information des utilisateurs prend alors toute sa dimension.

La référence mobile n'est pas nécessairement virtuelle

La référence, à l'intérieur de la bibliothèque, et donc non virtuelle, devient mobile : devenir proactif, ne plus rester au bureau de référence, aller au devant de l'utilisateur si le besoin s'en fait sentir, cela devient de plus en plus la règle dans les bibliothèques ; cette démarche prend pour nom « Walking Reference ». La Kornhausbibliothek bibliothèque publique de la ville de Berne (Suisse) [11], expérimente ce service avec un certain succès depuis 2008.

La bibliothèque publique d'Amsterdam [12], célèbre à juste titre pour son architecture, a introduit la référence près de l'utilisateur, côte à côte afin que le bibliothécaire puisse montrer ce qu'il est en train de faire sur écran (interrogation du catalogue, de bases de données, consultation de sites Internet : ils sont debout au bureau de référence, celui-ci ayant été redessiné en forme allongée et arrondie, à hauteur d'homme.

Depuis 2005, date de création de son service de référence virtuel sur la Suisse SwissInfoDesk [13], la Bibliothèque nationale suisse constate que ses utilisateurs en ligne émettent le souhait, pour certains, d'être aidés dans leur recherche, mais sur place : la prestation « Book a librarian » [14] a ainsi été mise en place pour répondre à ce besoin, à l'instar d'autres bibliothèques dans le monde ; l'utilisateur peut bénéficier de l'assistance d'un bibliothécaire dans ses recherches sur place à la BN, un certain nombre de ressources n'ayant pas encore été numérisées et n'étant consultables que sur papier. Cette prestation n'est généralement pas gratuite..

Enfin, autre exemple de référence mobile, celui de « Street Reference » [15] qui nous vient des Etats-Unis, lancé par le mouvement de bibliothécaires « Radical Reference » et qui intervient souvent lors de manifestations politiques, directement en prise avec les citoyens.

Outre la référence mobile (voir Encadré ci-dessous), l'espace de travail peut être suffisamment grand ou éclaté en divers autres espaces pour que la technologie soit une aide précieuse à la référence et renforce par là-même le processus collaboratif. Sur un campus universitaire comportant plusieurs bibliothèques et donc plusieurs services de références, ceux-ci peuvent être mis en réseau et utiliser Twitter comme outil d'échanges. Dans une grande bibliothèque avec des salles sur plusieurs étages, comme c'est le cas à la Bibliothèque publique d'information au Centre Beaubourg à Paris, les postes informatiques à disposition du public sont disponibles pour le chat avec les bibliothécaires de référence en cas de besoin. Les exemples peuvent être multipliés.

En conclusion

Les notions de référence et de référence virtuelle connaissent des applications multiples et innovantes, grâce principalement à la technologie. Il n'est pas innocent que le secteur commercial s'empare de ce domaine, à l'heure où les bibliothèques développent ces systèmes d'interaction avec l'utilisateur. Cependant, les différents exemples le montrent, il semble que même si la concurrence joue - elle stimule les différents acteurs de la référence - chacun trouve sa place.

Bibliographie

Accart Jean-Philippe. 2008. Les services de référence. Du présentiel au virtuel, Paris : Editions du Cercle de la Librairie.

Agosto Denise E., Lily Rozaklis
Craig MacDonald, and Eileen G. Abels.2011. "A Model of the Reference and Information Service Process: An Educators' Perspective", April 3rd, 2011, RUSQ. [on line], http://www.rusq.org/2011/04/03/a-model-of-the-reference-and-information-service-process-an-educators%E2%80%99-perspective/

Janes Joseph. 2008. "An Informal History (and Possible Future) of Digital Reference," Bulletin of the American Society for Information Science & Technology 34, no. 2 (Dec. 2007/Jan.): 8-10.

Lankes R. David. 2004. "The Digital Reference Research Agenda," Journal of American Society for Information Science & Technology 55, no. 4 (Feb. 15): 311.

Servet Mathilde. 2010. « Les bibliothèques troisième lieu », Bulletin des Bibliothèques de France, 2010, n° 4, p. 57-63.

Oldenburg Ray. 1989. The Great Good Place : Cafés, Coffee Shops, Bookstores, Bars, Hair Salons and Other Hangouts at the Heart of a Community, Marlowe & Co, 1989.

[1] Publié dans The Reference Librarian, vol. 51 (1) January-March, 2010, pp. 1-11.

[2] http://www.code-qr.net/

[3] http://www.aqa.63336.com/

[4] http://www.aqa.63336.com/keswebmodule/memberlogin.do?reason=e

[5] http://www.guichetdusavoir.org/

[6] http://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Reference_desk

[7] http://www.quora.com/

[8] http://askville.amazon.com/Index.do

[9] http://answers.yahoo.com/

[10] http://stackoverflow.com/

[11] http://www.kornhausbibliotheken.ch/

[12] http://www.oba.nl/

[13] http://www.nb.admin.ch/dienstleistungen/swissinfodesk/index.html?lang=fr

[14] http://www.nb.admin.ch/dienstleistungen/swissinfodesk/00769/index.html?lang=fr#sprungmarke1_11

[15] http://bc.barnard.columbia.edu/~jfreedma/zines/lesl04_rnc.htm

(2011) - Archivistes, bibliothécaires... et veilleurs

2012-10-03T10:20:33+00:00

Extraits de l'article de Guillaume Nuttin "Archivistes, bibliothécaires... et veilleurs" publié dans Archimag, n° 249, novembre 2011.

Ce n'est pas leur coeur de métier, et pourtant ils veillent. Archivistes et bibliothécaires - s'ils utilisent grosso modo les mêmes outils, et se rejoignent autour de leur intérêt pour les pratiques numériques - aménagent leur veille différemment. Témoignages croisés sur des périmètres, des reflexions et des relations avec leur fonction qui divergent.

(...)

Bibliothécaires et veilleurs

« Avoir un objectif précis de ce vers quoi on tend et mettre tout en oeuvre pour y parvenir » pour un Jean-Philippe Accart qu'il n'est plus guère la peine de présenter, « définir un certain nombre de champs d'intérêt et se donner les moyens de les suivre assidument, quelquechose de global et de transverse » pour Antoine Verney, bibliothécaire chargé du développement des outils numériques à la médiathèque de Saint-Nazaire. Est-ce parce qu'elle est ancrée plus fortement et depuis plus longtemps dans leurs pratiques que les bibliothécaires définissent aisément le terme de veille-métier ?

Toujours est-il qu'elle semble davantage répandue au sein des bibliothèques et médiathèques que dans les centres d'archive, « la veille devrait intégrer la fiche de poste et les missions du bibliothécaire » pour Jean-Philippe Accart.

Evangéliser la veille

Thomas Chaimbault, responsable de la formation des bibliothécaires d'Etat à l'Enssib, évoquant les séances de formation continue au cours desquelles il aborde systématiquement la question du « pourquoi veille t-on ? » souligne « qu'il s'agit encore d'une question d'évangélisation auprès des bibliothécaires, même si beaucoup à la manière de M.Jourdain, veillent sans le savoir, ou plutôt sans l'avoir formalisé. Finalement, tout le monde veille à son niveau, ce qui soulève l'écueil d'une massification de la veille, facteur d'infobésité. » (...)

Veiller n'appartient pas à la fiche de poste, mais à la fonction

Assez large pour Jean-Philippe Accart - « Les avancées technologiques et voir comment le monde des bibliothèques évolue par rapport à ces avancées. Une veille centrée sur les usages numériques, et leur rôle en terme de gestion de l'infiormation », le périmètre est très évolutif pour Thomas Chaimbault : « Il s'élargit au fur et à mesure du temps, du travail, des fonctions, des centres d'intérêt. Par exemple, il y a quelques années, je ne veillai ni sur les réseaux sociaux, ni sur le livre numérique. (...)

Ne pas se contenter d'internet

Jean-Philippe Accart témoigne d'une boîte à outils beaucoup plus large, sortant la veille d'un périmètre exclusivement web : « les réseaux sociaux depuis leur avénement, et je lis toujours beaucoup la presse, sans doute ma première source de veille, très qualifiée. J'ai également un réseau humain, pas mal de personnes que j'ai l'occasion de croiser et avec qui je ne perds pas une occasion d'échanger. Enfin, et bien-sûr, mes sites web préférés. Mais il est important de diversifier ses sources et de ne pas se contenter d'internet, il y a aussi la radio, la télévision... »

Une veille collaborative s'impose t-elle pour les bibliothécaires, à l'instar des archivistes ? Pour Antoine Verney, la réponse est oui, le collectif du bouillon des bibliobsédé* étant le pendant des Archiveilleurs [voir archiviste et veilleur], « et se répartir les problématiques du métier, un passage obligé ». Jean-Philippe Accart ne conteste pas cette vision, mais la tempère, soulevant le risque de ''pensée unique'' que peut endosser cette veille : « elle se justifie par la complémentarité des expertises mais attention à ce que ça ne s'approche pas du monopole, reposant ainsi sur quelques personnes ». Analyse partagée par Thomas Chaimbault : « Une veille collective permet de faire remonter de grands thèmes majeurs, mais aussi présente le risque de passer à côté d'un petit billet qui peut être déterminant ».

*www.bibliobsession.net/bouillon

Et Twitter ? Que pensent archivistes et bibliothécaires des gazouillis ?

Outil de veille à part entière, à la fois synchrone et asynchrone, Twitter requiert une acculturation. Et Antoine Verney de détailler :« il faut se faire à l'outil. Il donne parfois envie de rattraper le temps, mais il ne faut pas avoir peur de rater une information. ». Pour Jean-Philippe Accart, Twitter « illustre cette nouvelle façon de veiller, en étant à la fois émetteur et récepteur. Il présente tout de même des défauts : Outre qu'il prend du temps, on peut lui reprocher l'aspect sybillin de certains posts, ainsi que son utilisation marketing. » S'il ne juge pas la dimension ''temps réel'' cruciale, l'archiviste Jordi Navarro souligne également l'aspect social et interactif de Twitter comme son principal atout : « L'immédiateté apporte une spontanéité au veilleur et une possibilité d'interactions entre veilleurs qui me semble totalement indispensable. Twitter n'est pas qu'un "déversoir d'informations", c'est également un lieu d'échanges entre gens qui partagent certains centres d'intérêt. C'est ce qui fait toute sa force. » Alexandre Garcia confirme cette analyse : « Ce que j'apprécie dans Twitter, c'est le côté interactif de la veille: retweets, réponses et relances. On peut aussi le considérer comme un outil de veille pull, quand je pose une question à mes followers .» (...) « C'est souvent via Twitter que je repère de nouvelles sources (signalement d'un nouveau blog, par exemple). C'est aussi une caisse de résonance qui met l'accent sur ce qui fait l'actualité. »

cop. Jean-Philippe Accart, octobre-novembre 2012

(2008) - Virturéalité. La bibliothèque sera 2.0… quoique !

2009-09-02T09:56:34+00:00

Article publié dans : "Guide pratique...la bibliothèque à l'heure du web 2.0", Archimag, n° 33, juin 2008, p. 4-6

A cette question portant incertitudes, inquiétudes ou espoirs, la réponse à donner est carrément non. Ou plutôt : oui et non. Oui parce que toute bibliothèque se doit d'évoluer par rapport aux services et prestations offertes au public, et le Web 2.0 représente une réelle opportunité à saisir. Non parce que la bibliothèque est tout d'abord un lieu physique, tangible, avec des missions claires de conservation et de mise à disposition de ses collections. Ses missions traversent le temps : rassembler, organiser et diffuser le savoir, le patrimoine et la culture. Simplement le numérique oblige à les revisiter et les technologies 2.0 ouvrent la perspective de nouveaux services.

Depuis qu'elles existent, les bibliothèques n'ont eu de cesse d'évoluer, de s'adapter : la plus grande évolution - pour le grand public et les bibliothécaires eux-mêmes - est certainement due à l'influence de Melvil Dewey qui, à la fin du 19^ème siècle avec l'adoption de sa classification, permet l'ouverture des portes des bibliothèques et du savoir au plus grand nombre. Le libre accès aux collections est rendu possible, celles-ci n'étant plus réservées aux lettrés, ecclésiastes et savants, seuls autorisés à les consulter auparavant. A l'heure actuelle, plus de 60 000 bibliothèques dans 112 pays utilisent la classification Dewey [1]. La deuxième grande évolution marque le monde de la documentation de manière quasi indélébile, avec les travaux de Paul Otlet : Paul Otlet, « l'homme qui voulait classer le monde » est né à Bruxelles (Belgique) en 1868. Son ouvrage essentiel, le Traité de documentation (1934) [2], est à la fois symbolique et central dans le développement des sciences de l'information et de la documentation dans la première moitié du xx^e siècle : dès cette époque, ce domaine est déjà bien vivant et l'ouvrage d'Otlet est un apport novateur aux sciences de l'information. Figure majeure dans le développement de la documentation, il n'a eu de cesse de trouver des solutions à un problème se posant à la société dans son ensemble : rendre accessible le savoir à tous ceux qui en ont besoin, grâce à la coopération internationale des bibliothèques, à l'élaboration de normes d'échanges, à l'établissement de classifications. Il a donné sa vie et sa fortune à la documentation. Avec son ami Henri La Fontaine (militant du Parti ouvrier belge, prix Nobel de la paix en 1913 pour ses travaux à la base de la Société des Nations [SDN]), il crée l'Institut international de bibliographie, devenu plus tard la Fédération internationale pour l'information et la documentation (FID) : cet institut rassemblait les notices d'ouvrages parus depuis l'invention de l'imprimerie. À la veille de 1914, il a l'idée du Mundaneum, sorte de cité mondiale de l'information, base de la Société des Nations (SDN), ancêtre de l'ONU.

La troisième évolution significative - plus proche de nous - est celle d'Internet : la visibilité des bibliothèques s'est considérablement accrue, avec la mise en ligne des catalogues de bibliothèques (OPAC), puis des collections numérisées incluant périodiques, ouvrages ou autres documents (notamment iconographiques). La numérisation du monde qui est en cours est un phénomène irréversible quoiqu'on en dise, et les bibliothèques y participent : de lieu physique, peu à peu, la bibliothèque s'est déplacée vers le monde virtuel ou mieux, elle investit les deux espaces à la fois, réelle grâce à un bâtiment, des locaux et des bibliothécaires ; virtuelle dans Second Life [3] en utilisant le Web 2.0. Elle est à la fois tangible - implantée dans la cité, souvent la fierté locale - et intangible, ses collections sont consultables sur place ou à distance : les projets de bibliothèques numériques se bousculent soit par l'intermédiaire d'initiatives privées (telle GoogleBooks [4] ) ou par la mise en place de projets publics (telle Europena [5], la bibliothèque numérique européenne). Mais la question de fond reste la même que celle posée par M. Dewey : comment faciliter l'accès à ces collections numérisées ? Pour y répondre, les prestations et les services offerts évoluent également, car le lien entre le public et les collections, l'utilisateur et l'information est plus que jamais nécessaire. Le Web 2.0 offre, peut-être pour la première fois dans l'histoire des technologies, une infinité de possibilités pour tisser des liens renforcés et étendus entre la bibliothèque et l'utilisateur.

Alors, le Web 2.0 est-il une chance à saisir ou un phénomène de mode ? La bibliothèque 2.0 est clairement une forme modernisée de la notion de service à l'utilisateur : elle reflète une transition dans la manière dont celui-ci lui est fourni. L'utilisateur devient un des acteurs de la bibliothèque, il participe à son évolution. Comment ? : en donnant son avis sur le blog de la bibliothèque (parfois en la critiquant vertement : un lecteur de la Bibliothèque centrale de Berlin a ouvert un blog en 2005 - arrêté depuis - pour dire tout le mal qu'il en pensait, blog qui eût un grand écho dans la communauté professionnelle outre-rhin), ou sur l'adresse de contact ; en participant à des groupes d'utilisateurs afin de répondre à des enquêtes (reprenant la fameuse notion marketing de groupes-cibles) en ligne ; en participant activement à la réalisation d'une recherche déposée sur le service de référence en ligne (par le chat notamment, où un contact direct s'établit entre le bibliothécaire et l'utilisateur) donnant ainsi au concept de « relation de service » une nouvelle dimension, virtuelle celle-ci. A l'accueil physique au service de référence en présentiel s'adjoint maintenant l'accueil virtuel, non moins exigeant : entretien de référence en ligne (par chat ou Instant Messenger), recherche d'information, formation à l'information grâce à des didacticiels en ligne, toutes ces activités qui caractérisent désormais la référence virtuelle sont un prolongement de l'accueil sur place en bibliothèque.

D'autres exemples ? : l'utilisation des OPACs génère un réel flux d'informations quand le catalogue en ligne est enrichi [6] grâce à des formats d'échange tel FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records / Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques) [7]. A partir d'une notice bibliographique classique, l'utilisateur accède, par des liens hypertexte au contenu des documents. Couvertures et résumés d'ouvrages (à l'exemple d'Amazon) [8], sommaires de revues, texte intégral, images numérisées sont disponibles. Les avis, critiques des lecteurs peuvent également enrichir les notices. En retour, ils sont avertis des nouvelles acquisitions par un fil RSS, et les réserver. Ils peuvent aussi proposer à l'achat des nouveautés. Les portails de bibliothèques sont un autre exemple du nouveau lien qui s'instaurent entre la bibliothèque et ses utilisateurs : avec en ligne de mire la personnalisation des services (tendance actuelle qui met l'utilisateur au cœur de toute action), chaque utilisateur ouvre un compte personnel qu'il gère lui-même, intégrant ses emprunts, réservations, propositions d'achats, mais également ses sources d'information préférées (périodiques en ligne, bases de données...) ; l'abonnement à un profil de veille peut être intégré dans l'offre globale. Les futures bibliothèques universitaires, qui se conçoivent comme des centres E-Learning, adoptent les nouvelles technologies avec bonheur : la future bibliothèque de l'Ecole polytechnique fédérale de Lausanne souhaite utiliser le téléphone portable comme moyen de communication direct avec les étudiants et les enseignants, afin de les informer rapidement [9].

IFLA 2.0

Les conférences annuelles de l'International Federation of Libraries and Institutions Associations (IFLA) sont le reflet des évolutions en cours et prennent en compte la dimension du changement de rapport avec l'utilisateur. C'est en 2007, à Durban en Afrique du Sud, que la communication de Patrick Danowski, tout jeune professionnel de la Staatsbibliothek zu Berlin, fait grand bruit. Intitulée « Bibliothèque 2.0 et contenu produit par l'usager. Que peuvent faire les usagers pour nous ? », cette communication aborde la question des wikis en bibliothèque au travers de deux exemples, Wikipedia et Wikimedia [10]. Tournée également vers les bibliothèques des pays en développement, la Fédération est consciente que le développement des technologies constitue un réel problème dans ces pays. Cependant, de nombreux bibliothécaires pensent que le Web 2.0 pourrait constituer une vrai opportunité de développement pour le Sud [11].

L'apport de l'IFLA dans le domaine des technologies est essentiellement normatif : le format FRBR est un des résultats des travaux de la Fédération.

Le Web 2.0 est donc une étape parmi les évolutions technologiques. Sur un plan purement français, même si des efforts sont faits, les bibliothèques marquent un certain retard dans l'intégration du Web 2.0 (il est cependant difficile de comparer la situation des bibliothèques municipales et celle des bibliothèques universitaires) : peur ou méconnaissance ? La raison en est certainement par manque de moyens (financiers ; ressources humaines) et de temps. Les bibliothèques allemandes paraissent nettement plus avancées en la matière [12]. Il faut, malgré tout, mentionner les blogs professionnels hexagonaux très nombreux, qui montrent que bibliothécaires et documentalistes se sont emparés du Web 2.0, tout comme leur présence sur Wikipedia avec des articles fournis dans la catégorie Sciences de l'information, ou sur Flickr.com. La plupart des outils du Web 2.0 pouvant être mis en place ne représentent pas des investissements financiers lourds, ils devraient donc investir les bibliothèques françaises dans un délai assez court.

La bibliothèque, lieu physique, n'est pas prête à disparaitre : en associant ses utilisateurs à son action, avec l'apport notamment du Web 2.0, elle montre son engagement à faire partie du paysage actuel de l'information.

Jean-Philippe Accart

[1] Source OCLC (Online Library Computer Center), propriétaire de la classification Dewey : http://www.oclc.org/

[2] OTLET P., Traité de documentation. Le livre sur le livre. Théorie et pratique, Bruxelles, Éditions Mundaneum, Palais mondial, 1934, réédité par le Centre de lecture publique de la Communauté française de Belgique, Liège, 1989.

[3] Voir: http://secondlifelibrary.blogspot.com/

[4] Liste des bibliothèques partenaires de GoogleBooks: http://books.google.com/googlebooks/partners.html S

[5] Europeana : http://www.europeana.eu/

[6] Sur les catalogues enrichis de bibliothèques, voir: http://doc.rero.ch/search.py?recid=5397&ln=fr

[7] Voir: http://www.bnf.fr/pages/infopro/normes/no-acFRBR.htm

[8] Voir le catalogue collectif des bibliothèques du Réseau de Suisse occidentale (RERO) : http://www.rero.ch/

[9] Centre E-Learning EPF de Lausanne (Suisse) : http://library.epfl.ch/

[10] Voir: www.ifla.org/IV/ifla73/papers/113-Danowski-trans-fr.pdf

[11] Voir le blog Librarian 1.5 : http://lib1point5.wordpress.com/2006/11/20/ifla-20/

[12] Voir articles précédents de l'auteur dans Archimag : « Un vent (ou un ouragan ?) de Web 2.0, Archimag, mai 2007, p. 30-31 et « Les blogs cartonnent dans les bibliothèques allemandes », Archimag, juin 2007, p. 30.

(2008) - Faire ses emplettes de périodiques comme il faut

2009-03-15T13:20:06+00:00

in Archimag, mars 2008, p. 52-55.

Un service dedocumentation, une bibliothèque accordent une placeprimordiale aux périodiques. Aussi doit-on concéder àleur acquisition, à leur gestion, une place à part dansla politique globale d'acquisition du service. Il faut parfoiseffectuer des achats rétrospectifs pour combler des lacunesdans les collections. La part financière accordée auxpériodiques est en général nettement plusimportante que pour les autres documents.

De quoi faut-il tenircompte ?

L'acquisition despériodiques constitue un travail délicat qui demandecohérence et continuité en vue de la constitution d'unevéritable collection.

Pourquoi cette tâcheest-elle délicate ? Plusieurs raisons à cela, unedes principales étant la situation actuelle du monde del'édition avec une multiplicité d'acteurs tels :

-quelques éditeursscientifiques exerçant un quasi monopole sur l'éditionmondiale et maîtrisant les tarifs des abonnements ;

- lesconsortiums qui défendent les intérêts desbibliothèques et le système des licences ;

- lespresses universitaires ;

- lesarchives ouvertes, les dépôts de pre-prints,... ;

- lesfournisseurs d'information telles les agences d'abonnements oudes libraires ;

les périodiques enligne,...

L'arrivée de latechnologie numérique modifie aussi considérablement ladonne, avec des avantages et des inconvénients.

Une autre difficultémajeure est le resserrement continuel des budgets des bibliothèqueset services de documentation.

Que peut faire leprofessionnel de l'information ?

Devant cette situation,que peut faire le professionnel de l'information en vue d'acquérir,de constituer et d'optimiser une collection de périodiques ?Une enquête de besoins auprès des utilisateurs s'avèreprécieuse et utile au tout début, avec, en parallèle,une évaluation du fonds des périodiques permettant d'envoir les usages et d'en combler les manques. Puis, il lui fautdéfinir des critères de sélection, connaîtreensuite les outils de repérage des périodiques etenfin, sélectionner les documents et les commander. A laréception, une vérification s'impose avantl'enregistrement.

Une bibliothèquepeut préciser ces points dans une « charte descollections » qui définit les objectifs généraux,un plan de développement des collections (PDC) avec lesobjectifs pluriannuels et budgétaires.Un service de documentation utilisera des documents budgétairesou des grilles de commandes si la rédaction d'une charte luiparait trop lourde.

Quels critères desélection définir ?

- les publicsvisés : selon la fréquentation, l'ouverture duservice à un public interne ou externe ;

- les pratiques deconsultation et de recherche des utilisateurs ;

- le nombre detitres par discipline : répartition et cohérence àl'intérieur des disciplines ; choix de nouveauxabonnements ;

- les supports :définir un équilibre entre supports papier etnumérique ;

- la couverturelinguistique : selon la spécialité, le domainecouvert ; la nationalité des utilisateurs ;

- la couverturechronologique : sur un thème donné, veiller àla couverture la plus complète et pertinente possible, aussibien pour les collections papier qu'électroniques(périodicité, mise à jour) ;

- la continuitédans les collections : la politique des éditeurs, avecles rachats de titres de périodiques, déstabilise lesuivi des collections de revues ;

- l'espacealloué : selon la taille du service, les acquisitionsseront plus ou moins développées.

Quelsoutils et procéduresd'acquisition ?

De nombreuses sourcesbibliographiques existent. Le professionnel doit les utiliser en lesrecoupant avec les suggestions des utilisateurs :bibliographies courantes ; revues spécialisées ;veille documentaire sur Internet ; catalogues d'éditeurs ;points de vue critiques spécialisés.

La gestion des périodiquesrepose sur la prise d'abonnements à des périodiquesparaissant régulièrement, dits périodiquesvivants. Des répertoires (papiers ou en ligne) permettent unesélection. Les acquisitions rétrospectives s'effectuentauprès du diffuseur du périodique si ce dernier esttoujours vivant ou auprès d'éditeurs de reprints ou demicroformes (ex. : l'Association pour la conservation et lareproduction photographique de la presse - ACRPP).

Choisiret sélectionnerdes abonnements

Le choix des abonnementsse fait en fonction du type du service de documentation ou de labibliothèque, des besoins des utilisateurs et du budgetalloué. Les outils permettant le choix et la sélectiondes abonnements sont nombreux :

- Pour les périodiquesfrançais

En sciences humaines,arts et lettres, la base de données éditée parl'Association « Ent'revues » localisée àl'IMEC (Institut Mémoires de l'EditionContemporaine): http://www.entrevues.org/

La base de donnéesdes Nouvelles messageries de la presse
parisienne (NMPP) indiqueles titres diffusés en kiosque et dans les maisons de lapresse : http://www.nmpp.fr/

L'ouvrage Revues etmagazines : guide des périodiques à l'intention desbibliothèques publiques / Annie Bethery ; Jacqueline Gascuel.(4ème éd. - Cercle de la librairie, 1997. - 409 p., 24cm. - (Collection Bibliothèques) est toujours utile, ainsique :

L'Annuaire de la presse,de la publicité et de la communication. - 111 ème éd.- Paris : Ecran publicité, 1998. -

Des sites àconsulter : Le Système universitaire de documentation(SUDOC) : http://www.sudoc.abes.fr et le Catalogue collectif deFrance (CCFr) : http://ccfr.bnf.fr

Les périodiquesétrangers

Ulrich's InternationalPeriodicals Directory est la principale source, ainsi que Magazinesfor Libraries, publiés par la société Bowker.Autres sources : PUBLIST, base de données américaineavec plus de 150 000 notices (http://www.publist.com/) et Boston SpaSerials : soit 500 000 notices du British Library DocumentSupply Center (BDLSC).

Lespériodiques en Open Access

Pour les périodiquesscientifiques, la base PubMedCentral propose l'accès àplusieurs centaines de périodiques.

Comments'abonner ?

Lenombre d'abonnements peut être très variable selon lesservices de documentation et les bibliothèques, mais laplupart font le choix d'une agence d'abonnements qui se charge depasser les commandes auprès des éditeurs. Le tempsgagné est précieux :

- l'agenceétablit un devis prévisionnel ;

- l'agenceprend les contacts nécessaires avec les éditeurs ;

- ellese charge de régler elle-même les éditeurs ;

- elle effectue lesrelances nécessaires auprès des éditeurs, etréclame les numéros manquants ;

- elle fournit deslistes thématiques de revues et donne des renseignementsdivers intéressant les utilisateurs (tarif d'abonnements,commande d'un numéro particulier) ;

- l'agenceprélève une commission de 3 % à 5 % dumontant total des abonnements ;

Labonne réception des abonnements est à contrôlerimpérativement.

Comment choisir unfournisseur d'information ?

Il faut :

- établirune liste d'agences ou de libraires et les mettre en concurrence ;

- évaluerles tarifs et les services proposés ;

- discuterle marché en fonction des services choisis ;

- veillerattentivement, une fois le marché passé, à ceque toutes les modalités du contrat soient respectées.

Quelques agences : EBSCO France :http://www-fr.ebsco.com ; Swets-Blackwell :http://www.swetsblackwell.com.

Certaines librairiesspécialisées prennent en charge les abonnements àdes périodiques, en plus des acquisitions d'ouvrages :l'avantage est d'avoir un interlocuteur unique (citons :L'Appel du livre : http://www.appeldulivre.fr/ ; LavoisierAbonnements : http://www.lavoisier.fr/ ;Librairie EMINTER(filiale de Lavoisier spécialisée en médecine) :http://www.eminter.fr

JP Accart

cop. 2009

Lesprincipales étapes pour l'acquisition des périodiques

Discussion, négociation budgétaire et fixation d'un budget des acquisitions de périodiques
Enquête de besoins auprès des utilisateurs
Evaluation de la collection des périodiques (usages, manques, nouveaux abonnements, achats rétrospectifs)
Définition des critères de sélection
Consultation des sources bibliographiques (répertoires, listes, catalogues d'éditeurs, catalogues collectifs de périodiques...)
Etablissement d'une liste des nouvelles acquisitions et envoi pour devis auprès de différents fournisseurs d'information (agences d'abonnements, libraires)
Comparaison des devis fournis, choix du fournisseur, contrat et commande
Réception des nouveaux titres et contrôle

Voir : „Concortiums: optimiser ses acquisitions", Guide pratique « Les publications électroniques », Archimag, mai 2006.

Voir la Charte documentaire des acquisitions de la BnF disponible en ligne : http://www.bnf.fr/pages/infopro/collectionspro/pdf/Charte_coll.pdf

(2007) - Un bon audit et ça repart !

2008-03-01T14:12:38+00:00

Pas de potion magique mais ...un bon audit et ça repart !

Les professionnels de l'information et de la documentation le savent bien : les situations stables n'existent pas (ou peu) quelle que soit l'entreprise où l'on exerce, commerciale ou non, privée ou publique. Le maître-mot est plutôt « changement » : de direction, de politique, d'orientation, de stratégie avec des conséquences directes sur les budgets, les équipes et les services. Mais le changement peut également provenir de l'environnement externe : les besoins des utilisateurs diffèrent, évoluent, les prestations documentaires ne sont plus adaptées, la technologie nécessite des adaptations continues. Comment se prémunir face aux changements à venir, comment « voir venir » en quelque sorte, faire face ? Comment interpréter les signes annonciateurs, trouver des solutions pour un avenir parfois incertain, assurer sa position tout en gardant une ligne directrice ? Il n'y a pas de recette miracle unique, applicable à toutes les situations. Il existe cependant des outils, des méthodes qui permettent d'anticiper : l'audit est une méthode qui présente l'intérêt de prendre obligatoirement du recul par rapport aux activités et prestations documentaires. Plusieurs types d'audit sont possibles et sont exposés ici.

Qu'est-ce qu'un audit ?

L'audit fait partie de la démarche qualité dont la norme ISO 9000 détaille le processus. L'audit est en effet « un processus méthodique, indépendant et documenté permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les exigences satisfont aux référentiels du domaine concerné. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activité qu'il examine. Auditer une entreprise, un service, c'est écouter les différents acteurs pour comprendre et faire comprendre le système en place ou à mettre en place » .

Anomalies, risques, exigences : comment les détecter ? Ils (elles) n'apparaissent pas à l'évidence, même aux yeux de professionnels confirmés. Bien souvent, un audit décidé par une direction vise à mettre de côté (voire à licencier) le responsable ou son équipe, parfois même à fermer le service. Il est donc bon d'anticiper. L'audit peut également être décidé par le responsable du service de documentation dans plusieurs cas :

le service est en plein développement : jusqu'où peut-il se développer ? Quels sont ses capacités (en personnel, en moyens) à faire face ?
le service stagne : pourquoi ? Peut-on améliorer la situation ?
le service régresse : il n'est peut-être pas trop tard pour redresser la situation.

Dans tous ces cas de figure, il faut déterminer en premier la vraie raison de l'audit.

Ce que n'est pas (ou ce que ne doit pas être) un audit

Un audit ne doit pas être un « super-contrôle » : le service doit en effet posséder dès le départ ses propres moyens d'auto-contrôle, c'est-à-dire des outils de gestion adaptés. Un tableau de bord permet de voir les tendances (mensuelle, annuelles, pluri-annuelles) grâce à des statistiques régulières, évaluation de l'activité, montant des recettes (si le service vend ses produits), indices de satisfaction des utilisateurs, enquêtes...

Un audit ne doit pas être non plus une « surveillance déguisée », voulue par la direction. L'activité documentaire restant le plus souvent imprécise aux yeux des directions, il appartient au responsable et à l'équipe de la rendre transparente. La question : « Mais que faites-vous donc au service de documentation ? » ne doit plus être posée, car la réponse doit être évidente aux yeux de tous dans l'entreprise ou l'institution.

Un audit n'est pas non plus « une occasion de régler ses comptes », notamment en interne. Le plus souvent basé sur la confiance, un audit visant à mettre sur la touche certains collaborateurs, ne porterait pas ses fruits ou serait mal interprété en interne.

Quels sont les objectifs d'un audit ?

Qui dit audit, dit « exigences » : que celles-ci proviennent de la direction (améliorer la rentabilité, baisser certains coûts), du responsable (optimiser les processus de travail, étudier la pertinence de certains produits documentaires) ou de l'équipe (mieux organiser le travail, le temps de travail).

En fonction de ces exigences, exposées et détaillées dans un cahier des charges précis, le premier objectif est de déterminer l'efficacité du système de gestion mis en place : si un produit documentaire ne rencontre pas son public, il faut savoir pourquoi et si tout est mis en œuvre pour satisfaire celui-ci.

Le second objectif vise à savoir si le système de gestion est apte à atteindre les objectifs de qualité définis : est-il assez souple ? Permet-il de rectifier une situation ? Il est parfois nécessaire de revoir certains abonnements à des périodiques, papier ou électroniques, car ils ne correspondent plus à la demande. Une autonomie budgétaire est alors bien utile.

Le troisième objectif de l'audit est de donner l'opportunité d'améliorer le système de gestion et son efficacité, en clair proposer des solutions face à une situation problématique. Même s'il n'est pas toujours facile d'accepter les conseils externes par rapport à un service que l'on a soi-même créé, il faut faire preuve d'adaptabilité et de recul.

Les avantages d'un audit

Ils sont en fait nombreux : un audit permet généralement de progresser, il redonne un élan par rapport à une situation jugée insoluble. Même si toutes les solutions proposées ne sont pas immédiatement applicables, elles peuvent être étalées dans le temps et constituer ainsi un véritable plan de développement du service.

Un autre avantage est qu'il est souvent l'occasion de reconsidérer de manière objective les relations du service de documentation avec les autres services de l'entreprise, de mieux comprendre sa place et sa position et peut-être même d'en augmenter l'influence. Le fait même d'être audité ne peut être que bien perçu par une direction : celle-ci verra dans cette démarche un souci de progresser.

Enfin, un autre avantage, et non des moindres, consiste dans l'apprentissage de la démarche qualité, l'audit en constituant la première étape. Le service peut ainsi être conduit pas à pas vers une certification, ce qui ne sera que bénéfique.

La norme ISO 19011 traite dans son intégralité de la technique de l'audit.

Le cahier des charges

Une fois les objectifs de l'audit fixé, ceci en fonction de la situation à améliorer, il reste à dresser un cahier des charges précis de ladite situation. Le cahier des charges détaille les points suivants:

une présentation succinte de la situation
les problèmes soulevés (coût élevé, prestation inadéquate...)
les membres de l'équipe impliqués, leurs compétences
la situation souhaitée
les changements que cela implique
les délais
un temps d'évaluation nécessaire

Les objectifs fixés, le cahier des charges établis, deux étapes importantes ne sont pas à négliger :

La première étape est de convaincre l'équipe en place, après l'avoir informée, du bien-fondé de l'audit. Par des réunions individuelles ou en groupe, l'équipe doit comprendre le pourquoi de la démarche : tous doivent en effet être impliqués pour la réussite complète de l'audit. Combien d'audits ne portent-ils pas leur fruit car cette étape n'a pas été suffisamment suivie... L'un des arguments majeurs à mettre en avant est que l'audit doit apporter une amélioration dans le travail. Généralement, celui qui audite demande à rencontrer le personnel : le travail sera d'autant plus aisé à accomplir si l'équipe est convaincue du bien-fondé d'une intervention le plus souvent externe.

La seconde étape est d'exposer clairement la situation à la direction sans faux-fuyants. Un audit représentant un certain montant financier, il est difficile de se passer de l'accord de la direction, encore faut-il qu'elle soit convaincue de sa nécessité. Une analyse courte de la situation, les risques encourus, les coûts engendrés devront être présentés. Il faut également s'engager à présenter des résultats réguliers : en cours et après l'audit. Une fois l'accord de la direction obtenu, le choix du consultant s'avère une étape essentielle.

Le choix du consultant

L'emploi d'un consultant, souvent onéreux, se justifie par le manque de temps, de compétence dans un domaine ou de recul par rapport à une situation donnée, et par l'importance du service de documentation dans l'entreprise. L'audit révèle des formations insuffisantes, une organisation du travail déficiente ou déséquilibrée, des services et des produits à réajuster.

Même si l'entreprise insiste pour choisir elle-même le consultant, c'est au responsable du service de documentation de proposer et de faire la sélection finale : le travail documentaire est en soi particulier et doit relever de spécialistes du domaine, même s'il est vrai que les techniques du management s'appliquent ici.

L'éventail des consultants est aujourd'hui assez large pour trouver celui qui répondra aux problèmes posés . Cependant, il est nécessaire de sélectionner au moins trois consultants possibles, de leur envoyer le cahier des charges et de comparer les réponses apportées. Une enquête préalable permet de voir les avantages et inconvénients de tel ou tel consultant. Il n'est pas interdit de contacter les clients de ces consultants pour avis. Il est recommandé également d'interviewer les consultants pressentis afin d'avoir une idée plus exacte de ce qu'ils peuvent proposer. Là aussi, la question de confiance est primordiale. Une fois le choix établi, l'audit lui-même pourra alors commencer.

L'audit

L'évaluation de la situation est réalisée par des consultants externes ou des sociétés de conseil à partir du cahier des charges. Les consultants procèdent par enquêtes et questionnaires, dont les résultats sont intégrés dans des grilles d'évaluation desquelles sont tirées des conclusions et des propositions.

Certaines de ces propositions peuvent être de collaborer avec des consultants externes pour des tâches temporaires ou très spécifiques, ou de s'adresser à des sous-traitants pour soulager certains secteurs de la documentation ou éviter des investissements de rentabilité incertaine.

D'autres solutions possibles que l'audit ?

Le budget d'un audit étant relativement élevé, il est parfois difficile d'obtenir les sommes nécessaires. La solution de l'audit se voyant abandonnée, il reste cependant quelques solutions envisageables :

La première possibilité est d'avoir recours au benchmarking :

Appliqué à un service de documentation, le benchmarking est une technique d'évaluation de la performance. Il consiste à comparer de façon systématique les performances d'un service avec celles plus efficaces d'un autre service. Les critères d'évaluation sont donc de plus en plus élevés. Il est possible d'y arriver par la démarche qualité. De même que des données de toutes sortes, des informations, des renseignements sont indispensables au benchmarking.

Éric Sutter définit plusieurs étapes à suivre :

- connaître son propre fonctionnement et repérer ce qui, dans ce fonctionnement, doit être amélioré ;

- connaître les concurrents directs ou indirects, les leaders du secteur d'activité ;

- intégrer le meilleur ; parvenir à l'excellence.

Quatre axes de prospection sont généralement envisagés :

- le benchmarking interne : dans les différents départements de la plupart des grandes entreprises, on retrouve des fonctions de gestion documentaire ; ce peut être un point de départ pour découvrir des différences de points de vue ;

- le benchmarking auprès des concurrents directs : il s'agit de sélectionner les organismes de documentation comparables ;

- le benchmarking orienté vers d'autres fonctions : pour sortir de l'univers habituel de la documentation, on peut citer d'autres fonctions qui traitent de l'information, tels la communication, le marketing, le journalisme ;

- le benchmarking utilisé dans l'industrie et appliqués en documentation.

La seconde possibilité est d'avoir recours à l'université et aux formations en information-documentation : même si certains étudiants n'ont généralement pas beaucoup d'expérience, d'autres, s'ils reprennent leurs études, peuvent être intéressés à analyser une situation
onnée et proposer des solutions. Ce cas de figure n'est pas exceptionnel, l'appel à des étudiants en fin de cycle peut s'avérer une aide précieuse dans certains cas.

Les apports d'un audit

Nos l'avons vu, il existe plusieurs solutions pour faire auditer un service de documentation : certaines (l'audit lui-même par un consultant) présentent de nombreux avantages, le premier étant d'avoir une vision externe sur une situation donnée. Les autres solutions envisagées ne sont pas à négliger pour autant, elles peuvent être positives.

L'audit permet ainsi de mettre en avant les points forts et les points faibles du service, de repérer et de renforcer sa valeur ajoutée, d'apporter des corrections, de mettre l'accent sur tel ou tel aspect, de renforcer telle prestation plutôt que telle autre, jugée obsolète.

Au-delà des aspects pratiques, l'audit peut être vu comme un outil pour orienter la politique documentaire, donner des arguments pour une autre stratégie. Il peut également être un outil de promotion interne du service.

Cop. JP Accart, 2008

Article publié dans : Guide pratique « Manager et développer son service infodoc », Archimag, janvier 2007, p. 17-20.

Guide à commander en ligne

(2007) - Les blogs dans les bibliothèques allemandes

2007-12-27T09:34:08+00:00

Bibliothèque 2.0 en Allemagne : les blogs « Stabiblues » et "Netbib"

La Staatbibliothek de Berlin *, surnommée « Stabi » par les Berlinois, est certainement une grande bibliothèque avec ses qualités et ses défauts. L'un de ses usagers a créé un blog, lancé en octobre 2006, pour en dénoncer les travers. Cela donne un résultat assez amusant, même si l'auteur a arrêté la mise à jour en août 2007. Même si l'on trouve des informations classiques sur la bibliothèque elle-même (le prêt, le catalogue, les espaces publics...), les informations données suite à un message posté le sont sur un ton convivial et moins formel qu'habituellement. L'image de la Stabi, bien qu'un peu moquée, est ainsi plus « jeune » et elle s'insère mieux dans le paysage universitaire.

Un autre exemple, très apprécié en Allemagne, est « Netbib Weblog » ** qui se définit comme l'outil d'informations sur les curiosités en bibliothèque *** : vous voulez installer un fil RSS pour être informé des nouveautés en matière de films sur Internet ? Des informations sur le Netbib-Podcast ? Savoir pourquoi les étudiants préfèrent s'informer au travers des blogs que par la lecture de la presse traditionnelle ? Trouver l'émission d'Arte consacrée à la peur de Google **** et diffusée sur Internet ? Tout est là et plus encore. Une des rédactrice de Netbib, Anne Chistensen, bibliothécaire à Hambourg, déclare « être passionnée par cette évolution des bibliothèques en Allemagne, et du contact ainsi (re)trouvé avec les usagers ».

Jean-Philippe Accart

Cop. 2008

D'autres exemples de blogs dans les bibliothèques allemandes :

- Infobib: http://infobib.de/
- Stadtbücherei Nordenham: http://www.stadtbuecherei-nordenham.de/wordpress/
- Universitätsbibliothek München: http://blog.ub.uni-muenchen.de/
- Staatsbibliothek Hamburg: http://www.sub.uni-hamburg.de/blog/

* Stabiblues: http://stabiblues.wordpress.com/

** Netbib Weblog: http://log.netbib.de/

***„Der kurioese Bibliotheksbote worinnen zu finden sind allerley newe Zeitungen"

**** "Wer hat Angst vor Google?"

Voir aussi le compte rendu Leipziger Kongress für Information und Bibliothek 2007 (sur ce site)

(2007) - Le Guichet virtuel sur la Suisse : valoriser les compétences et les ressources

2007-12-27T10:12:53+00:00

Résumé français :

L'expérience du Guichet virtuel sur la Suisse - qui vise à répondre en ligne à tout type de questions sur la Suisse - est récente, sa création remontant à février 2005. Des expériences similaires ont vu le jour un peu partout dans le monde, avec plus ou moins de succès. Pourquoi avoir créé un tel service ? Comment fonctionne-t-il ? Quels en sont les enjeux, la finalité ? Y a-t-il une réelle nécessité ? Le moment est venu de dresser un premier bilan après deux années de fonctionnement.

Résumé allemand :

"Die virtuelle Auskunft über die Schweiz: Kompetenzen und Ressourcen hervorheben". Die virtuelle Auskunft, welche Fragen zur Schweiz online beantwortet, ist eine relativ neue Dienstleistung. Sie wurde im Februar 2005 eingeführt. Ähnliche Dienstleistungen werden weltweit mit mehr oder weniger Erfolg angeboten. Wozu wurde eine solche Dienstleistung entwickelt ? Wie funktioniert sie ? Welche Herausforderungen sind damit verbunden und was ist ihr Zweck ? Entspricht sie einem echten Bedürfnis ? Nach zwei Jahren ist es Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen.

Résumé italien:

"Lo Sportello virtuale sulla Svizzera : valorizzare le competenze e le risorse". L'esperienza dello sportello virtuale sulla Svizzera - che mira a rispondere in linea ad ogni tipo di domanda sulla Svizzera - è recente. La sua creazione risale a febbraio 2005. Delle esperienze simili sono state fatte un po' dappertutto nel mondo con più o meno successo. Perché aver creato un servizio tale? Come funziona? Quali sono gli scopi, la finalità? Ne abbiamo veramente bisogno? Il momento è venuto di fare un primo bilancio dopo due anni di funzionamento.

Le Guichet virtuel sur la Suisse : une idée, un projet

L'idée de créer un service de questions-réponses à l'échelle de la Suisse est partie de plusieurs constats :

- Un premier constat est la diversité des ressources documentaires patrimoniales non exploitées (ou insuffisamment) dans les bibliothèques suisses : elles sont certes présentes, recensées, référencées mais le plus souvent méconnues, mal identifiées ou réservées à un certain type de public. Où trouver la collection la plus complète de bandes dessinées suisses ? Comment consulter les manuscrits de Rousseau ? Quels sont les meilleurs spécialistes de la construction des ponts ? Les exemples sont infinis. En tant que bibliothécaire ou spécialiste de l'information documentaire en général, il va sans dire que ce type de questions ne pose pas de problème particulier : une recherche bien ciblée permet de trouver les réponses. Mais n'est-il pas intéressant d'avoir une vue globale des intérêts du public et de valoriser ces collections ? Pouvoir ainsi dessiner la carte de la Suisse documentaire selon des pôles thématiques spécialisés est une idée très séduisante.

- Un deuxième constat est que la recherche documentaire est bien malmenée à l'heure des moteurs de recherche. Tout utilisateur a la possibilité d'accéder à un nombre grandissant de ressources et trouve des réponses à la plupart de ses questions, sans avoir eu besoin pour cela de plusieurs années d'études. Cela est vrai pour des recherches simples. Mais tel qu'il est organisé actuellement (si le terme « organisé » est bien approprié), le Web ne permet pas réellement de répondre aux recherches complexes telles que se posent un doctorat ou un chercheur. Le trop grand nombre de réponses suite à une requête, le manque de pertinence de certains résultats, la multiplicité des liens ont vite fait de noyer l'internaute. Une solution consiste à recourir aux services spécialisés des bibliothèques, centres de documentation et d'archives. Encore faut-il que l'usager en ait connaissance, et notamment grâce à l'outil qu'il utilise le plus fréquemment, à savoir le Web. Toutes sortes de stratégies marketing sont développées par les bibliothèques pour être visibles sur Internet : la plus évidente est la mise en ligne du catalogue de la bibliothèque, puis viennent les portails d'information et les collections numérisées. Une des dernières stratégies en date est le service de questions-réponses à distance : suite à un sondage réalisé en 2006 par la Bibliothèque nationale auprès de ses usagers, à la question « Qu'attendez-vous de la Bibliothèque nationale ? », la réponse fut : « des références de documents et des renseignements en ligne ». La demande est claire : une bibliothèque ne peut plus « se contenter » de proposer son catalogue en ligne, aussi vaste soit-il. Le public souhaite d'autres types de services, le plus souvent sans avoir à se déplacer à la bibliothèque, mais directement sur son ordinateur. Un guichet virtuel s'avère être un outil idéal de communication directe avec l'usager: le dialogue usager-bibliothécaire peut s'instaurer, même si d'aucuns regrettent le manque de contact réel, en présentiel. Les spécialistes de la recherche documentaire sont mis à contribution, et les services à distance se développent donnant une autre dimension aux compétences des professionnels concernés, une plus grande visibilité de leur savoir-faire. La recherche documentaire, grâce aux guichets virtuels, trouve donc une place avec le Web : ce deuxième constat qui, a priori semblait poser problème, permet de contrebalancer de manière efficace l'influence de moteurs de recherche trop généralistes.

- Un troisième constat qui a présidé à la création du Guichet virtuel sur la Suisse est la dimension géographique. La Suisse, même si son territoire est modeste, est un des pays au monde les mieux doté en matière d'infrastructures du savoir : bibliothèques, médiathèques, centres de documentation et d'archives couvrent le pays en un maillage dense, enrichi par la diversité linguistique, autre caractéristique du Guichet virtuel sur la Suisse. La proximité géographique est un avantage certain même à l'heure des technologies de l'information. Il est en effet plus aisé de créer un guichet virtuel sur un territoire tel que la Suisse que dans un pays comme les Etats-Unis, exemple extrême : aux Etats-Unis, la plupart des guichets virtuels sont à l'échelle d'un état, et non pas à l'échelle de tous les états. La Suisse est donc le pays « idéal » pour la création et le développement d'un tel outil, mettant à portée de mains (et d'ordinateurs) des ressources documentaires importantes. Un avantage supplémentaire est la fenêtre sur le monde que représente le Guichet virtuel : ces ressources documentaires sont disponibles pour les internautes du monde entier ; cela se vérifie puisque 45% des questions posées au Guichet proviennent de l'étranger.

Diversité des ressources, valorisation des compétences des bibliothèques en matière de recherche d'information, présence sur le Web, dimensions géographique et linguistique sont les raisons essentielles de la création du Guichet virtuel sur la Suisse.

Le fonctionnement du Guichet virtuel sur la Suisse : simplicité et souplesse

Le Guichet fonctionne de manière simple et souple. Il utilise le guichet virtuel de la Bibliothèque nationale (BN), SwissInfoDesk, créé en 2003, qui est à la fois un guichet à distance et un répertoire de liens pertinents sur la Suisse [6]. Chaque jour, le service Information au public de la BN reçoit des questions (principalement par courriel ou via son formulaire en ligne [7] ) et y répond à 90-95 %. Mais que faire avec les 5-10 % restant ? Même si le recours à des contacts informels dans d'autres bibliothèques est une pratique courante, il semblait intéressant - et plus professionnel - de mieux les formaliser.

En 2005, un petit groupe (5 au total) de bibliothécaires, répartis essentiellement en Suisse romande, accepte de tenter l'expérience. Un certain nombre de règles sont mis en place : la première est l'utilisation de SwissInfoDesk pour la transmission des questions-réponses, l'usager ayant ainsi un interlocuteur unique, le nom de la bibliothèque répondeuse étant systématiquement mentionné. Gratuité du service, délai de réponse de 48 heures, complétude de la réponse sont autant de critères appliqués de manière plus que satisfaisante par les premiers partenaires. Lancé sous forme d'un test grandeur nature, le Guichet virtuel voit son expérience prolongée avec l'appui de la direction de la Bibliothèque nationale en 2006. Une campagne marketing en Suisse et en Europe permet de faire connaître cette prestation, et d'autres partenaires s'inscrivent sur la liste : les pôles thématiques commencent à prendre forme, la diversité linguistique est représentée aux niveaux francophone et germanophone. A l'heure actuelle, une vingtaine de partenaires répondent aux questions posées au Guichet.

L'adhésion au Guichet ne comporte aucune obligation particulière (hormis celles énoncées précédemment), contractuelle ou financière, les bibliothèques étant libres d'accepter ou de refuser de répondre selon les moyens dont elles disposent. Une Charte a été rédigée afin de clarifier les relations entre les partenaires et la Bibliothèque nationale, et d'expliciter les différentes procédures.

Le Guichet virtuel sur la Suisse : enjeux et finalité

Plusieurs enjeux président au développement du Guichet : bibliothéconomiques, économiques, politiques

Les enjeux d'ordre bibliothéconomique :

- Il participe à la formation continue des bibliothécaires;
- Il permet de comparer les services de référence des bibliothèques (méthode du benchmarking) et de créer ainsi une émulation entre elles.

Les enjeux d'ordre économique :

- Les ressources documentaires sont optimisées;
- Les questions posées permettent d'orienter les bibliothèques en matière de demande et de besoins des usagers: meilleur équilibre des collections; meilleure gestion des budgets.

Les enjeux d'ordre politique :

- Il rassemble des ressources d'information hétérogènes sur un territoire, avec l'objectif de les proposer aux usagersgrâce à une interface unique ;
- Il permet de répartir plus efficacement le travail entre bibliothèques;
- Il participe à la promotion des bibliothèques en faisant connaître leurs ressources;
- L'usager profite d'une offre documentaire élargie;
- Il promeut l'idée de réseau documentaire.

En conclusion

L'expérience du Guichet virtuel sur la Suisse est positive. Son développement dépend en grande partie des nouveaux partenaires qui viendront s'ajouter à ceux existant, afin de couvrir un plus large champ thématique.

La réussite d'un tel projet repose également sur un aspect marketing important : marketing auprès des bibliothèques et services d'information, marketing auprès des usagers potentiels.

La présence accrue des bibliothèques sur le Web constitue un enjeu en soi, un enjeu en partie relevé avec des services et prestations en ligne.

Article publié dans ARBIDO, 2, juin 2007, pp. 61-63.

Jean-Philippe Accart

Cop. 2008

Page d'accueil du Guichet virtuel sur la Suisse : http://www.nb.admin.ch/slb/dienstleistungen/swissinfodesk/01142/index.html?lang=fr

Pour des exemples de guichets de référence virtuels étrangers, voir :

http://www.jpaccart.ch/communiquer/les-dossiers/services-de-r-f-rence.html

Le Guichet virtuel sur la Suisse est accessible en allemand, français, italien et anglais

Quelques statistiques concernant le Guichet (année 2006):

- Types d'usagers: personnes privées (49%); étudiants (23%); institutions (22%); éditeurs (4%)...
- Provenance des questions: Suisse (55%); étranger (45%)
- Ce qui est demandé: bibliographies (24%); localisations (18%); textes (18%);adresses (14%); biographies (6%); faits (8%)...
- Temps passé: à la BN et pour les partenaires, une moyenne de 30 ms à 45 ms par question.

Page d'accueil de SwissInfoDesk :

http://www.nb.admin.ch/slb/dienstleistungen/swissinfodesk/index.html?lang=fr

plus de 2500 liens constitue ce répertoire

Pour contacter la BN: info@nb.admin.ch

Formulaire de demande de recherche :

http://ead.nb.admin.ch/web/forms/sid/form-fr.html

Bibliothèque nationale suisse ; Bibliothèque de l'EPFL à Lausanne ; Bibliothèque SES, Unimail Genève ; Bibliothèque de Genève ; Bibliothèque de l'Université de Neu
hâtel

Liste de partenaires actuels du Guichet sur la Suisse : http://www.nb.admin.ch/slb/dienstleistungen/swissinfodesk/01142/index.html?lang=fr

Charte du Guichet virtuel sur la Suisse consultable sur la page : http://www.nb.admin.ch/slb/dienstleistungen/swissinfodesk/01142/index.html?lang=fr

(2007) - L'info-doc au juste prix

2008-05-01T08:43:21+00:00

La gestion des coûts est cruciale en documentation : tout responsable et son équipe doit veiller à la meilleure gestion des ressources allouées et ce, dans tous les domaines appliqués à la documentation : personnel, acquisitions, informatique, matériels. L'emploi des moyens financiers accordés ne se justifie auprès de la direction que par les résultats obtenus. Le rôle du responsable du service de documentation, à l'aide de son équipe, est d'organiser le travail en tenant compte de ces moyens, d'établir une dynamique et d'obtenir des résultats satisfaisants.

Planifier les coûts par rapport à la mission, aux objectifs, au développement du service

Les coûts sont planifiés en fonction des objectifs et de la mission du service : un service de documentation ouvert au public doit disposer d'une infrastructure adéquate pour l'accueillir, ce qui engendre des coûts particuliers. Un service de documentation scientifique, travaillant pour des chercheurs, a une politique d'acquisition axée sur la littérature scientifique ce qui signifie une gestion des abonnements en ligne efficace. Un service commun de documentation, à l'université, prévoit un budget d'acquisition conséquent par rapport aux nouveautés publiées dans certains domaines enseignés. Petit, moyen ou grand, le service de documentation répond aux mêmes règles en matière de gestion financière : une gestion rigoureuse, précise représente un atout certain.

Les coûts sont planifiés également en fonction des projets de développement du service : une modernisation de la structure en place, des prestations documentaires renforcées, un nouveau site web sont autant de projets qui ont un coût. Leur prévision à court, moyen ou long terme est nécessaire : cela peut impliquer de faire appel à des consultants externes, d'embaucher de nouveaux membres dans l'équipe, d'acquérir un nouveau matériel informatique.

Le mieux est bien évidemment de décrire précisément ce qui précède, avec un budget nécessaire en regard : une direction regardera en premier ce que cela lui coûte. Il faut donc être prêt à argumenter face aux objections éventuelles, donner les raisons qui poussent à tel ou tel développement, négocier pied à pied.

Qu'est-ce qu'une gestion financière efficace ?

Une gestion rigoureuse des ressources documentaires est indispensable vis-à-vis de l'institution. Pour cela, certains coûts doivent être connus :

- les coûts en matière de personnel
- les coûts de fonctionnement
- les coûts d'investissement.

Le budget annuel du service est l'outil de gestion qui servira de base à des comparaisons, à des ajustements et à des prévisions. Le montant, la répartition, l'évolution du budget et les choix stratégiques adoptés par le responsable sont les indicateurs du positionnement économique de la documentation dans l'entreprise. Les structures d'exercice d'un service de documentation, très variées (publiques, privées, à caractère marchand ou non marchand), ont une incidence certaine sur les ressources financières. Une connexion étroite avec les services économiques de l'entreprise est indispensable afin de bien connaître le budget et les lignes budgétaires. Cela s'avère aussi très utile en cas de dysfonctionnements : retard de paiement, facture impayée etc.

Des coûts répartis

Il existe plusieurs manières de ventiler des coûts :

- par service rendu ;

- par étape de production ;

- par produit fabriqué ;

- par utilisateur.

Pour gérer un service de documentation, il convient également de connaître la répartition des crédits :

- les crédits d'investissements, évalués en prévision des besoins et des actions à entreprendre : dépenses en personnel, dépenses pour le fonds documentaire et dépenses d'équipement ;

- les crédits de fonctionnement: fournitures, entretien...

Ce sont les charges qui induisent les coûts.

Les charges du service de documentation

Un service de documentation a des charges semblables à celles d'un service administratif : le personnel, l'espace, les fournitures, l'entretien des matériels. L'identification des charges permet de les ventiler.

Les charges liées au personnel

Elles sont constituées par la masse salariale et les charges non salariales :

- le salaire : incluant les charges salariales, égales à 20 % du salaire brut, le nombre d'heures annuelles de travail (congés compris), et les charges patronales, soit 50 % du salaire pour un plein temps ;

- les charges non salariales : inhérentes au fonctionnement de l'entreprise (comité d'entreprise, comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail [CHSCT]...).

Les charges liées à l'espace occupé

Il s'agit du loyer, de l'électricité, du chauffage, de l'entretien, de la participation aux surfaces communes non affectées. Ces charges se traduisent par une évaluation au mètre carré et une répartition au millième.

Les charges liées aux fournitures, à l'entretien du matériel et aux prestations diverses:

- les fournitures de bureau ;

- la location éventuelle et la maintenance du photocopieur ;

- les frais de courrier et de téléphone ;

- la maintenance informatique ;

- la maintenance de certains appareils particuliers (lecteurs de microfiches...) ;

- les frais d'amortissement issus des investissements précédents ;

- les frais de sous-traitance.

Les charges liées aux acquisitions:

- achats ponctuels d'ouvrages, de numéros spéciaux de revues, de supports particuliers (cédéroms, DVD, microfiches...) ;

- achats dits permanents, comme les abonnements aux périodiques ou les interrogations de banques de données.

Les acquisitions constituent la valeur du fonds documentaire et sont ventilées selon les cas soit dans les charges, soit dans les investissements.

Une estimation des coûts en documentation

Les frais de personnel sont généralement estimés à 60 % du total, l'espace de 25 à 30 % et les fournitures à 10 %. La part de la documentation dans le budget global de l'entreprise s'élève en moyenne à 10-15 %.

Faut-il utiliser la comptabilité analytique ?

Les entreprises utilisent la comptabilité analytique, qui leur sert à calculer les coûts. Les charges saisies en comptabilité générale sont prises pour base et ensuite réparties : à chaque fonction, chaque produit, un coût est déterminé. On peut ainsi connaître le résultat global de l'entreprise, la rentabilité de certains produits par rapport à d'autres ; on peut aussi les comparer entre eux, définir des tarifs, établir des prévisions de charges. La comptabilité analytique, en donnant des éléments chiffrés sur la marche de l'entreprise, est une aide à la décision. C'est donc un système complexe, utile pour certains grands services de documentation.

Une gestion efficace : repérer la valeur ajoutée du service, réduire certains coûts, externaliser certaines dépenses

Repérer la valeur ajoutée du service

Tout service de documentation a ses points forts et ses points faibles. Le mieux est d'en dresser une liste, en faisant appel à l'expérience des collaborateurs de l'équipe les mieux à même de juger de leur activité. L'avis des utilisateurs est aussi primordial à recueillir au moyen d'une enquête ou d'un sondage. Enfin, tout service est en relation avec d'autres organismes externes : les interroger sur la réputation du service peut apporter d'autres éléments. L'efficacité d'un service de documentation peut être jugée et évaluée sur plusieurs critères :

- la rapidité et le contenu des réponses apportées aux questions posées
- l'accueil, l'amabilité du personnel
- la pertinence des services offerts...

Le résultat de ces différentes consultations permet de remplir une grille d'évaluation aussi proche que possible de la réelle valeur ajoutée. Les points faibles peuvent alors être corrigés, les points forts améliorés.

Réduire certains coûts

Une étude précise des crédits et des dépenses montre à l'évidence des coûts trop importants :

- de nombreux documentalistes luttent en permanence au sein de leur institution contre les dépenses à double: des abonnements multiples, des acquisitions de documents en plusieurs exemplaires pour satisfaire les chefs de service doivent être impérativement réduits, en expliquant clairement pourquoi et en proposant d'autres solutions. Un abonnement en ligne, sous forme de licence, est à négocier avec le fournisseur ou l'agence d'abonnements. Le recours à un consortium, notamment pour les services communs de documentation dans les universités, est la meilleure solution. Pour les petits et moyens services de documentation, la mise sur pied d'un réseau pour partager les ressources documentaires est une solution intéressante.
- De même pour les produits documentaires: une revue de presse, des dossiers documentaires, des synthèses peuvent être conçus et réalisés en coopération entre plusieurs services d'un même domaine d'intérêt.
- De nombreux services sont abonnés à des banques de données, dont les coûts peuvent être rédhibitoires. Une analyse de leur utilisation, des coûts engendrés peut permettre de rationaliser les dépenses.

La réduction des coûts peut également être voulue par une direction, notamment en matière de personnel. Même si la négociation est parfois difficile, il est très important de dresser un argumentaire complet pour éviter la disparition de certains postes.

Externaliser certains coûts

L'externalisation est une possibilité intéressante à envisager, notamment pour la réalisation de certains produits documentaires : ceux-ci sont demandeurs de temps, de personnel et représente un budget difficile à assumer pour certains services. Quitte à les réduire, proposer certaines prestations peut-être de manière moins régulière est une solution : l'appel à un consultant externe est une éventualité à considérer.

La gestion des abonnements s'externalise de plus en plus, soit en étant membre d'un consortium, soit en s'associant avec d'autres services de documentation.

Le travail documentaire peut également être externalisé, avec le télétravail : ceci est rendu possible grâce à la technologie et dans certains types d'entreprises de services.

Une gestion efficace est un atout à mettre en avant : avec les différents cas de figure évoqués ici, les solutions sont multiples et doivent être considérées. Une direction sera toujours sensible à ce type d'argument : « cette année, les coûts documentaires ont été réduits grâce à... ». Il est alors plus facile de négocier d'autres points budgétaires.

Jean-Philippe Accart

cop. 2008

Article publié dans : Guide pratique « Manager et développer son service infodoc », Archimag, janvier 2007, p. 21-23.

Bibliographie

BERNARDIN O., Les Coûts de la documentation, Paris, Éd. d'Organisation, 1979.

CHEVALIER B., DORÉ D., SUTTER E., Guide pour la gestion d'un centre d'information documentaire, Paris, ADBS, 1991.

MOULIN E., Les Coûts en documentation : calculs, analyses et décisions, Paris, ADBS, 1995.

-, « Centres de documentation : quelle tarification mettre en place ?, Archimag, n^o 90, décembre 1995-janvier 1996.

ZANIER F., L'Élaboration d'un tableau de bord. Comment évaluer un centre de documentation, Paris, ADBS, 1995.

(2006) - The SwissInfoDesk Experiment

2007-05-05T07:18:26+00:00

Collection Building, vol. 5, n° 4, 2006, pp. 134-138

The SwissInfoDesk Experiment: the Building of a Website Subject Gateway as a Contributive Part of a Virtual Reference Desk

Résumé

Virtual Reference Desks are new online services developed by libraries and this paper aims to give the example of SwissInfoDesk, the VRD of the Swiss National Library set up in 2003. The main approach is a focus on how SwissInfoDesk is built, maintained and developed, considering user's interests with a proposed list of topics on Switzerland. The most significant differences between SwissInfoDesk and other VRDs are the multilingual aspects (the site is in four languages) and the link between a directory of selected Swiss official websites and the reference desk itself. The user can search by himself or address his request to the desk. SwissInfoDesk illustrates the ongoing changes in reference work and the new dimension of communication between information specialists and information-seekers.

(2006) - SwissInfoDesk: the Virtual Reference Desk Project of the Swiss National Library

2007-05-05T07:14:20+00:00

New Library World, vol. 107, 5/6, 2006, pp. 228-237

SwissInfoDesk : the Virtual Reference Desk Project of the Swiss National Library

Résumé

Libraries and librarians must adapt their services and products to the evolutions of the Information Society and more precisely to users's needs. Virtual Reference Desks (VRD) are one of the new online services proposed by libraries. After a short introduction on differences between virtual reference desks in North America and in Europe, the paper describes in depth the organization and working processes of the SwissInfoDesk, the virtual reference desk of the Swiss National Library. Launched in 2003, SwissInfoDesk illustrates the ongoing changes in reference work.

(2005) - Une question sur la Suisse ? SwissInfoDesk

2007-04-03T16:37:20+00:00

71ème Conférence mondiale des bibliothèques et de l’information – Oslo – Août 2005

http://eprints.rclis.org/archive/00007406/01/030f-Accart.pdf

(2005) - Les services d’information et de référence: l’avenir est virtuel

2007-04-03T16:40:21+00:00

Editorial, Arbido, 2005, 6, pp. 3-4: Les services d'information et de référence

Internet modifie en profondeur depuis quelques années le quotidien des spécialistes de l’information documentaire et il semble qu’il n’y ait plus de limites à cette vague technologique. Tous les aspects du travail bibliothéconomique sont touchés et cela conduit à réfléchir de manière constante à que sera notre avenir, à l’évolution des services offerts et surtout à la captation d’un public de plus en plus volatile. De cette réflexion sont nés des projets d’envergure : développement du travail en réseau, mise en place de consortia de bibliothèques, archivage et numérisation de documents, création de portails d’information sont quelques exemples. Mais qu’en est-il des services d’information et de référence ?

Afin d’exploiter au mieux leurs collections et de remplir leur mission d’information du public, les bibliothèques ont très tôt mis en place des services de renseignement au public. Sous des appelations diverses et évoluant avec le temps, les modes et les services offerts (salle des catalogues, bureau de renseignement…), les services que nous connaissons actuellement sont dit services de référence, traduction littérale de l’anglais « Reference Service » ou « Reference Work ». Ils délivrent généralement, comme leur nom l’indique, des renseignements bibliographiques. Avec l’arrivée d’Internet, ces services proposent des « guichets virtuels d’information » et répondent aux questions des usagers envoyées grâce à un formulaire en ligne. Les services de référence sont donc à la fois disponibles sur place et à distance et fournissent au public des informations très appéciables. Les « bibliothécaires de référence » (« Reference Librarians ») doivent remplir des conditions particulières pour fournir cette mission d’accueil, d’information et d’orientation et accomplir leur rôle de « recherchiste ».

Mais dans ce cas précis également, la concurrence est rude, tant les habitudes de recherche d’information ont évolué avec Internet. Offrir un service de référence virtuel est un premier pas, mais qui s’avère insuffisant par rapport à l’offre informationnelle des réseaux. Quelle solution peut être avancée ? Une réponse consiste dans la mise en place d’un réseau de services de référence, avec une répartition thématique des questions et un point d’entrée unique pour l’usager. Les exemples en la matière sont nombreux : OCLC avec QuestionPoint (soit un réseau d’une centaine de bibliothèques nationales) ; The OHIO Solution qui dessert 11 millions de personnes et répond à 10 000 questions par mois ; la New York Public Library avec 12 000 questions par mois. En Europe, la tendance est similaire : le Guichet du savoir à Lyon et la Deutsche Internet Bibliothek sont des exemples intéressants. En Suisse, le guichet virtuel de la Bibliothèque nationale, SwissInfoDesk, est appelé à se développer : un projet est à l’étude pour la création d’un réseau de référence virtuel suisse s’appuyant sur les partenaires intéressés. Des contacts sont en cours.

cop. JP Accart, 2007

(2005) - Guichets virtuels: haut niveau de références.

2007-04-03T16:41:50+00:00

Archimag, déc.2004-janv. 2005, n° 180, pp. 32-33.

Intitulée « Creating a Reference Future », la 6ème conférence annuelle Virtual Reference Desk ( http://www.vrd.org) s’est déroulée à Cincinnatti du 8 au 10 novembre 2004. Créée sous l’égide du Département américain de l’Education, Virtual Reference Desk (VRD) est une initiative originale qui comprend un certain nombre de services aux bibliothèques avec en arrière-fond l’idée d’utiliser la technologie Internet pour mettre en relation des utilisateurs et des experts: les guichets (ou bureaux) de référence virtuels se développent maintenant depuis quelques années et sont le prolongement du bureau d’information classique que propose toute bibliothèque. La différence essentielle est la possibilité pour l’utilisateur d’atteindre à tout moment et en tout lieu un bibliothécaire susceptible de répondre à sa question, en remplissant un formulaire électronique. Le bibliothécaire dispose des ressources traditionnelles (les bibliographies) ou électroniques pour fournir la réponse appropriée ; selon la difficulté de la question, il s’adresse à un expert du domaine concerné. La réponse peut être transmise par email, par chat (bien que de moins en moins de bibliothèques utilisent ce système), par SMS (certaines bibliothèques finlandaises le proposent) ou par le biais d’Instant Messenger d’AOL qui permet de dialoguer en direct à partir d’un ordinateur ou d’un téléphone portable – procédé qui a la faveur des étudiants. La mise en réseau des services de références des bibliothèques permet de transmettre la question à n’importe quelle bibliothèque spécialisée dans un domaine, ce qui est transparent pour l’utilisateur: c’est ce que propose notamment QuestionPoint d’OCLC ( http://www.questionpoint.org) dont les membres comprennent des bibliothèques nationales et universitaires sur tous les continents. L’idée de coopération entre bibliothèques prend alors une nouvelle dimension, et renforce le rôle des bibliothécaires dit de référence (traduction littérale de Reference Librarian).

Près de 700 professionnels pour la plupart nord-américains mais aussi scandinaves ont assisté à la réunion de Cincinnatti. Les derniers développements en matière de référence virtuelle ont été exposés. D’après David Lankes (qui s’intitule lui-même « Virtual Dave »), directeur de la School of Information Studies à l’Université de Syracuse, les changements en cours offerts par la technologie ne nous permettent plus de revenir en arrière et modifient en profondeur le métier de bibliothécaire: il est nécessaire de se situer dorénavant sur un plan international, d’établir des comparaisons et de faire du benchmarking. Dans une société mondialisée, les bibliothèques ne sont pas épargnées et il est impératif pour elle de se positionner. Le processus engagé ne peut s’arrêter et la référence virtuelle est appelée à se développer. L’aspect linguistique devient très important: une réponse à une question doit pouvoir être fournie dans sa langue d’origine. Ayant fait le constat que l’information disponible sur Internet est majoritairement en anglais (68,4% en 2003^[1]), que les bibliothèques répondent aux besoins de communautés linguistiques diverses afin de faciliter leur intégration, de nombreuses bibliothèques offrent dorénavant des guichets virtuels bilingues. Cela ne va pas sans difficulté d’ordre humain (le personnel doit posséder de bonnes connaissances linguistiques) ou techniques (interprétation des accents et des caractères spéciaux ; pauvreté des traductions offertes par certains logiciels de référence virtuelle).
The Ohio Solution permet de trouver une réponse aux besoins des 38% d’utilisateurs parmi les 11 millions d’habitants de l’Ohio: lancé le 7 septembre dernier avec le slogan « Real answers, real people, real-time, real easy », relayé par de nombreux articles dans la presse locale, http://www.knowitnow.org/ est le point d’entrée unique offert par la Cleveland Public Library, Clevnet Library Consortium et NOLA (Northeast Ohio Library Association ). En deux mois, 20 000 questions ont été posées ! L’infrastructure nécessaire à la mise en place d’un tel service repose sur un partenariat étroit entre bibliothèques: le service est ouvert 24 heures sur 24 (12 heures le week-eend). Petites et grandes bibliothèques participent, certaines dans des domaines spécialisés: les soins infirmiers, le travail social, le droit. Un comité éditorial veille au respect des procédures et des règles établies. Afin de pouvoir répondre aux questions après les heures d’ouverture des bibliothèques, un pool de bibliothécaires a été recruté (les « AfterDark Operators »), opération qui a rencontré la faveur de professionnels, souhaitant travailler de chez eux ou en dehors du temps de travail habituel. L’équipe virtuelle mise en place après sélection est composée de 90 bibliothécaires de haut niveau, entrainés et formés à la référence virtuelle. Un coordinateur organise le planning et ils peuvent communiquer entre eux via un Extranet, se référer à un Manuel d’aide en ligne et voient leur rémunération augmentée.

Ces quelques exemples sont pris parmi les nombreuses communications présentées à Cincinnatti: la variété des thèmes et des expériences exposés sont une preuve supplémentaire que la collaboration et le partenariat entre bibliothèques, la mutualisation des ressources (personnel, collections) sont l’avenir du métier. La référence virtuelle est un exemple parmi d’autres de réussite alliant compétence, expertise et moyens techniques au service de l’utilisateur.

Quelques exemples de Guichets virtuels bilingues ou plurilingues

En espagnol:

Informacion en Vivo (New York Public Library):
http://www.nypl.org/branch/questions/index2.html
Q and A Café (San Francisco Bay Area)
http://www.qandacafe.comAskColorado:
http://www.askcolorado.org

En français:

InfoBiblio (Réseau des bibliothèques du Québec):
http://www.crsbp.org/infobiblio/infobib.html

En chinois:

Chinese Live Librarian:
http://chinese.suffolk.lib.ny.us

En allemand, anglais, français:

SwissInfoDesk (Bibliothèque nationale suisse)
http://www.swissinfodesk.ch

Les logiciels de référence virtuelle

Docutek VRL plus ( http://www.docutek.com): créé en 1995, propose l’envoi de réponses normalisées, la mise en attente des questions posées. MacIntosh et Windows.
QuestionPoint ( http://www.questionpoint.org) : développé par la Bibliothèque du Congrès des Etats-Unis et OCLC. S’est allié depuis peu avec 24/7 Reference. Propose de conserver les archives des questions..
Xreferplus ( http://www.xrefer.com/libraries/index.jsp : offre des liens vers 1.8 million de sources bibliographiques couvrant une vingtaine de thèmes, et la possibilité d’importer des notices MARC.
Tutor.com ( http://www.tutor.com): permet d’intégrer, en anglais ou en espagnol, les questions qui arrivent par mail, téléphone, chat…
Altarama’RefTracker ( http://www.altarama.com) : gère les questions sous toutes leurs formes automatiquement ou manuellement, propose une base de connaissances, des statistiques.

Références utiles

Les Actes des Conférences VRD depuis 1999: http://www.vrd.org
Reference and User Services Association/American Library Association: http://www.ala.org/rusa - Publie Reference and User Services Quarterly
Section “Reference Work” de l’IFLA: http://www.ifla.org/VII/s36/index.htm
Publie une Lettre d’information et un guide: Les lignes directrices de l’IFLA en matière de référence numérique (en ligne). Anime la liste de discussion IFLAREF.
The Virtual Reference Experience: Integrating Theory into Practice, ed. by David Lankes et al, New York, Neal-Schuman publishers, 2004.

Notes

[1]: Source: Global Internet Statisitics, Global Reach ( http://global-reach.biz)

cop. JP Accart, 2007

(2005) - Fragen über der Schweiz ? SwissInfoDesk

2007-04-30T13:44:26+00:00

in BIT Online, 2005, Aug. n° 3, pp. 221-224

Auf dem Weg zur virtuellen Information

«Dem Suchenden das verlangte Werk oder die gewünschte Auskunft schliesslich einzuhändigen, ist und bleibt ja Endzweck jeder bibliothekarischen Tätigkeit.» Schweizerische Landesbibliothek, Achtundzwanzigster Bericht 1928, S. 8.

«Die Schweizerische Landesbibliothek ist weltweit die wichtigste Informationsquelle für die Kenntnis und das Verständnis der Schweiz und ihrer Bevölkerung. Ihre vorrangige Aufgabe ist dabei, allen Personen in der Schweiz wie im Ausland den Zugang zu den diversen Sammlungen zu ermöglichen.» Jean-Frédéric Jauslin und Marie-Christine Doffey, La stratégie de la Bibliothèque nationale pour la période 2003-2006, in: Schweizerische Landesbibliothek, 89. Jahresbericht 2002, S. 21.

In der Absicht, ihre Sammlungen bestmöglich zu nutzen und dem Auftrag der Publikumsinformation nachzukommen, haben die Bibliotheken schon sehr früh Auskunftsdienste für ihre Benutzer eingerichtet. Diese treten unter verschiedenen Bezeichnungen auf, welche sich im Laufe der Zeit je nach angebotener Dienst-leistungen verändern (Katalogsaal, Auskunftsbüro etc.). Die heute bekannten Informationsdienste werden im Englischen «Reference Service» oder «Reference Work» genannt. Ihre Dienstleistungen bestehen im Allgemeinen darin, bibliografische Auskünfte und Literaturhinweise aufgrund der vorhandenen Katalogeintragungen zu geben. Mit dem Aufkommen des Internet bieten diese Dienste vermehrt «virtuelle Auskunftsdienste» an und beantworten die Benutzeranfragen (welche sich meist nicht mehr auf bibliografische Themen beschränken müssen) aufgrund eines Online-Formulars. Sie sind somit sowohl vor Ort wie aus räumlicher Distanz zugänglich und liefern Informationen, welche vom Publikum sehr geschätzt werden. Diese «Auskunfts-Bibliothekare» («Reference Librarians») müssen über besondere Fähigkeiten verfügen, um die Aufgaben des Informierens, Beratens und Weiter-verweisens zu beherrschen und so ihrer Rolle als Recherchespezialisten gerecht zu werden.

In der Schweizerischen Nationalbibliothek (NB) ist diese Entwicklung auch das Resultat eines Reorganisations- und Erneuerungsprozesses, welcher seinen Ursprung im neuen «Bundesgesetz über die Schweizerische Nationalbibliothek» von 1992 hat: Dieses sieht vor, die NB besser in die Wissenschafts-, Bildungs- und Wirtschafts-landschaft zu integrieren; dies unter Berücksichtigung der neuen Medien und der neuen Kommunikationstechnologien.

Wir werden im Folgenden detaillierter auf die Tätigkeiten des Recherchedienstes IZ-Helvetica der NB eingehen, welcher die Weiterentwicklung des Auskunftsbüros ist, das 1928 zeitgleich mit dem Schweizerischen Gesamtkatalog geschaffen wurde.

Der Recherchedienst IZ-Helvetica

Die Benutzeranfragen zu Informationen über die Schweiz sind vielfältig und stammen sowohl von Schweizern im In- und Ausland als auch von anderen Personen, die sich für die Schweiz interessieren ¹. Eine Besonderheit der Schweizerischen Landes-bibliothek besteht darin, dass ihre Dienste und Lieferungen allen Benutzern offen stehen und nicht auf ein wissenschaftliches oder universitäres Publikum beschränkt sind. Es wurden Informations- und Dokumentationsspezialisten engagiert, um die Anfragen zu bearbeiten und einen bestmöglichen Service in Bezug auf die Qualität der Informationen und der gelieferten Dokumente anbieten zu können, und dies innert kurzer Zeit (zwischen 24 und 36 Stunden je nach Schwierigkeit). Da komplexere An-fragen mehr Zeit benötigen, wird auch eine kostenpflichtige Recherche angeboten ², zudem besteht die Möglichkeit vor Ort die Hilfe einer bibliothekarischen Fach-person in Anspruch zu nehmen («Lend a Librarian»). Von den rund 700 im Jahre 2004 erbrachten Recherchen waren jedoch 95 % Gratisrecherchen ³.

Die Stärken des Dienstes liegen - innerhalb des übergeordneten Themas «Schweiz» - bei Geschichte, Geografie, Politik, Kultur, berühmte Personen etc.

Um die Anfragen beantworten zu können hat der Recherchedienst Zugang zu sämtlichen Sammlungen der Schweizerischen Landesbibliothek ⁴, zum Schweize-rischen Literaturarchiv ⁵ und zur Graphischen Sammlung ⁶. Die Recherchedienst-leistungen wurden zudem im Jahre 2003 mit der Einrichtung eines virtuellen Auskunfts-dienstes ⁷, genannt SwissInfoDesk, ausgebaut.

Eine Frage zur Schweiz? SwissInfoDesk ⁸

ähnlich konzipiert wie Verzeichnisse anderer Bibliotheken (seien es National-, Universitäts- oder öffentliche Bibliotheken) ist SwissInfoDesk sowohl ein in die Website der Landesbibliothek ⁹ integriertes Informationsportal mit einem Link-verzeichnis, als auch ein virtueller Auskunftsdienst, der es jedem Benutzer erlaubt, anhand eines Online-Formulars eine Frage zur Schweiz zu stellen.

Das Informationsportal: Struktur und Organisation

Um die Recherche zu erleichtern, wurden zwölf übergeordnete Themen definiert. Sie entsprechen den am häufigsten gestellten Fragen zu:

Geografie,
Geschichte,
Wirtschaft,
Politik,
Kultur und Sprache,
Erziehung, Ausbildung und Forschung,
Medien,
Sport.

Weitere, allgemeinere Kategorien sind:

Portale,
Fotos,
Adresslisten und Kalender.

Jede Kategorie ist in Unterthemen aufgeteilt (so umfasst die Kategorie «Politik» zwölf Unterthemen, darunter «Politisches System der Schweiz» oder «Schweizerische Eidgenossenschaft»). Die Unterthemen enthalten dann die informativsten Links zu Websites der betreffenden Kategorie. Die mit der Auswahl betrauten Informations-spezialisten wählen die Websites aufgrund mehreren Kriterien aus:

Formale Kriterien:
- Identifikation des Autors: Adresse, Fachkompetenz, Glaubwürdigkeit,
- Charakter der Website: offiziell, informell, kommerziell (offizielle Sites werden bevorzugt),
- Zielpublikum,
- Einfachheit und Schnelligkeit der Navigation, Sichtbarkeit der Menu-führung.
Inhaltliche Kriterien:
- Umfang der enthaltenen Informationen,
- Zugänglichkeit der Dokumente: Zusammenfassung, Volltext,
- Qualität der Informationen: Relevanz des Inhalts für das Thema,
- Seriöse, unparteiische Informationen,
- überprüfung der Informationen durch eine Redaktionskommission oder durch Experten; oder Nachvollziehbarkeit durch klar deklarierte Quellen und / oder durch eine vollständige, präzise und aktualisierte Bibliografie,
- Links zu anderen gültigen und relevanten Quellen,
- Interaktivität: Möglichkeit für den Besucher, mit dem Verfasser der Website in Kontakt zu treten mittels Diskussionsliste, Forum oder E-Mail.

Anschliessend an die Auswahl wird eine kurze Beschreibung der Website verfasst, um den Benutzer zu informieren und in seiner Recherche zu leiten. Dieser Kommentar hat eine der jeweiligen Website entsprechende Form.

Beispiel der unter dem Thema «Politik», Unterthema «Politisches System der Schweiz» aufgeführten Websites:

Statistik der Schweiz: Politik
Eine offizielle Website des Bundesamtes für Statistik.

http://www.ch.ch/t_blank
Ein Wegweiser zu den Verwaltungsstellen aller Staatsebenen. Die Seite wird von Bund, Kantonen und Gemeinden zur Verfügung gestellt.

Confoederatio Helvetica : Die politische Gliederung der Schweiz
Auf dieser Website informieren die schweizerischen Bundesbehörden über die politische Gliederung des Landes. Erklärt werden die drei Ebenen des schweize-rischen politischen Systems: Bund, Kantone und Gemeinden.

Staat und Politik in der Schweiz
Präsenz Schweiz
zeigt hier die Grundzüge von Staat und Politik in der Schweiz auf und erläutert das Zusammenspiel von Regierung und Volk in der (halb)direkten Demokratie.

Die politischen Rechte im Bund
In kaum einem anderen souveränen Staat gibt es derart ausgebaute Mitbestimmungs-rechte des Volkes wie in der Schweiz. Diese offizielle Website stellt die Instrumente vor, die sich die Schweizer Bürgerinnen und Bürger geschaffen haben, um über die Regeln ihres Zusammenlebens demokratisch entscheiden zu können. Die Resultate der eidgenössischen Volksabstimmungen ab 1848 sind hier aufgelistet.

swisspolitics.org
swisspolitics.org ist eine Web-Plattform, die eine Fülle von aktuellen Nachrichten und Hintergrundinformationen rund um die Schweizer Politik enthält. swisspolitics.org ist eine Initiative von swissinfo/Schweizer Radio International, einem Unternehmen der SRG SSR idée suisse.

Verzeichnis der offiziellen Internet-Seiten des öffentlichen Sektors der Schweiz
Wenn Sie die Adresse einer Schule, Firma oder öffentlichen Verwaltungsstelle beim Bund, bei einem Kanton oder einer Gemeinde brauchen, so finden Sie das Gewünschte auf dieser Website. Sie wird unterhalten vom Hochschulinstitut für öffentliche Verwaltung IDHEAP in Lausanne.

Ein EDV-Programm ermöglicht die regelmässige überprüfung der Links. Zudem werden die Themen laufend erweitert.

Eine Besonderheit von SwissInfoDesk: der Aspekt der Mehrsprachigkeit

Die Schweiz ist ein mehrsprachiges Land mit drei offiziellen Landessprachen: Deutsch (63,7 % der Wohnbevölkerung), Französisch (20,4 %) und Italienisch (6,5 %). Auch das Romanische (0,5 %) trägt seinen Teil zur Mehrsprachigkeit der Schweiz bei ¹⁰.

Um die Recherche Benutzern unterschiedlichster Herkunft zu ermöglichen wird die Website in erster Linie in den drei Sprachen Deutsch, Französisch und Englisch ange-boten. Zudem besteht eine italienische übersetzung der Einstiegsseite, welche auf die anderen Sprachversionen verweist. Eine Schwierigkeit besteht darin, SwissInfoDesk in den drei gewählten Sprachen mit einer gleichwertigen Auswahl an Websites anbie-ten zu können, was nicht immer realisierbar ist (so sind zum Beispiel die Websites aus der italienischsprachigen Schweiz nicht sehr zahlreich). Jeder der für ein Thema ver-antwortlichen Informationsspezialisten muss also in allen drei Sprachen gleichzeitig arbeiten, um das Angebot ausgewogen erstellen und weiterentwickeln zu können.

Der Aspekt der Mehrsprachigkeit von SwissInfoDesk muss auch deshalb betont werden, weil er es erlaubt, die Recherchemöglichkeiten über die Schweiz bedeutend zu erweitern und Benutzern aus anderen französischsprachigen, deutschsprachigen und angelsächsischen Ländern zu öffnen.

In Ergänzung zu dieser Linksammlung steht den Internetbenutzern die Möglichkeit der direkten Kontaktaufnahme mit dem Recherchedienst offen; sei es, indem er seine Frage per E-Mail stellt, sei es mittels Ausfüllen des Online-Formulars. Letzteres erlaubt es, die Recherchekriterien zu präzisieren.

Die vom Benutzer auszufüllenden Felder des Online-Formulars:

1. Angaben für die Recherche

1.1  Ihre Frage (obligatorisch).
1.2  Zweck der Recherche.
1.3  Stichwörter.
1.4  Geographischer Bezugsraum.
1.5  Abdeckungszeitraum.
1.6  Gewünschte Sprachen: Alle / Französisch / Deutsch / Italienisch / Spanisch / Englisch / Andere.
1.7  Art der gewünschten Information: Literaturangaben, biografische Informationen, Adressen, Fotokopien, Anderes.
1.8   Gewünschte Dienstleistung : Gratisrecherche, Kostenpflichtige Recherche, Expressrecherche.
1.9  Betrag, den Sie maximal zu bezahlen bereit sind (in CHF).
1.10  Termin (z.B. 15. Mai 2005).
1.11  Gewünschte übermittlungsart: Telefon, Fax, E-Mail, Post.
1.12  Ihr Kommentar.

2. Personalien

Das Formular erlaubt es dem Benutzer, seine Frage in einer der drei Landessprachen, aber auch auf Englisch oder Spanisch zu stellen. In der Regel erfolgt die Antwort in der Sprache, in der die Frage gestellt wurde.

Die Online-Recherchen

Wie nicht anders zu erwarten sind die gestellten Fragen sehr unterschiedlich und manchmal recht komplex ¹¹. Sie benötigen meist eine Recherche in den Sammlungen der SLB, in der Linksammlung des SwissInfoDesk oder im Internet. Manchmal werden die Fragen auch an einen anderen Spezialisten innerhalb der SLB, an das Schweizerische Literaturarchiv oder an die Graphische Sammlung weitergeleitet.

Die Sorgfalt und die Genauigkeit, die bei der Beantwortung angewandt werden, sind Bestandteil einer Qualitätsausrichtung. Diese steht in übereinstimmung mit der Gesamt-politik der Schweizerischen Landesbibliothek.

Beispiele von Anfragen an den Online-Informationsdienst SwissInfoDesk:

- Existiert eine französische übersetzung von Goethes «Reise in die Schweiz»? Ist diese übersetzung in einer westschweizerischen Bibliothek vorhanden?
- Hat die SLB Literatur und Bildmaterial zur Kleidermode in der Schweiz des Mittelalters?
- Wie sucht man nach Bundesgerichtsentscheiden zum Thema Haftung be
Skiunfällen?

Das Marketing für SwissInfoDesk

Anfangs 2005 wurde eine Marketingkampagne vom Dienst Marketing und Kommuni-kation der Schweizerischen Landesbibliothek lanciert, der ein Pressecommuniqué ¹² erarbeitet hat, um die potentiellen Benutzer über die Dienstleistungen von SwissInfoDesk zu informieren. Mit diesem wurde die allgemeine Presse (Tages-zeitungen in der deutschen und der französischen Schweiz) bedient, weiter die Fachpresse in den Bereichen Dokumentation und Informatik, professionelle Mailinglisten, die schweizerischen Vertretungen im Ausland sowie die ausländischen Botschaften in der Schweiz und die Universitäten.

Diese Kampagne wurde auch intern durchgeführt, um die Mitarbeiter der SLB ebenfalls zu informieren.

Sie wird mit Präsentationen am Salon du Livre und an anderen Veranstaltungen weitergeführt.

Wie sieht die Zukunft von SwissInfoDesk aus? Kooperation und Zusammenarbeit

Obwohl die Schweizerische Landesbibliothek einzigartige Sammlungen und Quellen zur Schweiz besitzt, ist es klar, dass die Zukunft von SwissInfoDesk von Koopera-tions- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten innerhalb ¹³ und ausserhalb der Schweiz abhängt. Der von einer Kooperation erwartete Nutzen kann unterteilt werden in fachliche, ökonomische und politische Aspekte:

Auf fachlicher Ebene:
- Die Kooperation trägt zur Weiterbildung der Bibliothekarinnen und Bibliothe-kare bei.
- Sie ermöglicht den Vergleich der Auskunftsdienste der einzelnen Bibliotheken (Methode des Benchmarking) und schafft dadurch eine Wettbewerbssituation.
Auf ökonomischer Ebene:
- Die dokumentarischen Ressourcen (Bestände) werden besser genutzt.
- Die Anfragen erlauben es den Bibliotheken, Nachfrage und Bedürfnisse der Benutzer besser zu kennen und die entsprechenden Kenntnisse zu nutzen: zum Beispiel für eine bessere Ausgewogenheit der Sammlungen und eine bessere Verwaltung der Budgets.
Auf politischer Ebene:
- Eine Kooperation vereinigt verschiedenartige Informationsquellen eines geografischen Bezugsraumes, in der Absicht, diese dem Benutzer dank einer einzigen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.
- Sie erlaubt es, die Arbeit effizienter unter den Bibliotheken aufzuteilen.
- Sie fördert den Austausch der beteiligten Bibliotheken untereinander, indem diese ihre Bestände gegenseitig besser kennen lernen.
- Der Benutzer profitiert von einem breiteren Dokumentationsangebot.
- Sie fördert die Idee eines Dokumentationsnetzwerks.

Diese überlegungen führen auch zur Teilnahme an internationalen Netzwerken. So war die Schweizerische Landesbibliothek eine der ersten Bibliotheken, die bei QuestionPoint ¹⁴, dem Netzwerk virtueller Auskunftsdienste des OCLC (Online Computer Library Center ¹⁵), mitarbeitet. Dieses vereinigt rund einhundert Institu-tionen und Nationalbibliotheken auf allen Kontinenten. Diese Zusammenarbeit wird gegenwärtig evaluiert.

Zusammenfassend stellen wir eine permanente Anpassung der von der Schweize-rischen Landesbibliothek angebotenen Dienstleistungen für die Partner-Bibliotheken (in erster Linie Schweizerischer Gesamtkatalog) wie jener für ihre Benutzer (insbe-sondere SwissInfoDesk und andere Dienste) fest. Deren Hauptzielsetzung besteht immer in einer erstklassigen Auskunft: Standortnachweise für die interbibliothe-karische Ausleihe, dokumentarische Recherchen, virtueller Auskunftsdienst, Weiter-verweisen an andere schweizerische Informationsquellen.

So hat sich die Informationssuche, ursprünglich eine rein bibliothekswissenschaftliche Aufgabe, mit der Zeit weiterentwickelt, um den Bedürfnissen der Benutzer weiterhin gerecht zu werden. Diese Entwicklung wurde verstärkt durch die heutigen technolo-gischen Möglichkeiten. Ohne Zweifel sind die Bibliotheken und ihre Bibliothe-karinnen und Bibliothekare bestens ausgerüstet, um die Herausforderung, welche die aktuellen Technologien in der Informationsrecherche auf den weltweiten Netzen darstellen, zu meistern.

---

1) Die Anfragen stammen zu 60% aus der Schweiz, zu 20% aus Europa und zu 20% von ausserhalb Europa (Zahlen 2004).

2) Die ersten 30 Minuten sind kostenlos, anschliessend werden 20 Franken pro 15 Minuten Arbeitszeit verrechnet (Personen in Ausbildung bezahlen die Hälfte).

3) Zahlen gemäss «Statistik der Sektion öffentlichkeitsdienste», SLB, Dezember 2004.

4) Dies sind (Zahlen Dezember 2004):
- 2'651'261 Monografien;
- 9'742 periodische Schriften;
- 358'627 grafische Dokumente;
- 57'376 Musiknoten;
- 11'970 Mikroformen und CD-ROMs;
- 13'141 audiovisuelle Dokumente.

5) Das Schweizerische Literaturarchiv (SLA) wurde 1989 als Folge der Schenkung von Friedrich Dürrenmatt gegründet und 1991 in die Schweizerische Landesbibliothek integriert. Das SLA vereinigt Dokumente mit Bezug zur Literatur der vier Sprachregionen der Schweiz, der deutschen, der franzö-sischen, der italienischen und der romanischen, dies mit Schwerpunkt auf dem 20. Jahrhundert. Unter den 120 Nachlässen finden sich jene von Corinna Bille, Blaise Cendrars, Jacques Chessex, Albert Einstein, Hermann Hesse, Patricia Highsmith und Anne-Marie Schwarzenbach.

6) 5Die Graphische Sammlung der Schweizerischen Landesbibliothek umfasst eine grosse Sammlung an Druckgraphiken aus dem 17. bis 20. Jahrhundert, eine Fotosammlung mit Aufnahmen von der Daguerrotypie aus der Mitte des 19. Jahrhunderts bis zur Agenturaufnahme von heute, eine Ansichtskarten-sammlung und eine Plakatsammlung.

7) Was ist eigentlich ein virtueller Auskunftsdienst? Basierend auf der Technologie des World Wide Web und somit jedermann, überall und jederzeit zugänglich, enthält ein virtueller Auskunftsdienst in der Regel ein Linkverzeichnis, welches eine erste Recherche ermöglicht, und ein Anfrageformular, um die Recherche zu vertiefen. Der Benutzer erhält von der Bibliothek oder dem Betreiber des Informa-tionsdienstes per E-Mail eine Antwort auf seine Frage. Falls die Antwort nun von einer anderen Bibliothek - zum Beispiel weil diese in einem bestimmten Bereich spezialisiert ist - kommt, interessiert dies den Benutzer kaum, da für ihn lediglich wichtig ist, überhaupt eine Antwort auf seine Frage zu bekommen.

8) http://www.nb.admin.ch/swissinfodesk/indexd.html

9) http://www.nb.ch/

10) Zahlen 2000 des Bundesamtes für Statistik (BFS): http://www.bfs.admin.ch/

11) Dies ist eine Beobachtung, welche von den meisten Online-Auskunftsdiensten gemacht wird, wendet sich doch der Benutzer dann an einen Informationsdienst, wenn er selber keine Antwort auf seine Frage gefunden hat.

12) Text des Pressecommuniqués zu SwissInfoDesk:
Des questions sur la Suisse ? : SwissInfoDesk
SwissInfoDesk est un service offert par la Bibliothèque nationale suisse. Il facilite la recherche d'informations pertinentes sur la Suisse sur Internet. Il consiste en une liste thématique de liens en trois langues.
Les spécialistes de l'information de la Bibliothèque nationale suisse ont élaboré une liste de liens commentés sur la Suisse organisée par thème. La recherche se trouve facilitée grâce aux liens choisis. Les liens sont classés selon différents thèmes : géographie, économie, culture, langues, sport... et chaque site fait l'objet d'un commentaire bref.
Mis en service 2003 avec une version en anglais, SwissInfoDesk est maintenant disponible en allemand et en français.
En outre, le Centre d'Information Helvetica de la Bibliothèque nationale suisse répond en ligne à toute question sur la Suisse. Le formulaire électronique pour une demande de recherche se trouve sur la même page que SwissInfoDesk. Les demandes sont traitées dans un délai de 48 heures.
SwissInfoDesk: http://www.nb.admin.ch/swissinfodesk/indexd.html

13) In der Schweiz existieren gut 600 Bibliotheken (Universitäts- und Kantonsbibliotheken, öffentliche Bibliotheken etc.).

14) http://www.oclc.org/questionpoint/

15) http://www.oclc.org/

Cop. Jean-Philippe Accart, 2007.

(2005) - Catalogage du Web : c’est possible

2007-05-14T13:03:09+00:00

Archimag, mai 2005, n° 184, pp. 48-49

Les professionnels de l'information n'ont de cesse, avec des objectifs variés, de collecter, collationner, cataloguer les informations et les documents qui intéressent leurs publics afin de les proposer dans les catalogues ou bases de données en ligne, dans un portail ou sous forme de signets. Tous les supports de l'information sont concernés, des règles, normes et standards ont été établis afin de les décrire le plus précisément possible : la description bibliographique se décline ainsi différemment et de manière plus ou moins complexe qu'il s'agisse d'un ouvrage, d'un cédérom ou d'un enregistrement sonore. Qu'en est-il du Web ? Faut-il le cataloguer à l'instar des autres supports ? La réponse est oui, mais l'entreprise apparaît immense, coûteuse et incertaine tant les informations sont versatiles sur le Net. La Bibliothèque nationale de France donne [1] quelques chiffres révélateurs concernant les sites français :

- 250 000 sites publics enregistrés en .fr;
- 250 000 sites publics enregistrés en .com, .org, .edu, .net...;
- et 4 millions de sites personnels.

Les bibliothèques nationales ont plusieurs projets de catalogage systématique du Web [2], mais au vu du développement des ressources électroniques, de plus en plus de bibliothèques, services de documentation et d'archives les intègrent dans leurs catalogues.

Quelques questions préliminaires à se poser

Le catalogage du Web impose de se demander dès l'abord quelle ressource électronique est intéressante à sélectionner : est-ce un site Internet dans son ensemble ? Une page seulement ? Ou un document contenu dans le site (un rapport par exemple) ? Plusieurs critères sont déterminants et dépendent avant tout de la politique de catalogage mise en place : celle-ci est définie par rapport à la politique d'acquisition des documents dans son ensemble, du ou des publics à servir, des fonds à proposer et des moyens alloués. Même si un site Web n'a pas besoin d'être « acheté », son traitement (sélection, description, saisie de la notice) est quasiment le même qu'un document traditionnel. La bibliothèque municipale de Fresnes [3] catalogue les sites WEB en format Intermarc comme n'importe quelle
monographie : les catalogueurs utilisent essentiellement les zones de titre et de mention de responsabilité, ainsi que la zone de note où un
copier/coller de la page de présentation est fait. Les liens avec les autorités
Rameau et collectivité auteur répondent aux mêmes règles que pour les autres
documents.

Une autre question est de savoir où référencer le site Web : certaines bibliothèques l'intègrent directement dans leur catalogue en ligne au même titre qu'un autre document, d'autres choisissent de le répertorier dans leurs signets ou dans leur portail d'information. Différents formats sont alors possibles.

Différentes manières de cataloguer le Web : le choix d'un format de catalogage

L'adoption d'un format standard apparaît comme une solution raisonnable : quel format de description choisir ? Quels champs utiliser dans le format choisi ? Quelles données convient-il de rendre obligatoires ? Quelles règles de catalogage retenir ? Le catalogage au niveau complet des ressources électroniques implique la création d'une notice relativement longue. Il y a plusieurs champs fixes à remplir, souvent plusieurs titres, et plusieurs notes de format. Les formats Marc ou InterMarc proposent d'ajouter des champs :

Aide pour le catalogage des sites web avec le format Marc

008	Fixed field data	256	File characteristics	600	SU - Personal name
041	Language codes	260	Publication info	610	SU - Corporate name
100	Personal author	500	General public note	651	SU - Geographical
110	Corporate author	505	Contents note	690	SU CERES
245	Title	520	Abstract	700	Added author
246	Variant title	538	Technical details	710	Added corporate author

Certains logiciels proposent d'extraire les métadonnées d'un site Web pour créer une notice MARC en format court : c'est le cas de Connexion d'OCLC [4] ou de MARCit [5] de SagebrushLast. MARCEdit de l'Université de l'Orgeon [6] reprend même les informations fournies par les agences d'abonnement pour les revues électroniques ou par les fournisseurs d'ebooks. Le travail du catalogueur est ainsi grandement facilité.

Mais il existe d'autres formats utiles tels AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules) [7], LCRI 1.0 (Library of Congress Cataloguing Policy) [8] ou Dublin Core [9] ...

Selon les producteurs du site CISMEF (Catalogue et index des sites médicaux francophones) [10], le format Dublin Core semble être actuellement le plus utilisé, notamment par les sites institutionnels. Dans ce format, quinze « éléments » sont définis : Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date, Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage, Rights. Tous ne sont pas obligatoires et il est possible d'ajouter des éléments supplémentaires, pour des besoins spécifiques. CISMEF ajoute ainsi les éléments suivant : institution, ville, département, pays, coût, parrainage, public concerné. Ces éléments qui ne sont pas standards doivent être documentés. Des qualificateurs permettent aussi de préciser un élément de base. Dublin Core est interchangeable avec le format USMARC comme dans l'application CORC d'OCLC [11]. Le format Dublin Core présente ainsi l'avantage considérable d'une interopérabilité entre systèmes d'information.

Les éléments-clés de la description d'une ressource électronique : les normes actuelles

L'IFLA [12]a édité les normes concernant les documents électroniques, notamment en 1989 l'ISBD (CF) [13], puis en 1997 l'ISBD (ER) [14] et en 1997, l'AFNOR [15]a publié un fascicule : AFNOR FD Z 44-082 [16].

Bien qu'un document électronique puisse ressembler à certains types de publications imprimées (une monographie, une publication en série, un article ou un chapitre), les caractéristiques de celles-ci peuvent ne pas apparaître sous la forme électronique (par exemple, le volume, la pagination). Les références bibliographiques des documents électroniques doivent refléter leur identité, et non celle des succédanés du papier. Un document électronique induit un catalogage particulier :

- indication de la nature du document: [en ligne] ou [online];
- date de mise à jour: «mis à jour en...» ou «revu le...»;
- date de référence: [consulté le ] ou [référence du...];
- signalisation d'une partie d'un document électronique, par exemple, le nombre total de lignes, d'écrans, ce qui donne [35lignes] [environ 12écrans]. À indiquer: «mise à jour hebdomadaire» ou «chargement annuel»;
- disponibilité et accès: «Disponible sur Internet» ou «Disponible sur World Wide Web» ou «Available from Internet». L'ensemble sera suivi de l'adresse de l'ordinateur hôte, du nom du répertoire, du nom du fichier. Exemple: Disponible sur Internet: <http://www.adbs.fr/>.

Catalogage des documents électroniques

Les monographies en ligne

RESPONSABILITÉ PRINCIPALE. Titre de l'ouvrage [en ligne]. Mention d'édition si nécessaire. Lieu de publication : éditeur, date de publication, date de mise à jour ou de révision [date de la référence]. Disponibilité et accès.

Les extraits ou les contributions à des monographies

Il n'y a aucune différence avec les monographies imprimées. On introduira le « In » pour les contributions.

Les articles de périodiques électroniques

Là encore, il n'y a pas de différence notoire, si ce n'est qu'il faut suivre les références propres aux documents en ligne :

AUTEUR, Prénom. Titre de l'article. Titre du périodique [en ligne]. Année, vol., numéro, date de mise à jour ou de révision [date de consultation], localisation dans le document hôte. Disponible sur Internet : <...>.

Les messages électroniques

RESPONSABILITÉ PRINCIPALE. Titre du message. Titre du système de messagerie [en ligne]. Lieu de publication : éditeur, date de publication [date de la référence]. Localisation à l'intérieur du système de messagerie hôte. Disponibilité et accès.

Le catalogage d'un site Web présente donc un certain nombre d'avantages selon la norme et le format choisis. A l'heure où l'accès à l'information s'accroît, le fait de proposer des ressources supplémentaires organisées et pertinentes aux utilisateurs relève du rôle traditionnel des professionnels de l'information. La description bibliographique du Web permet de connaître à l'avance le type d'information présente et d'évaluer rapidement la qualité de l'information fournie.

[1] http://www.bnf.fr/, rubrique Professionnels, page Dépôt légal (chiffres au 31 déc. 2004).

[2] La question du catalogage pose également celle du dépôt légal du Web : en 1996 déjà, la Conférence des directeurs de bibliothèques nationales (CDNL) estimait qu'il était essentiel de répertorier et de conserver à perpétuité les publications électroniques, « faute de quoi le passé ne laisserait plus de traces, et les recherches antérieures ne pourraient plus être retrouvées, comprises ou reproduites comme il se doit, pour entretenir le cycle continu de l'expérimentation qui fait progresser la connaissance ». Cette préoccupation majeure voit l'éclosion de projets nationaux divers : la Bibliothèque nationale de France avec le Consortium international pour la préservation de la Toile (IIPC) lancé en 2003 ; la Bibliothèque nationale d'Australie avec le projet Pandora archive depuis 1996 les publications nationales en ligne ; la Bibliothèque royale de Suède avec le projet Kulturarw, lancé lui aussi en 1996, enregistre régulièrement le web pour sauvegarder automatiquement une copie de tous les sites suédois accessibles sans mot de passe ; la Bibliothèque nationale suisse, avec le projet e-Helvetica lancé en 2001, souhaite conserver à long terme les publications électroniques helvétiques (cédéroms, DVD, sites Internet). Ces initiatives qui montrent une réelle prise de conscience sont des initiatives publiques. Une fondation américaine, The Internet Archive, procède à la captation régulière - mais cependant aléatoire - de sites Internet du monde entier, soit à l'heure actuelle plus de 40 milliards de pages.

[3] http:// www.mairie-fresnes.fr/bibliotheque

[4] http://www.oclc.org/

[5] http://www.sagebrushcorp.com/tech/marcit.cfm

[6] http://oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/

[7] http://www.aacr2.org/

[8] http://www.loc.gov/catdir/cpso/lcri1_0.html

[9] http://dublincore.org/

[10] http://www.chu-rouen.fr/cismef/

[11] http://www.asso.univ-paris5.fr/auroc/corc.htm

[12] http://www.ifla.org/

[13] International Standard Bibliographic Description Computer Files (traduite par la BnF)

[14] International Standard Bibliographic Description for Electronic Resources

[15] http://www.afnor.fr/portail.asp

[16] "Documentation - Catalogage des ressources électroniques - Rédaction de la description bibliographique »

cop. JP Accart, 2007

(2005) - A question about Switzerland ? : SwissInfoDesk

2007-05-08T15:19:30+00:00

Proceedings World Library and Information Congress: 71st IFLA General Conference and Council, Oslo, Norway.

http://www.ifla.org/IV/ifla71/papers/030e_trans-Accart.pdf

(2004) - Les outils de revue de presse électronique: anticiper XML.

2007-04-03T16:44:03+00:00

Archimag, avril 2004, n° 173, pp. 35-37.

L’intégration des contenus de presse: une diffusion multipliée …

…avec l’Intranet: surveillance de la presse, articles en texte intégral, recherches sur les archives.

Le Service Presse Information Publications de Université de Genève ( http://www.unige.ch/presse/) réalise sur l’Intranet de l’université - avec accès réservé - une revue de presse en ligne Cont@ct accessible en ligne chaque matin à 11 heures depuis avril 2004: ciblée sur un public particulier (2200 enseignants, 1700 administratifs et plus largement quelque 15 000 étudiants), il s’agit d’articles généraux sur l'Université (son actualité, ses activités, ses membres qui s'expriment dans la presse) et sur le paysage universitaire suisse. Ils sont extraits des principaux journaux suisses en français et en allemand, soit une trentaine de titres. Avec ce service, la communauté universitaire genevoise est informée sur toutes les questions concernant l’enseignement et la politique fédérale en la matière. La diffusion, autrefois papier, est amplifiée et touche un plus grand nombre de personnes. Tous les articles sont archivés et un moteur de recherche interne permet de lancer une requête par date, par journal ou par mot-clé.

…avec l’Internet: plate-forme numérique d’information, panorama général ou personnalisé via les alertes.

FranceActuRégions ( http://www.franceacturegions.com) est un groupement d’intérêt économique qui propose une plate-forme numérique sur la presse quotidienne régionale élaborée en accord avec les sociétés éditrices. 16 quotidiens couvrant le territoire français (de Sud-Ouest à la Voix du Nord en passant par le Télégramme de Brest) sont dépouillés quotidiennement. L’accès est payant et le tarif est différent selon qu’il s’agit d’un abonnement personnel ou professionnel. Dans tous les cas, la détermination d’un profil d’utilisateur permet de bénéficier d’un service d’alerte, d’avoir un affichage par rubrique (politique, international, économie…), de consulter un historique de ses propres requêtes ou de bénéficier d’un service d’assistance téléphonique.

…avec un fils RSS:les weblogs ou la création de sommaires dynamiques.

Stéphane Cottin est l’animateur (ou le modérateur ou le web-administrateur) d’un weblog particulièrement dynamique, ServiceDoc.Info-Juriblog ( http://www.servicedoc.info). En quelques mots, ce weblog enregistre de manière automatique les nouvelles pages web créées, avec signalement et référencement au format XML. Le spectre choisi est large et prend en compte aussi bien des associations professionnelles telle l’ABF mais aussi le Journal officiel ou Harvard Weblogs. Juriblog est spécialisé dans l’actualité juridique – mais pas seulement, on y trouve par exemple la mention du « Livre blanc sur la gestion des connaissances » publié récemment - et indique les nouveautés de l’édition juridique, les analyses d’ouvrages, les nouveautés de certains sites sélectionnés… Un espace privé est proposé avec la possibilité de s’inscrire à la Lettre d’information hebdomadaire (gratuite).

… avec les Annuaires de signets: intégration de la presse dans l’Annuaire de signets, accès au dernier numéro et aux archives

Le Service Commun de Documentation de l’Université de Haute-Alsace propose à partir de son Annuaire de signets, une Rubrique Presse en ligne ( http://www.scd.uha.fr/presse_en_ligne.html). La dernière édition du quotidien choisi est en ligne gratuitement, un accès réservé à l’Intranet permet de rechercher dans les archives. Hormis la presse française (nationale, régionale et hebdomadaire), est accessible une sélection de la presse anglophone, allemande, italienne, espagnole et canadienne, soit une quarantaine de titres. Le Guide des sites de la Bibliothèque de Sciences-po ( http://www.sciences-po.fr/docum/sites/index.htm) est un autre exemple d’intégration de la presse dans l’Annuaire des signets: la presse en ligne est la première catégorie mentionnée (Rubrique Actualité et presse en ligne) et privilégie en cela les intérêts des enseignants et des étudiants. La sélection est très précise et propose des sites d’agences de presse (AFP, Reuters…), de moteurs de recherche de presse (Newstrawler), des dossiers de presse en ligne (La Documentation française)…

… avec une base de données Presse interne: références ou articles en texte intégral avec la GEIDE ; abonnements auprès de centrales de presse ou d’agences d’abonnements ; gestion avec un logiciel documentaire

Le centre de documentation du Conseil régional d’Alsace fait le choix de traiter sa documentation presse avec le logiciel Alexandrie et de créer ainsi sa propre base presse en interne consultable sur l’Intranet grâce au module Web-Alexandrie ; l’Intranet du Conseil régional est interrogé par 500 personnes que la variété des ressources offertes attire régulièrement. A partir de la rubrique Doc en Stock, la revue de presse est proposée selon trois périodicités (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) et avec plusieurs types de recherche (simple, avancée, par mots-clés dans l’ordre hiérarchique ou alphabétique). En cliquant sur « Revue de presse quotidienne », l’intégralité de la sélection du jour faite à partir de 30 quotidiens apparaît: il est possible d’effectuer une sélection personnalisée (grâce au « panier »), de l’imprimer ou de l’envoyer par e-mail sur sa propre boîte aux lettres ou celle d’un collègue. Le texte intégral des articles figure – grâce au module GEIDE-Alexandrie à gauche de l’écran, à côté des références de l’article.

… avec un agrégateur de presse: découpage, collage numériques ; fichier PDF…

Le Crédit agricole opte pour un produit - DIVA-PRESS - en vue d’offrir à la totalité des implantations du groupe (soit 2629 caisses locales et 35 000 administrateurs) une revue de presse numérique européenne. Les articles bien qu’issus de sources diverses sont présentés dans un format électronique identique et les aspects juridiques sont pris en charge par DIVA-PRESS. Selon divers utilisateurs sondés sur la performance du produit, plusieurs relèvent que « disposer - dès 6 heures du matin - d'une lecture rapide et intégrale de la presse professionnelle ainsi que des communiqués de presse de Companynews présente, pour l'ensemble de nos équipes, des avantages considérables: une information en temps réel et synthétique, la possibilité de mener une recherche en profondeur sur un sujet précis, le recours à un fonds documentaire de valeur agrémenté de tableaux de bord et d'infographies ». Ce type d’agrégateur donne donc des résultats positifs: accroissement de la fréquentation de l’Intranet, qualité de la revue de presse, contrôle du contenu. D’autres sociétés font le choix de cette solution telles Ernst & Young, Morgan Stanley, Accenture, Axa ou EDF.

Les aspects juridiques de la presse en ligne

Panorama de presse, résumé et archives d’articles de presse sur Intranet

Le panorama de presse doit obtenir un contrat d’autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC) et acquitter des droits d’auteur sous la forme d’une redevance moyenne révisée chaque année. Le calcul est fait en fonction du nombre d’articles. Si le panorama de presse est diffusé en Intranet, au calcul de la redevance sera ajouté le nombre de postes informatiques à partir desquels le panorama est accessible.

Cependant, le CFC limite ses autorisations:

à la liste des publications annexées au contrat ;
à un nombre maximum d’articles ;
à un seul exemplaire papier à partir du poste destinataire. La diffusion papier à partir de l’Intranet doit faire l’objet d’un contrat séparé.

Le contrat entre les différents partenaires

Ainsi, il n’est pas possible de diffuser sur Internet, Intranet, un panorama de presse sans autorisation du CFC. à cette fin, le CFC propose un contrat d’autorisation de reproduction et de représentation d’œuvres protégées spécifique pour le panorama de presse électronique diffusé sur Intranet en annexe duquel sont listées les publications dont le CFC gère les droits pour ces panoramas de presse. La notion de « courte citation » permet de reproduire des extraits d’articles à l’intérieur d’une étude personnelle. Ces citations doivent être suffisamment courtes pour permettre au lecteur de se reporter à l’œuvre originale, être justifiées par le caractère critique, polémique, informatif, pédagogique de l’étude, et mentionner la source et le nom de l’auteur de chaque article cité.

L’abonnement auprès d’un agrégateur de presse est avantageux dans la mesure où l’agrégateur gère lui-même les différents aspects juridiques de la presse en ligne.

L’offre actuelle de produits documentaires pour la presse en ligne

« Abondance de biens ne nuit pas », selon un vieux précepte populaire qui s’adapte parfaitement à la situation actuelle des technologies de l’information et de la communication. Celles-ci suivent une courbe ascendante en termes d’offres, de réponses aux besoins de clients de plus en plus exigeants, habitués qu’ils sont devenus à ce que la technologie propose ce qu’ils n’osent même pas rêver ou ce à quoi ils n’avaient pas pensé. Et ces technologies deviennent tout à coup indispensables à la vie quotidienne et professionnelle. La presse en ligne est un bon exemple tant l’information contenue dans un article de presse peut être proposée de manière différente (sous forme de référence, de résumé, d’hyperlien, de texte intégral, de synthèse de presse, de rubrique dans une liste de signets…) en utilisant toutes les présentations possibles offertes par le Web (Intranet, Internet, weblog...). La concurrence est rude entre documentalistes et fournisseurs d’information à la pointe des technologies. Il y a parfois une concordance des deux, quand le spécialiste du contenu rencontre l’expert en technologies. Cette variété de produits documentaires pour la presse en ligne est la preuve que le marché de la presse est un marché porteur, aussi bien dans une entreprise privée dont les décideurs ont besoin des informations de presse le matin sur leurs bureaux, que les administrateurs publics souhaitant connaître l’état de l’opinion. Une question se pose: si les technologies actuelles sont si performantes dans le traitement de l’information de presse – ce qui est véritablement le cas – à quoi sert un documentaliste? Pourquoi ne pas utiliser les services d’un agrégateur de presse à la place d’abonnements? La réponse paraît claire: il est nécessaire, pour le documentaliste, de connaître l’offre actuelle, de maîtriser les technologies et de proposer les plus adéquates. Le temps et l’agent économisés doivent servir à s’engager dans d’autres projets.

cop. JP Accart, 2007

(2004) - Les logiciels de signets partagés: veillez groupés.

2007-04-03T16:49:06+00:00

Archimag, 2004, n° 172, pp. 46-47.

L’utilité d’une bonne organisation et gestion des signets n’est plus à démontrer, que ce soit au niveau individuel et à plus forte raison quand il faut les partager : les signets font partie des outils proposés par le Web afin de faciliter la recherche d’information et de gagner du temps à partir d’une sélection qui doit être rigoureuse et pointer sur des sources fiables. Le problème se pose quand on change d’ordinateur (de la maison au bureau, ou lors de déplacements professionnels ou privés dans les cafés Internet notamment) ou lorsque le disque dur est endommagé : comment éviter de perdre les signets ? Comment retrouver à distance les signets qui sont utiles pour un travail à réaliser ? Hormis ces questions, celle de l’échange et du partage des liens entre collaborateurs est importante à l’heure où le travail collaboratif et les Intranets se développent. Que l’internaute ne se désespère pas, il existe des outils performants et faciles d’usage qui ont pour nom les signets (ou bookmarks) partagés.

Grâce à ces outils que l’on peut télécharger sur le Net tels Homere Bookmark, Bookmark Wizard, eChalk Account ou Favoritoo (mais il en existe beaucoup d’autres), il suffit généralement de lancer l’application, de s’inscrire et d’indiquer son mot de passe. Un compte personnel est alors ouvert et consultable, avec ouverture d’une fenêtre où sont stockés les signets sauvegardés. Lors de l’affichage des liens contenus dans un dossier, sont indiqués : l’adresse du site Web, le nom officiel du site, la catégorie de classement choisie, le ou les collaborateur(s) qui partage(nt) cette information. A chaque future connexion et de n’importe quel poste, ceux-ci sont récupérables à partir d’une page Web et peuvent être enregistrés dans des dossiers. Les formats propres aux navigateurs ne semblent pas avoir d’incidences sur la récupération des signets.

Il est fortement conseillé d’organiser (sous peine d’arriver à un listage trop important et où il n’est plus possible de retrouver l’objet de sa recherche) sa liste de signets par catégories et sous-catégories qui peuvent reprendre un classement déjà existant, que celui-ci soit physique (classeurs, dossiers) ou virtuel (sur un bureau virtuel). Nous verrons que cette catégorisation peut être fort utile lors de la mise en commun des signets avec des collaborateurs par exemple au sein d’un même service. Généralement, le logiciel de signets partagés reprend ou propose la mise en forme des dossiers tels qu’ils sont organisés sur les navigateurs, c’est-à-dire avec une arborescence qui montrent les dossiers principaux et secondaires.

Les possibilités d’un logiciel de signets partagés : l’exemple de eChalk Bookmarks ( http://www.lhric.org/web/echalk/)

Ouverture d’un compte personnel avec mot de passe,
Affichage d’un lien direct vers le logiciel de signets partagés sur la page du navigateur,
Détermination d’un profil personnalisé à l’aide mots-clés,
Création de dossiers afin de classer les liens,
Ajout et consultation de liens,
Echange avec des collaborateurs
Envoi d’Emails,
Récupération des liens sur une page Web personnelle

Chacun a sa propre manière de classer sa documentation, que celle-ci soit sur papier ou sur ordinateur. Les principes restent les mêmes, à savoir retrouver le plus court chemin vers ce que l’on recherche. La difficulté vient le plus souvent quand plusieurs personnes (dans une même équipe) sont censées utiliser les mêmes dossiers ou les mêmes sources d’information : comment alors faire en sorte que les intitulés soient les plus explicites possibles et que chacun puisse retrouver l’information souhaitée ? Comment réaliser de manière optimale ce partage ? Suite au choix d’un logiciel de signets partagés commun, le groupe décide dans un premier temps des intitulés à attribuer aux dossiers partagés de signets. L’exemple suivant peut être repris, car facile d’utilisation dans un premier temps en ce qui concerne la mise en commun de signets que l’on désire partager : un site sélectionné peut être classé selon une échelle différente selon qu’il est « à signaler », « peut être intéressant » « intéressant », « très intéressant », « incontournable ». Des mots-clés peuvent être ajoutés pour qualifier le site soit avec ses propres termes, soit à l’aide d’un outil ontologique tel OntoAnnotate. Le groupe décide ensuite des intitulés des dossiers les plus adéquats. Le travail de partage peut alors commencer.

Le logiciel peut, dans certains cas, faire la corrélation entre des dossiers personnels et des dossiers partagés afin d’échanger les liens entre une ou plusieurs catégorie(s) : sont affichés en noir et blanc les signets personnels et en grisé les signets des autres collaborateurs que le logiciel a classé dans la même catégorie. Si les utilisateurs ne souhaitent pas passer trop de temps à définir des catégories, un outil automatique est disponible : celui-ci classe alors les signets qui sont caractérisés par une couleur ou un signe pour montrer leur provenance. L’utilisateur est libre d’accepter ou non d’intégrer les nouveaux liens dans ses propres signets. Il est également possible d’effectuer une recherche sur l’ensemble des signets enregistrés par les collaborateurs. Lors de l’affichage des résultats de la recherche, les signets reçoivent une marque distinctive selon leur provenance. Certains logiciels de signets partagés proposent également d’inclure une fiche descriptive de la source signalée, ainsi qu’un commentaire qualitatif. D’autres réalisent un back-up qui réactualise automatiquement les modifications effectuées par plusieurs utilisateurs.

De signets personnels, on passe ainsi aux signets partagés. La méthode citée précédemment peut être reprise à l’échelle de l’entreprise et s’intègre alors dans une démarche globale de gestions des ressources. Généralement, les signets d’entreprise sont associés à un portail, à un Intranet où les informations sont classées par grandes catégories. Les signets partagés complètent l’annuaire interne, l’agenda, la messagerie, le journal interne… Les signets sont un outil supplémentaire offert aux membres d’un même secteur d’activité.

Un des intérêts majeurs d’utiliser, pour un groupe de personnes déterminé ou pour une entreprise, des signets partagés est la capitalisation des ressources. Celles-ci deviennent communes, tout en gardant la possibilité de les personnaliser. C’est également un outil de travail collaboratif (ou groupware), que l’on peut qualifier d’outil de production à distance. Enfin, c’est un outil de veille d’autant plus intéressant que la veille est réalisée par un groupe de personnes réunies par une communauté d’intérêts.

Sites Internet utiles :

http://www.ontoprise.de/products/ontoannotate : outil ontologique pour qualifier les signets.
http://www.mediaveille.com/outil/bookmark.htm : le site Médiaveille recense les outils permettant une gestion des signets partagés
http://www.w3.org/ : site du World Wide Web Consortium qui propose des solutions liées au Web.

cop. JP Accart, 2007

(2004) - Les banques de données en 2004: la génération Star Trek.

2007-04-03T16:46:44+00:00

Guide pratique : acquérir et exploiter ses bases de données en ligne. Archimag, 2004, juin.

Qu’est-ce qu’une banque de données en 2004 peut apporter par rapport aux informations trouvées sur Internet? Sont-elles encore utiles? Qu’y trouve-t-on? Ces questions peuvent apparaître incongrues à la majorité des professionnels de l’information dont des générations successives ont appris - et apprennent toujours - le bien fondé d’une information structurée et organisée. Un rapide sondage auprès d’étudiants ou même d’enseignants montre leur méconnaissance du sujet : les moteurs de recherche Google et Yahoo, notamment, sont pour eux les moyens de trouver l’information qu’ils souhaitent. Peu importe la pertinence ou la fiabilité des informations trouvées, le plus important étant d’arriver au plus vite à un résultat ; seuls les chercheurs et les scientifiques, pourtant les premiers utilisateurs d’Internet, ont compris l’intérêt des résultats apportés par une banque de données professionnelle à leurs recherches. En 2004, que peut-on dire sur les banques de données? Comment ont-elles évolué? Quel est leur futur?

La définition la plus simple du terme est qu’une banque de données est un entrepôt de données archivées. Un système de base de données permet, lui, d’accéder aux données entreposées. Si l’on applique cette définition à la lettre, il existe un grand nombre de banques de données : un serveur de mails, un document Word, une base de données relationnelles, un livre (mieux encore une encyclopédie)… Internet, pour sa part, peut être considéré comme un réseau complexe de bases de données hétérogènes.

Initialement, les banques de données n’étaient pas, bien sûr, électroniques. Quand les hommes ont eu besoin de conserver et d’archiver leurs connaissances, celles-ci étaient enregistrées sur des supports papier (le plus souvent un livre), puis retrouvées ensuite grâce à des systèmes complexes de classification, de catalogage, d’indexation mis en place par les bibliothécaires, les archivistes et les documentalistes. Aujourd’hui, quand on pense banque de données, cela inclut automatiquement l’idée de banque de données électroniques. Mais, papier ou électronique, la finalité était et reste la même.

Pourquoi les banques de données sont utiles? Les raisons sont nombreuses :

la mémoire humaine étant limitée, il est nécessaire de la conserver, pour la réutiliser ensuite.
le cerveau humain est lui-même limité et ne peut engranger que quelques éléments d’information à la fois. Une banque de données donne la possibilité de consulter rapidement un grand nombre de données éparses sur un sujet : celles-ci sont triées selon les critères de recherche émis au départ, puis rassemblées sous la forme adéquate (le plus souvent une liste de références). Leur réutilisation, leur mise en forme sont alors possibles.
elles permettent, à partir de données et de faits réunis et analysés par la machine, de faire des déductions, de récupérer les informations produites : c’est le cas, par exemple, du « textmining » qui va chercher dans les données entreposées celles qui se recoupent. La corrélation est rendue possible par le logiciel de recherche entre des données qui, a priori, n’ont rien à voir entre elles.

Il existe aujourd’hui un grand nombre de banques de données, hormis les banques de données bibliographiques. Il s’agit :

des banques de données relationnelles qui, grâce à un langage spécifique, SQL ou autre, mettent en relation certaines données entre elles dans une structure à deux dimensions ;
des banques de données objet : elles compensent les faiblesses des précédentes et permettent d’effectuer des équations de recherche plus complexes. Leur langage est le langage OSQL (object sql) ;
des banques OLAP (On-Line Analytical Processing Databases) qui analysent les informations. L’intelligence artificielle (IA) a permis leur développement ;
des banques de données spatiales pour les données géographiques (cartes, plans…) ;
des banques XML : dernières arrivées, elles utilisent le langage XML qui a une aptitude à traiter n’importe quel type de document, grâce à la spécification de définitions de type de document (DTD) adaptées. Le projet Xperanto d’IBM initie un mouvement qui va certainement aller en s’amplifiant : avec XQuery, langage d'interrogation basé sur XML pour permettre l'accès à tous les types de données, structurées comme non structurées, il est possible d’obtenir des sources de contenus tels des documents (feuilles Excel), des bases d'e-mails en plus des traditionnelles bases de données relationnelles. Cette approche fédératrice permet aux données de rester dans leurs formats d'origine et à leurs emplacements d'origine. La capacité à interroger des données dans ce format va devenir incontournable.

Très différentes les unes des autres, ces banques ont des usages et des usagers multiples, mais avec un point commun : elles contiennent toutes des données qui sont structurées et organisées. Leur développement a été rendu possible grâce notamment aux recherches de scientifiques, de chercheurs, d’informaticiens et de sociétés informatiques telle IBM qui développa le langage SQL. Certaines banques de données pénètrent peu à peu notre vie quotidienne sans même que nous nous en apercevions, notamment quand une recherche est effectuée sur un plan de ville pour trouver le plus court chemin d’un point à un autre. D’autres sont appelées banques de données distribuées ou fédératives : leur particularité est d’être interrogeables en une seule fois même si elles sont localisées sur des sites différents, ce qui est transparent pour l’utilisateur. D’autres banques de données se développent avec des applications importantes dans le domaine de la médecine et de la recherche scientifique : c’est le cas, par exemple, des banques de données scientifiques sur l’ADN, le génome humain ou le séquençage. Certains prévoient même la possibilité de répliquer digitalement un corps humain dans une base de données. Est-ce de la science-fiction ou est-ce pour demain? La génération Star Trek des banques de données est donc née.

Qu’est-ce qui caractérise une banque de données en 2004?

c’est une banque de données bibliographique.
elle contient du texte intégral.
son contenu est disponible en format HTML ou PDF.
elle propose des liens vers d’autres sources d’information.
sa couverture est d’au moins 25 ans.
elle donne la possibilité aux utilisateurs de télécharger ou d’imprimer des documents.
elle propose une aide en ligne.

Les banques de données bibliographiques subissent quant à elles de plein fouet les contraintes économiques qui touchent également les bibliothèques et les services de documentation. Les fournisseurs d’information, conscients de cet état de fait, proposent dorénavant des liens vers des sources d’information multiples, généralement vers du texte intégral d’articles de périodiques : c’est notamment le cas de ProQuest. La possibilité donnée de lier les références contenues dans une base de données avec du texte intégral présente une valeur ajoutée certaine. Les banques de données interconnectées représentent une voie pour le futur.

L’utilisateur averti et exigeant a besoin de beaucoup plus que ce que proposent les moteurs de recherche actuels, aussi puissants soient-ils. Et seules les banques de données bibliographiques, avec des références sélectionnées par des professionnels, peuvent répondre à cette exigence. Une tendance se dessine d’ailleurs dans les bibliothèques pour un retour vers les banques de données bibliographiques car elles fournissent des réponses hautement plus fiables qu’Internet actuellement. Il est donc nécessaire, sinon impératif, d’éduquer et d’orienter les utilisateurs vers ces sources d’information. Cela suppose de prendre en compte les différents besoins de catégories d’utilisateurs hétérogènes (du grand public à l’étudiant et au professeur) et d’adapter l’offre bibliothéconomique et documentaire en la matière.

cop. JP Accart, 2007

(2003) - Veillez et partagez vos connaissances

2007-04-03T16:51:39+00:00

Archimag, 2003, n° 160, pp. 32-34.

Une des difficultés majeures des métiers de l’information et qui touchent aussi bien documentalistes, bibliothécaires qu’archivistes est de savoir garder, gérer et partager les connaissances propres à l’intérieur des services. Il existe de nombreuses raisons à cela, la plus importante et non des moindres, étant de « gérer le quotidien » qui se traduit généralement par un flux journalier d’informations internes et externes à traiter, à quoi s’ajoutent les demandes des utilisateurs provenant de différents canaux, ou la gestion technique du service afin d’assurer son bon fonctionnement.
Dans ces conditions, comment trouver le temps d’améliorer le service, de réajuster l’offre des services et produits face à des utilisateurs de plus en plus exigeants, de se réapproprier l’information pour qu’elle soit utile aussi au service lui-même? Comment suivre les évolutions en cours qu’elles soient technologiques ou en terme de management? Quand on interroge les professionnels afin de savoir quelles sont leurs priorités au plan du travail, la majorité répond, à juste titre, que la gestion du quotidien ne leur assure que très peu de temps pour d’autres tâches, et encore moins pour réfléchir sur le métier et ses évolutions. Il existe cependant des méthodes inspirées de l’intelligence économique et du knowledge management qui permettent de mieux se recentrer sur le « cœur de métier », à savoir: tirer le meilleur parti des compétences et connaissances en matière bibliothéconomique, documentaire ou archivistique dans le but d’innover.

Introduire l’innovation dans la gestion au quotidien

Avant d’innover, il faut d’abord savoir sur quoi va porter l’innovation: les professionnels d’un service qui ressentent ce besoin - suivant en cela les demandes de leurs utilisateurs ou de leur direction - font le constat que le fonctionnement global nécessite d’être revu et réévalué. Cette évaluation est fondée sur celle des produits proposés, de la compétence du personnel, et de la satisfaction des utilisateurs. Elle a pour but d'orienter au mieux les activités du service. L’évaluation est à la fois quantitative (fréquentation, nombre de demandes, de consultations et de recherches documentaires, délais de réponse, taux de lecture des revues,…) et qualitative (information fournie, satisfaction des besoins, outils informatiques, ergonomie,…). Une telle étude va déboucher sur les forces et les faiblesses du service qu’il va s’agir alors de rééquilibrer: si un service consacre trop de temps et de moyens (humains, techniques ou financiers) dans le traitement de l’information au détriment des réponses aux utilisateurs (on peut comparer le nombre de références enregistrées sur une base de données, les horaires d’ouverture et le nombre de recherches documentaires fournies sur une certaine période de temps), il y a certainement un déséquilibre. Les compétences propres à chaque membre d’une équipe peuvent également faire l’objet d’une évaluation, afin qu’elles apparaissent mieux et qu’elles soient partagées.

Utiliser les méthodes d’un service qualité pour être plus efficace

Pourquoi alors ne pas appliquer à soi-même ce que l’on réalise pour son institution? c’est-à-dire dans un premier temps étudier l’environnement documentaire dans son propre champ d’intervention, voir comment d’autres services réalisent le même travail avec quels moyens et dans quels délais et s’ils sont plus performants: c’est appliquer en quelque sorte la méthode du benchmarking, qualifiée également d’efficacité documentaire. Le benchmarking est une technique d’évaluation de la performance. Elle consiste à mettre en comparaison de façon systématique les performances d’un service avec celles plus efficaces d'un autre service. Des données de toutes sortes, des informations, des renseignements étant indispensables au benchmarking, on peut considérer qu'elle est une des étapes de la veille concurrentielle.
La veille, ou intelligence économique, peut être considérée comme une approche intéressante: la veille est un système qui met en oeuvre des réseaux humains et technologiques. Une "culture veille"peut être mise en place dans le service en considérant ces deux aspects. Au centre des préoccupations de l’intelligence économique se trouve principalement l'information. Elle va consister en particulier à détecter des informations, des renseignements, au fur et à mesure de leur apparition et à les exploiter au mieux grâce. Que va-t-on étudier?:

les champs de l'information: pour trouver les bonnes informations, il faut déterminer et préciser ce que l'on cherche. Il faut sélectionner de façon méthodique un certain nombre d'orientations prioritaires,
les sources de l'information à surveiller: presse professionnelle, sites Web…,
les acteurs à impliquer, en l’occurrence les professionnels du service, mais également des utilisateurs, la direction, des professionnels d’autres services,
la transmission des résultats: sous forme de synthèses, papier ou électronique en utilisant l'Intranet par exemple.

Les services documentaires des écoles de commerce et de management en France, ainsi que des chambres de commerce et d’industrie, utilisent ces méthodes (benchmarking, intelligence économique). Afin de partager leurs expériences en la matière, ils sont réunis en réseau et se rencontrent régulièrement. C’est le cas dans d’autres domaines, la santé et la médecine, le social, l’urbanisme, l’environnement, l’audiovisuel… On peut alors parler de communautés de pratiques. L’ADBS développe depuis plusieurs années une organisation par secteurs thématiques très profitables aux adhérents: ces secteurs organisent des réunions, des journées d’études où s’échangent un grand nombre d’informations. Bibliothécaires et archivistes (au sein de l’ABF, de l’AAF ou d’autres réseaux) ont les mêmes préoccupations centrées sur des thèmes plus larges: bibliothèques de recherche, spécialisées, musicales… ; archives électroniques, records management…
Tout type de service a donc intérêt à déterminer avec précision ses champs de veille documentaire et chaque membre de l’équipe se voit ensuite confier un champ en particulier. La décision doit venir de chacun, afin qu’il s’approprie son propre champ d’étude et de veille selon ses intérêts. A lui de récupérer des informations par les moyens classiques (dans les revues, les actes de conférences, la littérature grise), ou technologiques (revue de presse ou profil documentaire électroniques), d’assister à des réunions, de visiter des services documentaires. Il analyse et fait la synthèse des éléments récoltés et régulièrement une réunion permet d’échanger les informations recueillies par la cellule de veille documentaire. Par cette méthode, chacun devient de plus en plus spécialisé et expert de son domaine. Cela peut s’appliquer à l’échelle d’un seul service, mais également en réseau. L’intérêt du travail en réseau est de multiplier les échanges et d’arriver à une meilleure unification et rentabilité du travail. De nombreux réseaux documentaires, par la veille qu’ils exercent, développent des méthodes de travail communes (catalogage, indexation, thésaurus), échangent leurs informations et leurs produits.

Améliorer les compétences internes

La responsabilisation de chacun est un facteur de dynamisme pour le service. Elle permet un meilleur investissement personnel dans le travail quotidien et repose sur la confiance. Le responsable du service a un rôle important à jouer en la matière, c’est lui qui impulse la politique documentaire et les orientations qui vont découler de la veille exercée. Il doit savoir déléguer des tâches ou des fonctions afin que chacun se sente impliqué dans l’action commune: l’évaluation du personnel permet d’attribuer des tâches en fonction des capacités et des compétences. Celles-ci doivent être constamment mises à jour: la veille est un excellent moyen, d’autant plus si elle est complétée par des formations continues.
L’objectif est d’arriver à travailler dans les meilleures conditions possibles, avec un environnement documentaire satisfaisant et ouvert sur l’avenir. Les utilisateurs seront les premiers bénéficiaires d’un service amélioré et qui cherche à innover.

Mieux positionner l’offre de service

Le travail ne s’arrête pas là: des réunions de synthèse vont découler des idées de changement et d’évolution, qui peuvent être mises en relation avec les souhaits exprimés par les utilisateurs ou la direction. Certains services ou produits demandent à être modifiés car ils ne correspondent plus aux attentes. Innover c’est également se rendre compte qu’il est temps de changer un produit ou un service. Dans les bibliothèques nord-américaines par exemple, avec l’arrivée d’Internet, les services de renseignement (ou de référence) ne rencontraient plus le succès: l’idée d’un service électronique de référence se développe de plus en plus et l’utilisateur se voit proposer une aide en ligne à sa recherche. Dans un autre domaine, certaines bibliothèques publiques en France - comme la Bibliothèque municipale de la Part-Dieu à Lyon - suivent dorénavant un classement thématique de leurs collections, un thème rassemblant dans un même secteur à la fois des ouvrages, des périodiques, des vidéogrammes, des cédéroms: les usagers ont ainsi à leur portée des supports d’information très différents et complémentaires, sans avoir à chercher les documents qui les intéressent dans tous les secteurs de la bibliothèque. Les services d’archives, quant à eux, s’orientent de plus en plus vers la diffusion électronique de leurs collections. Les centres de documentation optent souvent vers des produits ciblés d’information à destination de leurs utilisateurs et non plus des produits généralistes: revue de presse électronique envoyée par mail, profil personnalisée… Tous ces exemples montrent que l’innovation est présente partout dans le domaine de l’information, et que l'innovation repose sur des idées et des compétences documentaires.

De l’intelligence économique au knowledge management

Ces deux méthodes (l’IE et le KM) sont le prolongement l’une de l’autre et sont applicables aux services d’information. Comment? L’intelligence économique repère les informations stratégiques, les reformulent, les formalisent. En cela, elle constitue une aide à la décision et permet d’engager une démarche d’innovation. Elle repose en grande partie sur l’expertise. Le knowledge management fait la différence entre l’information nécessaire et utile, et les connaissances. L’information sert à nourrir la connaissance. Mais comment formaliser des connaissances? C’est une des questions essentielles qui se posent par rapport au knowledge management. Appliqués aux services documentaires, aux bibliothèques et aux archives, ce concept les fait entrer de plain pied dans « l’économie de la connaissance ». Le KM est en effet fondé sur le savoir humain, il met l’accent sur sa valeur et fait en sorte qu’il se développe. D’où l’importance de la formation continue tout au long de la vie qui est devenu un des leitmotivs de nos sociétés. Les services d’information sont le lien essentiel avec le monde de la recherche et de l’innovation, dans la mesure où ils collectent, stockent et distribuent le savoir et l’information. Ils prennent part directement à la recherche scientifique. Le KM peut être vu comme une manière de promouvoir les services d’information, de les faire se rapprocher dans un objectif commun. A titre d’exemple, il est intéressant de constater que de grands cabinets de consultants – tel PriceCowperHouse – ont intégré depuis quelques années le KM comme démarche stratégique: les services documentaires et d’archives collaborent avec un réseau d’experts de par le monde au travers d’un Intranet. Une base de connaissances sert à recenser leurs « best practices », c’est-à-dire les meilleures solutions trouvées par rapport à un problème donné, complétées par une série d’informations filtrées, analysées et synthétisées. Une entreprise située à Grenoble, la SOGREAH, est une entreprise de consultants qui travaille sur l’ingénierie de l'aménagement et de l'environnement, et produit des rapports techniques, des études prototypes. Elle possède douze agences sur le territoire français et dans le monde (Egypte, Thaïlande, Chine). Un véritable outil de conservation de sa mémoire et de ses différents savoir-faire depuis l’origine (c’est-à-dire 1913) est mis en place. Chaque étude réalisée fait l’objet d’une copie spécifique en vue de son archivage par la bibliothèque en plus du document type envoyé au client (celui-ci est une preuve juridique), puis une notice bibliographique est rédigée et enregistrée sur le logiciel documentaire Texto et mentionne les étapes du projet. Un Intranet a été mis en place depuis deux ans. Dans ce cas précis, les techniques documentaires et archivistiq
es ont été mises à contribution en utilisant la technologie actuelle de l'information.

Ces exemples montrent que les compétences des services d’information alliées à des réseaux d’experts et à des outils technologiques aboutissent à un système efficace de gestion des savoirs et d’information. Ils montrent également que, pour innover, les services d’information ont besoin de partager leurs expériences (au sein de leur institution ou de leur réseau), de les valoriser, mais surtout qu’ils ne peuvent plus travailler seuls, mais s’adjoindre des compétences extérieures ou s’intégrer dans un réseau de compétences existant. Leur avenir dépend de ces conditions.

En savoir plus

ACHARD P., BERNAT J.-P. L'intelligence économique: mode d'emploi. Paris: ADBS, 1998.
AKRICH M., CALLON M., LATOUR B. à quoi tient le succès des innovations. Gérer et Comprendre, n° 11 et 12, 1988.
DURAND T. L'alchimie de la compétence. Revue française de gestion, 2000, n° 127, p. 84-102.
JAKOBIAK F. L'intelligence économique en pratique. Paris: Organisation, 1998.
MISPELBLOM BEYER F. Au-delà de la qualité. Démarches qualité, conditions de travail et politiques du bonheur. Paris: Syros, 1999.
MOISDON J.C., WEIL B. Capitaliser les savoirs dans une organisation par projets. Le Journal de l'Ecole de Paris, 1998, n° 10, avril.
REYNE M. Le développement de l'entreprise par la veille technologique. Paris: Hermès, 1990.
Mc GREGOR D. La dimension humaine de l'entreprise. Paris: Gauthier Villars, 1971.
MARTINET B., MARTI Y.M. L'intelligence économique. Paris: Organisation, 1995.
TARONDEAU J.-C. Le management des savoirs. Paris: PUF, 1998.

Sitographie

http://www.strategic-road.com/annupro : l'annuaire des professionnels de la veille et du KM

http://www.kmactu.com : portail communautaire de la gestion des connaissances, du e-learning et du management des compétences....

http://www.i-km.com : la première communauté francophone et observatoire du KM. Liste d'échanges, i-communautés, co-organisation du KM Forum de Paris et initiatives pour le développement du KM sa pratique et son enseignement, les dynamiques collaboratives et l'intelligence collective.

cop. JP Accart, 2007

http://www.decisionnel.net: Information externe à l'entreprise, veille Stratégique sur Internet. Gestion des Connaissances - KM- Couplage KM et intelligence économique.

(2002) - Thésaurus: l’achat possible

2007-04-03T16:56:43+00:00

Archimag, 2002, n° 156, pp. 36-38

Vous devez organiser votre documentation, indexer les documents de votre fonds, penser à leur classement. Vos utilisateurs doivent pouvoir retrouver ce qu'ils recherchent dans un fonds documentaire multidisciplinaire ou spécialisé. Dois-je créer mon propre thésaurus ou m'inspirer d'un thésaurus existant ?. Question difficile car les thésaurus disponibles sur le marché sont le plus souvent des " produits-maison ", ou des thésaurus conçus par des institutions importantes, pouvant contenir plusieurs milliers de termes ne correspondant que partiellement à ce qui est recherché. Dans le cas des thésaurus spécialisés, ceux-ci sont très nombreux et le choix apparaît difficile.

Chaque structure documentaire est unique, et chaque utilisateur de cette structure est lui-même unique, avec des demandes particulières. La construction d'un thésaurus demande du temps et des moyens financiers: il fait appel à une technique particulière, il doit être réfléchi, avoir une hiérarchie rigoureuse, pouvoir être souple pour être mis à jour. Face à ces problèmes à résoudre, les documentalistes ont l'habitude, à juste raison, de se tourner vers le réseau professionnel et adopte souvent les mêmes règles: il peut en être de même pour le thésaurus. Si le thésaurus est adopté par un réseau documentaire ayant une même thématique, les avantages sont alors multiples au niveau des échanges et de la coopération: grâce à un thésaurus commun, l'indexation peut, par exemple, être partagée; la recherche documentaire est facilitée et l'accès à des fonds divers mais complémentaires est rendu possible.

Difficile de revenir en arrière

Une autre solution passe par le choix du langage documentaire le plus proche des besoins exprimés: l'offre en matière de thésaurus est large, mais demande une étude approfondie car une fois le choix effectué, il est difficile de revenir en arrière. Si le fonds documentaire est pluridisciplinaire, il existe des solutions " généralistes ": certains grands langages documentaires dits " encyclopédiques " comme le thésaurus de l'UNESCO peuvent être pris comme modèle de référence. Si le fonds est spécialisé, la difficulté réside dans le choix du " bon " thésaurus car l'offre est très diversifiée.

Afin de voir s'il existe un ou des thésaurus dans le domaine recherché, le moyen le plus simple est de savoir s'il est en vente. La banque de données commerciale française Electre (sur 36 17 Electre et sur abonnement www.electre.com) propose un peu plus d'une soixantaine de thésaurus en vente dans de nombreux domaines: histoire, management, architecture, médecine, urbanisme, image... Le problème est qu'il faut acquérir le thésaurus avant de pouvoir le consulter et voir ainsi s'il correspond à ce que est recherché. Une possibilité est de s'adresser à un centre de documentation du même domaine afin de prendre conseil.

Des thésaurus sur Internet

A l'heure d'Internet, un certain nombre de thésaurus sont présents sur ce média; il est possible de les consulter directement en ligne, parfois de les télédécharger (gratuitement ou non): l'offre est cependant le plus souvent en anglais et pose donc quelques problèmes de traduction de termes. Mais les thésaurus en langue française se développent sur la Toile. Le site de la Bibliothèque nationale du Canada ( www.nlc-bnc.ca) propose des recueils de thésaurus classés par catégories (généralités; philosophie et psychologie; art; littérature; géographie et histoire). Le site de l'URFIST de Lyon signale une liste de thésaurus en ligne ( http://urfist.univ-lyon1.fr/gratuits/content36.html). D'autres sites (anglophones) possèdent des liens vers des thésaurus:

La construction d'un " thésaurus-maison " peut être d'un coût élevé (temps passé notamment). Les thésaurus en vente ont des tarifs très différents suivants l'organisme producteur, sa taille... Un certain nombre sont consultables sur Internet, mais ne peuvent être télédéchargés, à moins de signer un accord avec l'éditeur. Les prix sont donc variables: aux alentours de 75 euros jusqu'à 685 euros pour le thésaurus Delphes (sur disquette avec intégration dans la base de données interne). Ce coût doit donc être prévu et inclus dans un budget documentaire.

Quelques exemples de thésaurus

Il existe des thésaurus incontournables à l'heure actuelle: de par l'institution qui les produit, de par leur thématique très générale. S'inspirer de ces thésaurus est une possibilité offerte à tout professionnel. Il peut adopter une partie du thésaurus choisi et construire son propre thésaurus à partir d'une base solide.

Le thésaurus de l'UNESCO

Producteur: l'UNESCO est l'organisation des Nations-Unies pour l'éducation, les sciences et la culture.
Date de création: 1977, avec une deuxième édition en 1995.
Domaines couverts: éducation, sciences, culture, sciences humaines et sociales, information et communication, droit, économie et politique
Langues: Français-Anglais-Espagnol
Diffuseur: l'UNESCO. Version papier (en vente à la librairie de l'Unesco, place de Fontenoy, 75007, Paris); en ligne; sur cédéroms (incluant les bases de données de l'Unesco); sur Internet ( www.ulcc.ac.uk/unesco/)
Avantages: l'intérêt majeur de ce thésaurus est qu'il propose des descripteurs dans plusieurs langues et qu'il est multidisciplinaire. Il inclut également les noms de pays, ainsi que les groupes linguistiques ou ethniques.
Inconvénients: ils découlent des avantages décrits. C'est un thésaurus très complet, mais très lourd à manier, avec plusieurs milliers de termes.

Le thésaurus ERIC

Producteur: National Library of Education (Etats-Unis)
Date de création: 1966
Domaines couverts: sciences de l'éducation, sciences humaines
Langue: Anglais
Diffuseur: interrogeable en ligne à partir de: http://searcheric.org
Avantages: le thésaurus ERIC est constitué de plus de 10 000 termes et de plus de 66 000 relations entre eux. C'est un des plus complet dans le domaine de l'éducation. ERIC (Educational Resources Information Center) est une base de données produite par la National Library of Education. Le thésaurus ERIC sert à indexer les documents de la base de données ERIC.
Inconvénients: il couvre une réalité américaine; les indexeurs français ont parfois du mal à trouver les équivalences en français.

Le thésaurus MOTBIS

Producteur: Centre national de documentation pédagogique (Paris)
Domaine couvert: sciences de l'éducation
Langue: Français
Diffuseur: Centre national de documentation pédagogique (Paris)
Avantages: très complet avec plus de 9000 termes, le thésaurus MOTBIS est utilisé dans la plupart des bibliothèques et centre de documentation dépendant de l'Education nationale, ainsi que dans les Universités, le CNDP et les CRDP. Ils sert également à indexer le site du Centre national de documentation pédagogique Educasource ( www.educasource.education.fr). MOTBIS (version 3.1) est consultable sur: http://www2.ac-rennes.fr/barde/HTML/SuperDoc/ motbis31/motbis31.htm
Inconvénients: la version papier compte quatre volumes. Il est donc très complet, mais également difficile à adopter dans son ensemble pour une petite structure documentaire.

Le thésaurus Delphes

Producteur: Chambre de commerce et d'industrie de Paris (CCIP)
Date de création: 1980
Langue: Français
Domaines couverts: économie, monde de l'entreprise, de la finance et des marchés d'exportation français et internationaux
Diffuseur: la société Indexpresse à Grenoble diffuse le cédérom Delphes, base de données économique (Archives Delphes 1980-1996). Contact: delphes@indepresse.fr Le thésaurus est intégré au cédérom. Le thésaurus Delphes (dernière mise à jour version 2000) est consultable en ligne sur: www.infomediatheque.ccip.fr/ccipdie/ produits/thesaurus.htm
Avantages: Delphes est un des thésaurus les plus connus et les plus utilisés dans le domaine économique par les centres de documentation des chambres de commerce françaises. Le nombre de descripteurs est de 5371 termes auxquels s'ajoutent 485 termes géographiques.
Inconvénients: la gestion de cet outil est nécessairement lourde pour un centre documentaire traitant, par exemple, une seule branche industrielle dont la production est destinée à un marché spécifique.
Autres thésaurus à signaler dans le domaine de l'économie: le thésaurus de la Commission des opérations de bourses (COB); des renseignements utiles sont donnés sur le domaine financier par les signets de la Bibliothèque nationale de France ( www.bnf.fr), le site du ministère des Finances ( www.finances.gouv.fr)

Le thésaurus MeSH (Medical Subject Headings)

Producteur: National Library of Medicine (Etats-Unis)
Date de création: 1966
Domaines couverts: médecine, biologie, santé
Langues: Anglais avec une traduction française
Diffuseur: la traduction française (F-MeSH) est diffusée par l'INSERM (Institut national de la santé et de la recherche médicale - www.inserm.fr). La version américaine (4 volumes) peut être commandée par l'intermédiaire d'un libraire.
Avantages: le MeSH, thésaurus de la base de données américaine Medline (plus de 10 millions de références) est le thésaurus de référence en médecine, avec plus de 20742 descripteurs. Servant à indexer plus de 4300 revues médicales internationales, il est utilisé pour la recherche documentaire dans la majorité des bibliothèques et centres de documentation spécialisés en médecine de par le monde. De nombreux sites internet médicaux sont indexés avec le MeSH. Sur le site de l'Inserm, vous pouvez rechercher un terme dans la base de données du vocabulaire ou dans les index ou le thésaurus bilingue pour:
- voir les informations et les relations concernant ce terme ou le situer dans son environnement hiérarchique,
- rechercher directement les références bibliographiques correspondantes sur la base PubMed,
- Vous pouvez aussi consulter les modifications du MeSH 2002 (termes nouveaux, modifiés ou supprimés) et les listes de descripteurs particuliers
Inconvénients: sa structure complexe nécessite un apprentissage sérieux et de nombreux utilisateurs peuvent être déconcertés. Vous pouvez consulter le thésaurus MeSH français / anglais sur le site de l'Inserm mais en aucun cas le télécharger. Pour cela, il faut en faire la demande et signer un contrat ou une convention de concession de droit d'utilisation auprès de l'Inserm.

Le thésaurus de l'Architecture

Producteur: direction de l'Architecture et du patrimoine - ministère de la Culture (France)
Domaines couverts: art, architecture, patrimoine
Langues: Français
Diffuseur: le thésaurus de l'Architecture permet d'interroger cinq bases de données à partir du site www.culture.gouv.fr (Mérimée, Palissy, Archidoc, Mémoire, Thésaurus). Chaque base peut être interrogée indépendamment.
Avantages: le thésaurus de l'architecture développe sous une forme méthodique les 1135 termes utiles à la dénomination des oeuvres architecturales. Ces termes permettent l'indexation des ensembles, édifices et édicules, analysés dans la base de données sur le patrimoine français, la base nationale Mérimée. L'organisation propre au thésaurus permet ainsi de situer chaque terme dans une hiérarchie dont les entrées principales sont classées selon des catégories fonctionnelles liées à l'usage religieux, funéraire, industriel, etc. Il comporte en outre tous les renvois nécessaires, des définitions sommaires, des notes d'utilisation
Inconvénients: si la plupart des thésaurus exposés ici comportent plusieurs milliers de termes, celui-ci semble parfois trop restreint par rapport à la thématique développée.
Autres thésaurus à signaler en art et en architecture: Art and Architecture Thesaurus (AAT); Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN) interrogeables sur le site: href="http://www.getty.edu/research/tools/vocabulary/tgn/about.html" target="_blank">http://www.getty.edu/research/ tools/vocabulary/tgn/about.html

Le thésaurus de l'Eau

Producteur: ministère de l'Aménagement du territoire et de l'environnement - Office international de l'eau (France)
Domaines couverts: environnement, eau
Langue: multilingue, Français-Anglais-Espagnol
Diffuseur: sur papier en 3 volumes (53.36 euros) ou en format électronique pdf (106,71 euros) à partir du site: http://www.oieau.fr/thesaurus.htm. Contact: eaudoc@oieau.fr
Avantages: thésaurus complet, présentant l'avantage d'être multilingue
Inconvénients: la mise à jour du thésaurus peut être un inconvénient à signaler.
Autres thésaurus dans le domaine de l'eau et de l'environnement à signaler: GEMET (General Multilingual Environmental Thesaurus) en 15 langues produit par l'Agence européenne de l'environnement, consultable sur: http://www.mu.niedersachsen.de/ cds/etc-cds_neu/ library/Gemet.pdf ; ASFA (Aquatic sciences and aquatic abstracts) produit par Cambridge Scientific Abstracts et la FAO (Food and Agriculture Organisation) sur : http://www4.fao.org/asfa/asfa_fr.htm; le thésaurus francophone du développement durable, produit par l'Ecole nationale supérieure des mines de Saint-Etienne sur: http://www.agora21.org/relief/frame2.html

Quelques références indispensables

AITCHINSON J., GILCHRIST A. Construire un thésaurus: manuel pratique. Paris: ADBS, 1992.
AMAR M. Les fondements théoriques de l'indexation: une approche linguistique. Paris: ADBS, 2000.
BLANQUET M.-F. Intérêt pédagogique de l'apprentissage des langages documentaires. Paris: CNDP, 2001. [consulté le 25 avril 2001]. Disponible sur Internet: http://savoirscdi.cndp.fr/CulturePro/ actualisation/linguistique/blanquet.htm, 5 p.
DEGEZ D. Notice Thésaurus. In Dictionnaire de l'information et de la documentation. Paris: Nathan, 1997. pp. 577-579 .
MANIEZ J. Actualité des langages documentaires. Les fondements théoriques de la recherche d'information. Paris: ADBS, 2002.
VAN SLYPE G. Les langages d'indexation: conception, construction et utilisation dans les systèmes documentaires. Paris: Editions d'Organisation, 1986.
Règles d'établissement des thésaurus monolingues, NF Z 47-100, 101, 103; ISO 2788.
Pour les thésaurus multilingues: ISO 5964.

cop. JP Accart, 2007

(2002) - DSI, l’information profilée

2007-04-03T16:54:11+00:00

Archimag, 2002, n° 155, pp. 32-35.

Etre au plus près des attentes et besoins de ses utilisateurs, les anticiper, étudier l'environnement de l'institution et de l'entreprise, proposer des thèmes de recherche actuels, faire de la prospective: tels sont les enjeux de la diffusion sélective de l'information (DSI).

La DSI prend plusieurs appellations: les plus parlantes sont certainement " profil documentaire " ou " profil personnalisé " ou " profil de recherche ", mais l'on trouve aussi des termes ou expressions tels que " alerte " et " repérage de l'information pertinente ". La technologie ajoute ses propres termes dont le plus usité aujourd'hui est " technologie push ". En allant plus loin, une DSI efficace est un " outil de veille " irremplaçable, très utilisée par les veilleurs d'information. Les anglo-saxons emploient une infinité de termes pour la désigner: " current awareness "; " updates "; " alert "; " interests area "; " watch " et " information watch service" concernent plus particulièrement la veille (notion traduite par " business intelligence "). Mais, en premier lieu, il s'agit de définir précisément ce qu'est la DSI, à quoi elle sert. Puis en second lieu, de donner des méthodes et des exemples qui vont servir le professionnel de l'information dans la mise en place d'un service efficace et utile.

La diffusion sélective de l'information permet d'alerter les utilisateurs de la parution récente de documents, d'informations rentrant dans leurs domaines d'intérêts et d'être ainsi au courant de l'actualité. La DSI est une mise à jour perpétuelle des connaissances d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs. Cette mise à jour est réalisée grâce à l'envoi régulier des références les plus récentes. On distingue donc deux types de diffusion sélective d'information:

l'une correspond à la fourniture de références bibliographiques répondant au profil d'un seul utilisateur: la diffusion est alors strictement " individuelle ", on parle de " profil personnalisé "
l'autre correspond à la fourniture de listes bibliographiques plus larges répondant au profil d'intérêt d'un groupe homogène d'utilisateurs. C'est un " profil de groupe " qui se traduit généralement par une proposition de différents " profils standards ".

Références, résumés ou textes intégral

Ces deux types de DSI ont cependant la même méthode d'élaboration et de création. Comment se présente-t-elle ?
Elle prend le plus souvent la forme d'une liste de références, ou de résumés indicatifs de documents récemment parus, parmi lesquels ne sont sélectionnés que ceux correspondant strictement au domaine d'intérêt (ou " profil " du demandeur). Elle peut concerner également les brevets. Sa périodicité régulière (hebdomadaire ou mensuelle) est une de ses caractéristiques fortes. Hormis les références ou les résumés, le documentaliste peut choisir d'envoyer directement à l'utilisateur le texte intégral d'un document qui répond exactement au profil qui a été créé.

Ici, maintenant ou jamais

La DSI est un produit documentaire élaboré qui offre une réelle valeur ajoutée par rapport à une bibliographie simple ou à un bulletin documentaire: elle correspond à la mise en œuvre d'une stratégie de recherche approfondie, testée, et bénéficie dorénavant des moyens technologiques tels Internet, les banques de données professionnelles ou les logiciels documentaires. Elle est considérée comme un des " produits-phares " en information-documentation, car elle met en concordance des besoins d'information pointus (de la part de l'utilisateur), des techniques documentaires (la connaissance des sources pertinentes et du domaine, la recherche d'information, la veille) et des compétences documentaires (celles du professionnel de l'information). S'il fallait appliquer une devise à ce produit documentaire, elle pourrait être " ici, maintenant ou jamais " tant celle-ci correspond à une demande " avancée " de recherche d'information immédiate. Pertinence et actualité sont les maîtres-mots de la DSI. Une connaissance approfondie du domaine d'investigation est nécessaire sinon impérative da la part du professionnel, alliée à l'établissement d'un réel dialogue avec l'utilisateur afin de bien comprendre ses attentes.
Il faut insister sur le fait que la DSI n'est pas un produit documentaire courant, les documentalistes ou les bibliothécaires ne la réalisant pas systématiquement pour des raisons de temps et de moyens. Les domaines où la DSI est le plus souvent fournie aux utilisateurs sont la recherche scientifique, la médecine, l'industrie, l'économie ou les finances, c'est-à-dire des secteurs où l'anticipation, la connaissance de l'environnement sont essentiels. Elle ne concerne donc pas tous les secteurs. Certains professionnels de l'information peuvent la proposer à leurs utilisateurs, dans le secteur non-marchand en particulier (l'administration d'Etat ou territoriale; l'éducation; la culture): ils offrent généralement des bulletins et panoramas de presse le plus souvent destinés à une utilisation large au sein de l'institution, mais la mise en place d'une veille sous forme de profils présente l'avantage de mieux renseigner les décideurs publics sur les évolutions de la société et les attentes du public.

Plusieurs moyens à sa portée

Le professionnel de l'information a plusieurs moyens à sa portée pour mettre en place une DSI efficace, le plus courant étant l'utilisation des ressources documentaires internes du service. Il s'appuie sur les documents reçus les plus récents saisis dans la base de données interne (références ou texte intégral numérisé; sommaires de revues papier ou numérisé). Les logiciels documentaires actuels intègrent le plus souvent un module de DSI (c'est le cas du logiciel Alexandrie de la société GB Concept) qui permet d'effectuer des recherches sur les dernières références saisies à partir des centres d'intérêts des utilisateurs. Couplé avec le module Web et le module GEIDE, l'utilisateur reçoit de manière électronique des références, mais également le texte intégral d'un document.

S'il est abonné à des produits bibliographiques, le professionnel peut également exploiter les possibilités fournies par certaines banques de données bibliographiques sur cédéroms ou sur disquettes: un des meilleurs exemples de profils personnalisables proposés par une banque de données est celui présenté par les Current Contents de l'Institute for Scientific Information (ISI), soit 16000 périodiques indexés représentant huit disciplines (de l'agriculture aux sciences, de la médecine à l'art et aux sciences humaines). Une fois enregistré, le profil est édité automatiquement selon la périodicité souhaitée et envoyé soit sur papier, sur disquette ou par messagerie.

Selon la formule choisie, les références issues du profil sont intégrées dans le logiciel bibliographique de l'utilisateur (tels Reference Manager ou Endnote) qui constitue ainsi sa base de données personnelle.

Enfin, il ne faut pas oublier les services offerts par les agences d'abonnements qui, pour la plupart, numérisent les sommaires des revues et se révèlent être une source d'information intéressante pour compléter des recherches ou des profils.

Termes choisis

Cependant, la DSI n'est réellement opérationnelle et utile que si certaines règles sont appliquées.
Le demandeur qui souhaite recevoir ce produit a besoin d'une information actualisée pour différentes raisons, le plus souvent parce que, spécialiste d'un domaine, il n'a pas tous les moyens (matériels et techniques), ni le temps nécessaire pour réaliser ce travail. Il va donc déléguer cette tâche au professionnel.
La réalisation d'un " profil documentaire " suit, en premier lieu, les règles de toute recherche documentaire: le passage du langage naturel - celui de l'utilisateur - à la définition des concepts-clés de sa recherche se fait avec l'aide du professionnel. Les termes choisis -auparavant clairement définis et compris, parfois à l'aide de dictionnaires spécialisés - sont issus du thésaurus employé pour toute autre recherche documentaire courante. Il est en effet essentiel d'utiliser cet outil de référence, le thésaurus, qui structure un domaine de connaissances. Les résultats de la recherche n'en sont que plus sûrs. Une fois les descripteurs choisis, il faut les associer avec les opérateurs booléens ET, OU, SAUF, les opérateurs d'adjacence ADJ ou NEAR, ceci afin de créer une ou plusieurs équations de recherche. Aux concepts retenus s'ajoutent des critères complémentaires afin de préciser la recherche: langue, type de documents souhaités, pays... Ces équations définissent le ou les centres d'intérêts de l'utilisateur et sont plus ou moins complexes: elles associent des notions entre elles ou permettent de réaliser une recherche sur un auteur en particulier (concernant ses dernières publications) ou encore de récupérer le sommaire d'une revue à paraître (c'est le cas, notamment, d'un certain nombre de revues en ligne qui proposent un service d'alerte).

En second lieu, ces différentes équations sont testées sur la banque de données interne ou externe, et les résultats évalués en fonction de leur pertinence par rapports aux sujets de départ. L'équation est modifiée si les résultats ne sont pas valables. Une fois définitivement établie, celle-ci est enregistrée dans le système. Selon la périodicité voulue (hebdomadaire ou mensuelle), la recherche s'enclenche automatiquement grâce au module DSI du logiciel documentaire ou du système auprès duquel un abonnement a été pris.

Exemple fictif d'un profil personnalisé à partir d'une recherche sur " la commercialisation des farines animales ".

L'équation de recherche avec descripteurs d'un thésaurus sur l'agriculture est la suivante:

Farine ADJ animale ET (prix OU politique des prix OU demande OU commercialisation)

Réponse fournie:

Farine animale
Prix
Politique des prix
Demande
Commercialisation

60 notices comportent ce descripteur
68 notices
10 notices
10 notices
58 notices

Le croisement de ces descripteurs donne 15 notices répondant à l'équation de recherche.

Des sources officielles

Jusqu'à présent, un certain nombre de possibilités ont été montrées concernant la mise en place de la DSI. L'accès aux banques de données professionnelles et à Internet offrent des choix supplémentaires au professionnel: il faut cependant être attentif à l'institution ou à l'organisme producteurs et porter son choix vers des sources officielles (instituts, bibliothèques, universités). Quelques grands organismes producteurs de banques de données ont des offres de service payantes " orientées utilisateurs ":

l'INIST ( www.inist.fr) procurent ainsi, à partir des bases PASCAL et FRANCIS, des bibliographies et des profils personnalisées, des analyses statistiques, des synthèses, issus de son fonds pluridisciplinaire qui comporte ouvrages, revues et littérature grise,
la British Library ( www.bl.uk/services/current.html) effectue, à la demande, une veille sur les sommaires de ses 20 000 titres de périodiques courants, les actes de congrès, les brevets...
BOPCAS ( www.bopcas.soton.ac.uk) permet de rechercher de la littérature grise officielle britannique, soit 23 800 références depuis 1995,
La bibliothèque de l'Université de Loughborough ( www.lboro.ac.uk/library/aware/) a une offre complète en matière d'alerte sur les nouvelles parutions, articles de revues, conférences, brevets et normes. La bibliothèque de l'Université de Leicester ( www.le.ac.uk.library/sources/subject5/ebm.htm) présente une offre spécialisée en médecine,
Zetoc ( http://zetoc.mimas.ac.uk) permet d'exercer une veille régulière concernant la norme Dublin Core pour les métadonnées

Ce ne sont que quelques exemples, mais les produits proposés, en l'occurrence des profils personnalisés, présentent l'intérêt d'avoir été conçus par des professionnels pour des professionnels, ce qui est un gage de sérieux et de pertinence. Un exemple significatif est celui de la Bibliothèque nationale de France qui souhaite enrichir son offre documentaire par des profils.
A côté des profils personnalisés, on peut également trouver des listes de profils standards déclinés sous la forme d'une liste de thèmes. L'utilisateur ou le documentaliste doivent suivre la procédure d'abonnement.

La DSI évolue<
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Avec Internet, la DSI évolue et se décline selon le type de document en ligne présenté. Nous avons vu que généralement les résultats d'un profil se présentent sous la forme d'une liste de références bibliographiques, de résumés, de sommaires de revues, de brevets ou du texte intégral de documents. Des périodiques scientifiques proposent des " alertes " tel le British Medical Journal (BMJ) qui, chaque semaine, en plus d'un accès gratuit sur Internet, offre quatre formes d'alerte à partir du numéro en cours: sommaire; choix du rédacteur; choix d'articles commentés (press release) par l'auteur; choix d'articles qui correspondent à des centres d'intérêt particuliers. Dans le domaine médical, chaque pathologie possède maintenant son ou ses propre(s) site(s) créé(s) par une association, un particulier...et qui présentent des résultats scientifiques. Leur consultation régulière est une forme de veille, la précaution à prendre étant de vérifier que ces résultats soient tous validés scientifiquement.
Le domaine scientifique n'est pas le seul représenté. L'offre sur Internet étant très importante, le mieux est de rechercher les périodiques électroniques correspondant à ses propres domaines d'intérêt. EMERALD ( www.emeralinsight.com) est un fournisseur britannique de revues en ligne. Son catalogue est très riche et très diversifié par les thèmes abordés - économie, marketing, santé, management. Emeral E-mail Services permet de recevoir dans sa boîte aux lettre électronique des alertes et des updates. De nombreuses universités (anglo-saxonnes notamment) ont signé des licences d'agrément avec EMERALD.

Push on-line et push off-line

Enfin, la DSI bénéficie de la " technologie push ": elle est utilisée pour obtenir des informations ciblées selon une périodicité adaptée aux besoins de l'utilisateur. Ce sont essentiellement des logiciels de veille sur Internet qualifiés d'agents de veille. Il existe deux types d'agents " push ": les agents "push on-line" (My Yahoo!, My Newspage, My Excite, My AltaVista, Net.Portal) qui fonctionnent en ligne sans installer de logiciels spécifiques et auprès desquels il faut enregistrer son profil utilisateur; les informations arrivent sous format d'une page de sommaire personnelle (les rubriques sont très larges); et les agents "push off-line" qui sont des logiciels clients avec définition d'un profil et téléchargement automatique des informations (PointCast, Marimba, BackWeb, ...).

La DSI a donc fortement évolué et s'appuie de plus en plus sur la technologie: produit-phare des professionnels de l'information, ceux-ci se voient concurrencer sur leur propre terrain, l'information et sa diffusion. Le meilleur conseil à donner est de suivre ces évolutions technologiques, de comparer les produits et d'adopter ceux qui sont les mieux adaptés aux profils souhaités. Mais surtout de trouver le bon... profil !

Les exemples scientifiques ont été fournis par Marie-Pierre Réthy, documentaliste, Hôpital neurologique Pierre Wertheimer, Lyon

cop. JP Accart, 2007

(1997) - Améliorer l'accès électronique à l'information scientifique et médicale

2007-04-03T16:59:37+00:00

Bulletin de l’ABF, 1997, n° 177, pp. 62.

Depuis une dizaine d'années, les bibliothèques universitaires scientifiques, techniques et médicales connaissent une dépendance croissante vis-à-vis des sources électroniques d'information. La recherche bibliographique s'effectue de manière presque exclusive en utilisant les bases de données électroniques. La suppression d'abonnements papier et leur remplacement par des éditions électroniques, même si cela apparaissait une étape audacieuse il y a quelques années, sont des réalités dans la gestion des bibliothèques: Parallèlement, l'offre électronique de périodiques de qualité augmente rapidement, et on peut aisément prévoir leur utilisation de plus en plus grande en complément des éditions imprimées ou même en remplacement.

L'accès électronique à l'information est désormais facilité grâce à des moteurs de recherche de plus en plus performants ; les données sont accessibles en réseau, ce qui les rend consultables par les utilisateurs à l'extérieur de la bibliothèque, directement sur leur poste de travail ou leur ordinateur portable.

D'un point de vue de gestionnaire, les sources électroniques créent des problèmes spécifiques, notamment sur un plan technique: les problèmes d'acquisition, de restriction d'accès, d'authentification, de copyright, de sauvegarde, de1ogiciel et d'interface utilisateur. Prenons l'exemple des licences d'utilisation accordées par les fournisseurs sur un campus universitaire: certains accords précisent que les produits ne peuvent être utilisés que par les membres à part entière de l'université. Qu'en est-il pour les lecteurs d'une bibliothèque universitaire qui ne sont pas membre de l'université ? Ayant le droit de lire et d'utiliser les documents de la bibliothèque, faut-il leur refuser l'accès aux documents électroniques ? D'autres problèmes se posent quand les membres de l'université demandent un accès hors site aux services bibliographiques, à partir de chez eux ou d'un autre site universitaire. Il semble que peu d'accords traitent ce type de demandes.

L'authentification

L'authentification est une autre question qui se pose. Certains systèmes régulent l'accès aux données en localisant le poste de travail d'où la demande est faite, et cela est relativement facile à administrer (par l'utilisation du logiciel IP Domain par exemple) ; d'autres systèmes requièrent des mots de passe/noms d'utilisateurs, ceux-ci étant délivrés ft un individu, un département ou une institution. Souvent une combinaison d'IP + nom d'utilisateur est employée.

Une autre question est celle du logiciel permettant d'interroger les sources électroniques de documents: le plus souvent, chaque fournisseur a élaboré son propre logiciel et il devient difficile de régler les problèmes d'erreurs de programme ou d'installation. Cependant, il y a un mouvement général vers une architecture client/serveur qui utilise les protocoles Internet; l'utilisation de Telnet présente également de grands avantages d'accès, et de plus en plus de fournisseurs de services utilisent le World Wide Web comme mécanisme de livraison. Cependant, toutes les banques de données ne peuvent pas être interrogées facilement en passant par le WWW, notamment les banques de données en chimie.

Encore longtemps avant le tout électronique

Pour l'avenir, une meilleure coopération entre bibliothécaires et fournisseurs de services est souhaitable. La possibilité d'étendre les recherches sur des bases de données de différents fournisseurs en même temps devrait être étudiée. Nous sommes encore loin du tout électronique : pendant encore de nombreuses années les ressources des bibliothèques resteront imprimées. Une recherche bibliographique sur un catalogue informatisé devrait donner en premier l'accès au document électronique puis à l'imprimé. Si l'imprimé existe dans la bibliothèque où la recherche est effectuée. Une demande de prêt devrait être générée et le lecteur orienté vers le lieu où se trouve le document souhaité. Si le document n'est pas présent, une demande de prêt inter-bibliothèques pourrait être automatiquement envoyée. Ceci est un exemple d'une requête presque totalement informatisée.

cop. JP Accart, 2007

(1996) - La bibliographie

2007-04-03T17:01:12+00:00

Interbloc, 1996, t. 15, n° 3, pp. 65-66.

Dans le corps de votre mémoire, rapport ou article, vous faites appel à des chiffres, des textes de lois, des faits... Si vous n'avez pas vous-même élaboré ces chiffres, participé à l'expérience, vous devez signaler vos sources ; de même lorsque vous comparez ou que vous faites des citations.

D'une manière générale, les références sont présentées dans le texte soit en citant le premier auteur, suivi de la date de sa publication, le tout entre parenthèses.
-Ex.: (DUPONT A., 1981)

Soit en citant le premier auteur avec entre parenthèses un numéro en chiffres arabes renvoyant dans la liste à la référence précise. Ceci évite de citer une référence in extenso dans le texte.
-Ex.: (1). (DUPONT A., 1981)

Quand il y a plus d'un auteur.
-Ex.: (DUPONT A. et DURAND B., 1979)

Il faut cependant faire attention dans le cas d'une référence réglementaire et la donner in extenso pour la bonne compréhension ; pourront apparaître la date de promulgation et/ou la date de parution du texte (Journal Officiel ; Bulletin Officiel de la Santé Publique).

Si vous incluez une figure empruntée, modifiée, vous devez signaler votre source ; de même pour une citation. Dans ces deux cas, il faut mentionner la page exacte de la référence. De même si vous citez un chapitre, il vous faut préciser les pages dans le document.

Si vous faites mention d'une information qui vous a été donnée oralement, il vous faut l'accord de l'auteur pour le citer ainsi que son information. Assurez-vous qu'il va être d'accord avec ce que vous allez lui faire dire !

Si vous faites mention d'un rapport, d'une thèse, de tout document hors commerce, il faut s'assurer que le rapport n'est pas confidentiel, que la thèse est accessible (si elle ne l'est pas, on risque de vous la demander !). L'extrême précision est nécessaire quant aux indications que vous donnez ; elles servent au lecteur à se procurer vos références s'il souhaite y avoir accès directement. Ne mentionnez pas des informations lorsque vous n'êtes pas certain qu'elles sont accessibles. Si vous le faites, que ce soit consciemment et rarement.

La place et l'organisation de la bibliographie

Quelques conseils utiles

- Préférer des références précises et pertinentes à un trop grand nombre de références.
- Ne citer que des références de documents publiés, que l'on a lu et choisi pour leur intérêt.
- Contrôler les références avec l'article (ou sa photocopie) pour éviter toute erreur de transcription.
- Vérifier la concordance des citations renvoyant du texte à la référence.
- Présenter la référence selon le système adopté par la revue à laquelle l'article est destiné.

Les références dont il vaut mieux être économe

- Les thèses.
- Les résumés de congrès publiés dans des périodiques.
- Les lettres.
- Les communications personnelles.
- Les articles « sous presse ».

Les références à proscrire

- Les résumés de congrès non publiés dans des périodiques.
- Les articles « soumis pour publication ».

La place de la bibliographie dépend de son importance: si elle comporte moins de vingt titres (toutes catégories confondues), sa place est à la fin du mémoire. Cette solution peut également être retenue pour une bibliographie plus fournie. Certains auteurs font un autre choix. A la fin de chaque chapitre, ils établissent la bibliographie correspondant au thème qui y est traité et placent la bibliographie générale à la fin de l'ouvrage. Dans tous les cas, la clarté et la cohérence sont les règles de base.

Placée en fin de mémoire, la bibliographie peut être organisée de différentes manières: soit par ordre alphabétique d'auteurs, soit par catégories de documents, soit, enfin, par thèmes.

- Le classement par ordre alphabétique d'auteurs: tous les textes sont rassemblés en une liste unique. L'ordre alphabétique permet de repérer un auteur lorsqu'on le connaît. Dans ce cas, le contenu des textes ne constitue pas un critère de classification.

- Le classement par catégories de documents: il est tout à fait possible de classer sa bibliographie en fonction des caractéristiques formelles des textes (exemple: livres, articles, rapports, textes de lois, etc.).

- Le classement par thèmes: selon le plan du mémoire. Au sein de chaque thème, les ouvrages sont classés par ordre alphabétique. Dès qu'une bibliographie comporte plus de trente références (cela peut aller jusqu'à une centaine de références citées pour un mémoire), cette solution peut être pertinente.

Exemples de présentation des références

(1) BECKETT J.E., Nursing Research utilisation technique, Journal of American Nursing, 1990, n° 11, 22-27.
(2) CIRCULAIRE n° 91-485, du 3 octobre 1991, relative à la réforme hospitalière, Paris, Editions du Journal Officiel.
(3) DECRET n° 84-689, du 17 juillet 1984, relatif aux actes professionnels et à l'exercice de la profession d'infirmier, Paris, Editions du Journal Officiel.
(4) EDITORIAL, The Nurse in Nursing Research, Nursing Research, 1961, n° 2, 99.
(5) FLORIN M.P. et MOUSSA T., obligations et responsabilité des infirmières d'aujourd'hui, Paris, Le Centurion, 1985, 297 p.
(6) GUIDE DU SERVICE INFIRMIER, 1986, n° 3, série soins infirmiers, circulaire n° 152 du 30 juin, terminologie des soins infirmiers, glossaire provisoire, Paris, Edtions du Journal Officiel.
(7) LANGOUET G. et PORLIER J.C., Pratiques statistiques en Sciences humaines et sociale, Paris, E.S.F., 1989, 300 p.
(8) LOI n° 91-748 du 31 juillet 1991, portant réforme hospitalière, Paris, Editions du Journal Officiel.
(9) SEGESTEN K., Editorial, Scandinavian Journal of Caring Sciences, 1990, n° 3, 97-98.
(10) SERRES M., AUTHIER M., BENOIT P., BENSAUDEVINCENT B., BOWKERT G., DROUIN J.M., GOLSTEIN C., LATOUR B., LEVY P., RITTER J., STENGERS I., Eléments d'histoire des sciences, Paris, Bordas, 1989, 575 p.

Lorsque vous avez fini votre bibliographie et que vous listez les références correspondantes, contrôler la concordance des renvois. Il arrive souvent qu'on laisse passer dans la liste des interventions et le lecteur ne peut plus s'y retrouver. Du même coup, assurez-vous que vous ne citez pas un ouvrage entier, là où il faudrait indiquer un chapitre ou même une page.

Références

Accart JP, Callou B. La documentation en soins infirmiers, Paris, Expansion scientifique française, 1995, 210 p.
Benhamou CL. La rédaction médicale: une technique de communication scientifique, Rueil-Malmaison, Sandoz, 1989, 75 p.
Callou B, Nguyen TT. Recherche et utilisation de l'information documentaire, Licence en sciences de la vie, mention: soins, option sciences infirmières, U.F.R. de Médecine de Bobigny, 1992, 30 p. dactylographiées.
Chalumeau MT. La bibliographie, Cours I.E.S.C.H.-A.P.-H.P., 1993, article dactylographié.
Fragnière JP. Comment réussir un mémoire, Paris, Dunod, 1986, 141 p.
Hughier JM. La Rédaction médicale, Paris, Doin, 1991, 220 p.
Lefort G. Savoir se documenter, Paris, Les Editions d'Organistation, 1990, 190 p.

cop. JP Accart, 2007

(1994) - Une étape importante du travail de recherche: la bibliographie

2007-04-03T17:02:27+00:00

Une étape importante du travail de recherche : la bibliographie. Recherche en soins infirmiers, 1994, 37, juin, pp. 61-65. En ligne.

Interbloc, 1994, t. 13, n° 1, pp. 45-46. (1ère partie)

Interbloc, 1994, t. 13, n° 2, pp. 28-29. (2ème partie)

Le mémoire de fin d'etudes et la bibliographie (1ère partie)

Les études d'infirmier(e), d'infirmier(e) spécialisé(e) ou de cadre infirmier s'achèvent généralement par la rédaction d'un mémoire. Ce mémoire entérine plusieurs années d'études : c'est l'étape finale avant le diplôme et l'entrée en fonction. Il est le produit d'une réflexion et est basé sur une recherche personnelle importante. La délimitation du sujet avec les enseignants, la mise à plat des termes de la recherche, la consultation des différentes sources disponibles dans la bibliothèque ou le centre de documentation de l'école (ouvrages, encyclopédies, revues paramédicales ou en santé publique), la discussion éventuelle avec des spécialistes du sujet recherché (médecins, professeurs) constituent les bases d'un travail sérieux et approfondi. Toutes ces étapes permettront à l'étudiant(e) de cerner véritablement tous les aspects attachés à son sujet de recherche.

Il accumulera ainsi une documentation importante et variée qu'il lui appartiendra de lire et d'analyser. Il pourra également affiner sa recherche en consultant les diverses banques de données existantes à l'heure actuelle (PASCAL du Centre National de la Recherche Scientifique C.N.R.S., Medline de la National Library of Medicine aux Etats-Unis, B.I.R.D. du Centre International de l'Enfance, la B.D.S.P. (banque de données en santé publique sur Minitel 3617) par exemple. Si l'étudiant est habitué à travailler sur traitement de texte, il pourra constituer sa bibliographie sur disquette et ainsi la modifier à tout moment. La forme la plus classique reste cependant la forme papier.

La qualité de la bibliographie

La rédaction du mémoire interviendra dans un deuxième temps. Un travail de cet ordre, que l'on peut qualifier de scientifique car il est régi par certaines normes (la qualité, le sérieux de la rédaction, des citations diverses), est bien sûr un travail de réflexion personnel ; mais il se base pour beaucoup sur ce qui a déjà été fait : des travaux anciens, pouvant remonter à une dizaine d'années, sur le même sujet, mais qui demandent une actualisation. C'est là qu'interviendra la bibliographie, c'est-à-dire toutes les sources, imprimées, visuelles ou sonores qui auront été utilisées. Il faudra impérativement citer ces sources, les ordonner, éliminer les moins pertinentes, vérifier leur qualité.

En bref, cela vous permettra de progresser sur le plan professionnel, et aux futurs lecteurs du mémoire d'aller éventuellement plus loin. Ce travail, qui peut paraître rébarbatif ou ennuyeux, est, de fait, très important. Voici donc expliqué, en quelques paragraphes, le pourquoi et le comment de la bibliographie.

Qu'est-ce que la bibliographie ?

La bibliographie est constituée de tous les documents publiés qui ont été cités dans le mémoire. C'est-à-dire :

- des encyclopédies (générales, paramédicales ou médicales) qui font le point sur un sujet de façon globale en abordant son historique, son développement : on peut citer l'Univers de la Profession Infirmière, l'Encyclopédie Médico-Chirurgicale (E.M.C.) ;

- des livres, ouvrages de base, dictionnaires spécialisés, manuels (texbook en anglais) , des abrégés, afin de préciser les notions de base à développer. Il peut s'agir également de monographies, de biographies ou de chapitres particuliers d'un ouvrage que vous jugez bon de citer ;

- des articles de revues : la presse infirmière et paramédicale française est en plein développement et sa qualité va croissant. La presse étrangère (et canadienne notamment) doit également être consultée. Un article souvent cité ou repris peut être une bonne source ; un autre moyen est de s'adresser directement au spécialiste du sujet (un praticien hospitalier, un professeur de santé publique, par exemple) pour savoir quel est l'article à lire sur le sujet choisi. De plus, un article a obligatoirement une bibliographie qui renvoie automatiquement à d'autres sources. Cela peut être une bonne méthode pour constituer soi-même sa propre bibliographie. Si cette bibliographie est de bonne qualité, le travail de constitution va être simplifié : de référence en article, une chaîne se constitue dont on exploite les maillons. Plus la référence est précise, plus il est facile de se la procurer.
Une bibliothèque ou un centre de documentation proposent, en général, un service de commande de photocopies. Il ne faut pas hésiter à s'adresser à l'auteur d'un article, soit directement, soit par l'intermédiaire de la revue ; en général, il acceptera d'adresser des tirés à part ou une photocopie de ses publications.
Les périodiques en soins infirmiers publient également des numéros spéciaux sur des sujets particuliers ;

- des dossiers, des rapports, des brochures, des mémoires : c'est ce qu'on appelle la littérature grise, c'est-à-dire tout ce qui est publié par des organismes officiels, les administrations, à usage interne et non diffusé dans le public. Le ministère de la Santé et la Direction des Hôpitaux en particulier éditent des brochures sur la santé publique, les hôpitaux, les maladies. Le meilleur moyen de les consulter est de s'adresser à la bibliothèque du ministère, ouverte au public, ou aux bibliothèques administratives hospitalières.

Les mémoires et rapports déjà soutenus constituent, si leur bibliographie a été bien faite, des .sources précieuses. A ce sujet les Ecoles de Cadres publient le plus souvent un catalogue des mémoires de leurs étudiants ; une collection intéressante dans ce domaine est à citer : " Les Formations à l'A.P.-H.P.» ;

- des études d'intérêt général qui ont marqué la réflexion dans votre champ d'analyse. Il ne faut retenir cependant que les travaux que vous avez lus ou au moins feuilletés ou consultés ;

- des recherches de laboratoires : l'I.N.S.E.R.M. ou le C.N.R.S., par exemple, possèdent différents laboratoires de recherche, dont certains sont implantés dans des hôpitaux : sur l'éthique ou la santé publique par exemple ; il existe, en général, un fonds documentaire dans le laboratoire, l'établissement ou l'institution. Pour savoir quelle équipe de chercheurs travaille sur quel terrain, la banque de données sur Minitel 3617 B.I.R. vous donnera des renseignements utiles sur le sujet ;

- des textes de lois, des décrets, des circulaires : la santé publique étant régie par des textes législatifs, il n'est pas inutile de citer ces sources. Plusieurs banques de données consultables sur Minitel peuvent être consultées : JURISANTE (du Centre National de l'Equipement Hospitalier) en droit hospitalier, REFLEX, JOEL, afin de consulter le Journal Officiel ;

- des banques de données en soins infirmiers ; il n'y a pas de banque de données en soins infirmiers à l'heure actuelle. Seules certaines parties des banques de données existantes peuvent intéresser les étudiants. Elles constituent cependant un excellent moyen de recherche bibliographique. Medline (de la National Library of Medicine), PASCAL du C.N.R.S., B.I.R.D. (du Centre International de l'Enfance) ;

- des films, des images, des cassettes enregistrées (de conférences par exemple).

Cop. Jean-Philippe Accart, 2007

La constitution de la bibliographie (2ème partie)

La constitution doit être exhaustive, aussi bien dans la liste que dans son contenu. Les références doivent être notées avec le maximum de renseignements. En effet, lors de l'établissement de la bibliographie finale, la sélection se fera sur les références « utiles » , les plus pertinentes et répondant le mieux au sujet de la recherche.

Quand l'étudiant rédige sa bibliographie sur papier, il doit associer une référence à une fiche (1 fiche par référence). Il est alors plus aisé de supprimer des détails inutiles que de rechercher une précision qu'on aurait omis de noter.

Dans tous les cas la référence d'un article se note de la façon la plus complète possible :
1) Dans le cas d'un article publié dans une revue, la référence devra comporter : Auteur(s) nom, prénom(s) ou au moins initiale(s), date, titre complet, nom de la revue, n° de la revue, première et dernière pages.
2) Quand il y a plusieurs auteurs, les reporter dans l'ordre et faire précéder le dernier de la conjonction « et » (ceci même pour les auteurs étrangers, lorsqu'ils sont cités dans un mémoire en langue française).
3) Quand il s'agit d'un ouvrage, on devra indiquer : le ou les auteur(s) en respectant les règles précédentes, le titre, la date, la collection si elle a un titre spécifique, l'éditeur, le n° de l'édition s'il yen a eu plusieurs, la ville, tout cela dans l'ordre indiqué dans la revue choisie.

Cette façon de noter une référence est tout aussi valable si l'étudiant choisit de travailler sur traitement de texte ou avec un logiciel bibliographique ; dans ce cas, lors de l'établissement de la bibliographie définitive, un logiciel de tri et un traitement de texte, permettront facilement de faire apparaître la liste souhaitée dans la forme spécifique du mémoire ou de la revue concernée.

Noter toute information transmise par une personne dont la compétence est reconnue, du fait par exemple de travaux antérieurs, est également très important. Dans ce cas, elles pourront figurer dans un mémoire ou une publication, suivies du nom de leur auteur et de la mention « communication personnelle ».

La place de la bibliographie

La place de la bibliographie dépend de son importance : si elle comporte moins de vingt titres (toutes catégories confondues), sa place est à la fin du mémoire. Cette solution peut également être retenue pour une bibliographie plus fournie. Certains auteurs font un autre choix. A la fin de chaque chapitre, ils établissent la bibliographie correspondant au thème qui y est traité et placent la bibliographie générale à la fin de l'ouvrage. Dans tous les cas, la clarté et la cohérence sont les règles de base.

L'organisation de la bibliographie

Placée en fin de mémoire, la bibliographie peut être organisée de différentes manières : soit par ordre alphabétique d'auteurs, soit par catégories de documents, soit, enfin, par thèmes. Mais revenons sur ces différents plans de classements :

- le classement par ordre alphabétique d'auteurs : tous les textes sont rassemblés en une liste unique. L'ordre alphabétique permet de repérer un auteur lorsqu'on le connaît. Dans ce cas, le contenu des textes ne constitue pas un critère de classification ;

- le classement par catégories de documents : il est tout à fait possible de classer sa bibliographie en fonction des caractéristiques formelles des textes (exemple : livres, articles, rapports, textes de lois, etc.) ;

- le classement par thèmes : un certain nombre de thèmes centraux peuvent être dégagés : cela permet d'organiser ainsi l'ensemble des références.

Au sein de chaque thème. Les ouvrages sont classés par ordre alphabétique. Dès qu'une bibliographie comporte plus de trente références (cela peut aller jusqu'à une centaine de références citées pour un mémoire), cette solution est la plus pertinente. D'une manière générale, les références sont classées par ordre alphabétique de la première lettre du premier auteur et le numéro d'ordre (chiffre arabe) est attribué selon ce classement.

La présentation de la bibliographie

Une bibliographie annonce les références :

1) soit dans l'ordre des citations dans le texte, auquel cas la citation est suivie d'un n° que l'on retrouve dans la bibliographie ;

2) soit par ordre alphabétique (système Harvard) : dans ce cas, les règles sont très précises :
- la liste est établie par ordre alphabétique du 1er auteur ;
- quand il y a 2 auteurs, pour un 2e auteur apparaissant plusieurs fois, les références seront données par ordre chronologique ;
- quand, pour un même auteur identique, le « 2e auteur » est différent, les références sont données par ordre alphabétique du nom du 2e auteur :
Exemples :
Dupont A., 1980,...
Dupont A., 1981,...
Dupont A. et Durand 8., 1979,...
Dupont A. et Durand 8., 1983,...
Dupont A. et Maréchal I., 1975,..,
Dupont A. et Robert E., 1980, ...
Dans tous ces cas, dans le texte, les citations sont suivies du (des) nom(s) d'auteur(s) et de la date.
- Quand il y a plus de 2 auteurs, dans le texte, on ne cite que le 1er auteur, suivi de la mention « et al. » (pour « et alii ») ou « et coll. » (pour « et collaborateurs ») ; la 1ère formule (et alii) a l' avantage d'être internationale.

Dans la bibliographie la liste complète des auteurs doit figurer et les références seront classées en respectant les règles énoncées pour 2 auteurs, avec extrapolation au 3e, voire au 4e, etc.

Quand il s'agit d'un ouvrage, il est parfois recommandé d'indiquer dans le texte la ou les pages où figure la citation concernée.

Quelques règles a respecter

Toutes ces règles peuvent apparaître exagérées dans leurs précisions et inutiles dans leurs exigences. En fait, l'expérience vous apprendra vite, si ce n'est déjà fait, que leur respect par tous les auteurs est le seul moyen de s'y retrouver, surtout au niveau international. Il est donc important de les connaître et de les respecter dès le début de la constitution de la bibliographie, quelque soit son support. Cette contrainte mineure évite bien les déboires par la suite.

Il faut être conscient que le sérieux et la rigueur d'une bibliographie sont souvent l'indice révélateur du sérieux et la rigueur de l'ensemble du travail. C'est une question de « forme » souvent révélatrice du « fond » et c'est une discipline à laquelle il faut absolument s'astreindre.

Une autre règle, absolue, est que la bibliographie d'un mémoire ou d'une publication doit comporter les références de toutes les citations du texte, et celles-là seulement. Il n'est pas question de citer tout ce que vous avez lu au cours de la recherche, mais de donner toutes les indications utiles pour qu'un lecteur puisse retrouver les articles et ouvrages cités. Voici l'exemple d'une bibliographie regroupant quelques cas de figure énoncés précédemment. Le thème en est : « la recherche en soins infirmiers » :

1. Beckett JE. Nursing Research utilisation techniques, Journal of American Nursing, 1900, 11, 22-27.
2. Bunge H.L. : The first decade of Nursing Research, Nursing Research, 1962, 11, 132-137.
3. Circulaire n° 89-007, du 9 janvier 1989, sur l'enseignement supérieur, Paris, Editions du Journal Officiel.
4. Circulaire n° 91-485, du 3 octobre 1991, relative à la réforme hospitalière, Paris, Editions du Journal Officiel.
5. Collin A. Histoire mondiale des sciences, Paris : Seuil, 1983, 320 p.
6. Décret n° 84-689, du 17 juillet 1984, relatif aux actes professionnels et à l'exercice de la profession d'infirmier, Paris, Editions du Journal Officiel.
7. &EACUTE;ditorial, The Nurse in Nursing Research, Nursing Research, 1961, 2, 99.
8. Florin M.P. et Moussa T. Obligations et responsabilité des infirmières aujourd'hui, Paris, Le Centurion, 1985, 297 p.
9. Formarier M. Editorial, Recherche en Soins Infirmiers, 1985, 1, 13-15.
10. Formarier M et Poirier-Coutansaais G. Initiation à la recherche en soins infirmiers, Paris, Lamarre, 1985, 280 p.
11. Grivet L. L'infirmière et la recherche, Infirmière Magazine 1991, 49, 17.
12. Guide du service infirmier, 1986, n° 3, série soins infirmiers, circulaire n° 152 du 30 juin, terminologie des soins infirmiers, glossaire provisoire, Paris, Editions du Journal Officiel.
13. Lancouet G et Porlier JC. Pratiques statistiques en Sciences humaines et sociales, Paris, E.S.F., 1989, 300 p.
14. Lanza D et Sechaud L. La recherche une nécessité, Soins, 1991, 544, 18-19.
15. Lellouch J et Lazar Ph. Méthodes statistiques en expérimentation biologique, Paris, Flammarion, 1983, 180 p.
16. Loi n° 91-748 du 31 juillet 1991, Rortant réforme hospitalière, Paris, Editions du Journal Officiel.
17. Ouellet A. Processus de recherche (une approche systémique), Québec, Presse Universitaire du Québec, 1981.
18. Paillard J. Un nouvel objet de recherche : la pratique infirmière, Panorama du Médecin, 1991, 28/02, 3.
19. Segesten K. Editorial, Scandinavian Journal of Caring Sciences, 1990, 3, 97-98.
20. Serres M, Authier M, Benoist P, Bensaude-Vincent B, Bowkert G, Orouin JM, Golstein C, Latour B, Levy P, Rit ter J, Stengers I. Eléments d'histoire des sciences, Paris, Bordas, 1989, 575 p.

Quelques conseils utiles

Des références trop nombreuses ne traduisent pas toujours des connaissances étendues, mais plutôt l'absence d'esprit critique.
Ne citer que des références de documents publiés, que l'on a lu et choisi pour leur intérêt.
Contrôler les références avec l'article (ou sa photocopie) pour éviter toute erreur de transcription.
Présenter les références selon le système adopté par la revue, à laquelle l'article est destiné.

Ce qu'il faut éviter

les articles d'accès difficile,
les thèses,
les résumés de congrès publiés dans des périodiques,
les lettres,
les communications personnelles,
les articles « sous presse ».

Les références à proscrire

les résumés de congrès non publiés dans des périodiques,
les articles « soumis pour publication »,
les communications orales,
les références de seconde main.

Références

Accart JP. Le Monde infirmier et la documentation. Interbloc, sept. 1992, XI, 3, 330-32.
Accart JP. La documentation informatisée en soins infirmiers, Interbloc, 1992, XI, 4, 31-34.
Chalumeau MT. La Bibliographie, Cours I.E.S.C.H.-A.P.-H.P., 1993.
Fragnière JP. Comment réussir un mémoire, Paris, Dunod, 1986, 141 p.
Hughier JM. La Rédaction médicale, Paris, Doin, 1991, 220 p.
Lefort G. Savoir se documenter, Paris, Les &EACUTE;ditions d'Organisation, 1990, 190 p.

Cop. Jean-Philippe Accart, 2007.

(1994) - Les banques de données: utilisation

2007-04-03T17:25:29+00:00

Le Micro-Bulletin du CNRS, n° 56, pp. 112-119.

L'ensemble des composants de la recherche documentaire peut paraître complexe. La clé de la réussite dans l'utilisation des banques de données réside dans la façon dont l'utilisateur formule sa question.

L’interrogation d'une banque de données est la dernière étape d'une recherche documentaire. Elle vise à l'affiner ou à l'élargir selon les cas.

Etablir une stratégie de recherche

L’utilisateur aura mis à plat tous les termes de sa recherche et aura déjà consulté les documents primaires. Puis, en vue d'approfondir sa recherche, il aura recours à une banque de données: celle-ci lui donnera accès à des références d'articles de revues et parfois à des résumés de ces articles. C'est ce que l'on appelle l'accès aux documents secondaires.

Utiliser les mots clés, les opérateurs booléens, les termes génériques et spécifiques

En fonction de la BDD choisie, l’utilisateur devra mettre en concordance ses propres termes et ceux définis par le producteur de la BDD. Il s'aidera alors du thesaurus de la BDD. Le praticien de la BDD peut établir ici un dialogue fructueux avec lui, afin de l'aider dans cette démarche. Cela est essentiel pour appréhender de manière efficace la BDD. Cependant, l'utilisation du langage naturel (interrogation sur les mots du titre, sur les mots du texte ou du résumé) est désormais possible sur la plupart des BDD. L’utilisation des opérateurs booléens consiste en des conjonctions utilisées dans l'algèbre booléenne.

Définitions

Mot clé ou descripteur : mot définissant de la façon la plus pertinente et la plus précise possible le sujet d'un document.

Opérateurs booléens : ce sont des opérateurs logiques (ET, OU, SAUF) permettant de lier entre eux des mots clés selon une logique mathématique (algèbre de Boole).

Thesaurus : ensemble de mots clés structurés selon une hiérarchie propre à un domaine. S'établissent ainsi des arbres de connaissance dans un domaine, des croisements entre ces arbres, des notions communes et des renvois explorant les divers niveaux du domaine et ses interférences avec d'autres. Toutes les bibliothèques ne travaillent pas avec des thesaurus; ils se révèlent nécessaires dans les bibliothèques spécialisées et dans l'interrogation des banques de données.

L'intersection : «ET»

ET (And) sert à indiquer la présence simultanée de plusieurs mots clés. Par exemple, on peut demander les documents correspondant aux mots clés ENFANT ET MENINGITE. Il s'agit d'une recherche simple. On obtiendra tous les documents ayant ces deux mots clés répertoriés. On peut, bien évidemment, augmenter le nombre de connexions logiques en indiquant plus de deux termes.

L'union : «OU»

ou (Or) indique au serveur que l’on cherche des renseignements se rapportant à plusieurs sujets. Par exemple, indiquer la recherche suivante : CHOLESTEROL OU REGIMIE ALlMENTAIRE OU MALADIES CARDIOVASCULAIRES sortira tous les documents ayant pour mot clé l’un au moins des trois mots donnés.

L'exclusion : «SAUF»

SAUF (Not) sert à éliminer les documents incluant un mot clé, Il doit s'employer en conjonction avec une première recherche pour éliminer certains aspects définis.

Les opérateurs logiques peuvent se combiner entre eux pour constituer une formule de recherche. On peut ainsi demander la recherche suivante: CHOLESTEROL OU REGIME ALIMENTAIRE ET MALADIES CARDIO-VAsCULAIRES SAUF ETATs-UNIs.

La possibilité d'exclure des caractéristiques, et d'en grouper d'autres pour une recherche, permet d'affiner, très rapidement, la sélection sur une banque de données, Les opérateurs logiques permettent de construire une définition exacte de sa question.

Avant de se connecter à un serveur, il est nécessaire de conceptualiser sa demande de façon précise en s'aidant du thesaurus de la banque de données pour adhérer au vocabulaire de la BDD.

Le choix de la banque de données

La multiplicité des sources offertes au chercheur peut être un handicap. Choisir une BDD entre plusieurs, c'est prendre en compte plusieurs critères :

sa richesse,
son ancienneté, sa couverture géographique,
la nature des documents analysés,
le délai d'entrée et de mise à jour des données,
la structuration du vocabulaire,
la fiabilité de l'indexation.

Le bibliothécaire-documentaliste sera d'une aide précieuse dans le choix à opérer. Pour répondre de façon exhaustive à une question, il est parfois nécessaire de rechercher sur plusieurs BDD. Désormais, certains serveurs proposent des recherches multibases.

Le choix d’une banque de données

Répertoire des banques de données biomédicales, M. Wolf-Terroine, Paris, FLA Consultants, 7992.
36 17INFOBDD, soit 2000 BDD professionnelles proposées.
Répertoire des banques de données professionnelles, Association des bibliothécaires documentalistes spécialisés, ANRT, Paris, 1992.
Annuaire des services télématiques, Paris, A Jour, 1992.
36 14 ou 36 15 MGS afin de faire un choix sur Minitel.
En ligne, les banques de données REBK (serveurs GCAM et Européennes de données), ainsi que CUADRA {CUADRA-Elsevier).

L'exploitation de la recherche: stockage des données et obtention des références

Le stockage des données

Une fois l'interrogation faite et les documents identifiés, il est nécessaire de stocker les informations recueillies.
Dans ce domaine, l'intérêt du micro-ordinateur communiquant par rapport à un terminal non «intelligent» prend toute sa signification. Si le terminal est utilisable lorsqu'il s'agit de renseignements à obtenir ponctuellement, il n'en va pas de même lorsque l'on récupère des documents plus nombreux, puisqu'il est alors nécessaire de disposer de ressources de stockage de ces informations. Par ailleurs, la banque de données fournissant la réponse à la question sous forme de références, il est possible de réexploiter ulterieurement sur le micro-ordinateur les informations avec l'aide d’un logiciel de traitement de texte, par exemple, pour effectuer une mise en forme de la bibliographie, On pourra, au prix d'une remise en forme (ou reformatage des données) , intégrer ces informations dans une base de données locale, dans un tableur ou dans toute autre application, Les logiciels bibliographiques, que nous verrons plus loin, permettent cette opération.

L'obtention des articles référencés

L’obtention des articles cités en références dans la BDD est la dernière étape avant la lecture et la rédaction finale. C'est aussi une des questions essentielles que se pose l'utilisateur, Les bibliothèques ont généralement les réponses appropriées :

soit la revue citée fait partie du catalogue de la bibliothèque
soit le documentaliste oriente l’utilisateur vers une bibliothèque plus importante,
soit il commande les articles: pour cela, divers outils informatiques documentaires vont lui permettre de localiser ce qui est recherché :

La localisation des documents

Pour les revues, le Catalogue collectif national (CCN), en France, par exemple, interrogeable sur Minitel (36 17 CCN) ou sur le CD-ROM Myriade, permet de localiser le titre de la revue recherchée dans une bibliothèque précise. Il suffit d'indiquer le titre de la revue pour voir apparaître la liste des différentes bibliothèques la possédant.
Pour les ouvrages consultables dans les bibliothèques universitaires, la procédure est similaire en interrogeant le Pancatalogue, 36 17 PANCA ; ou pour les livres en vente, 36 17 ELECTRE.
Pour les thèses, il faut interroger 36 15 SUNK*THE ou CDThèses en ce qui concerne les thèses soutenues en médecine ou en pharmacie; et également 36 15 SUNK*THESA.
Enfin, pour la littérature grise (rapports, brochure, etc.), le projet européen SIGLE (EAGLE/INIST) vise a repérer cette littérature difficile d’accès.

Les banques de données en termes d'accès, de coût et de consommation

L'accès aux BDD

Conquérir l'utilisateur en facilitant l'accès aux banques de données a été, ces dernières années, un objectif des industriels de l'information, Le Minitel constitue l'une des réponses pour la France, puisque tout utilisateur doit pouvoir interroger une banque de données vidéotex bien conçue. En contrepartie de cette facilité, les questions qu'il est possible de poser doivent être structurellement simples: cours de la Bourse, identification d'une entreprise ou d’une liste d'entreprises.

Les services sont, le plus souvent, libres d'accès, le coût de leur utilisation apparaissant a posteriori sur la facture de la ligne téléphonique utilisée.

Les banques de données sur CD-ROM, pour leur part, disposent souvent de deux interfaces, rune destinée à l’utilisateur final et l'autre aux professionnels de l’information. Elles sont utilisées par des structures qui ont de gros volumes d'interrogation: bibliothèques universitaires, centres de documentation, cellules d'analystes financiers. L’équipement nécessaire se compose, en plus du CD-ROM, d’un micro-ordinateur relié à un lecteur de CD-ROM.

Enfin, les banques de données classiques (en ligne) sont destinées aux professionnels de l'information. Les recherches se font, dans la plupart des cas, en utilisant des langages d'interrogation spécifiques (langages développés par le serveur pour interroger les BDD qu'il propose : Questel+ pour Questel, par exemple), qui s’apprennent en quelques jours mais supposent une pratique régulière. Outre la signature d’un contrat, il faut, pour y accéder, disposer d'un matériel minimal (microordinateur et imprimante, logiciel de communication et modem).

Le coût d'une BDD

Le coût d'utilisation d'une banque de données classique (ASCII) se calcule en combinant plusieurs éléments :

Le temps de connexion à la banque de données : de 350 à 1 500 F HT par heure, une session moyenne durant dix à vingt minutes.

Les documents visualisés : de quelques francs pour des références bibliographiques à quelques dizaines, voire quelques centaines de francs pour des informations financières ou des extraits de publications dans les domaines chimique ou pharmaceutique,

Un coût à la session (une connexion à la banque de données, quelle que soit la durée de l’interrogation) ou à la question

Les frais d’abonnement : ils peuvent être très élevés, mais, le plus souvent, ils sont de l’ordre de quelques centaines de francs par an.

Les frais de télécommunication, qui varient de 30 à 200 F HT par heure (les serveurs français sont accessibles pour 30 ou 35 F par heure, et les européens et les américains pour 50 à 100 F par heure à partir des grandes villes françaises) , Au total, si l’on veut prendre en compte l'ensemble de ces coûts, y compris les frais de personnel et les frais généraux (matériel, local…), il est courant de tiplier environ par trois les coûts du serveur.

La facturation du CD-ROM est radicalement différente, puisque, en général, il y a un coût d'abonnement annuel qui peut varier de quelques centaines de francs à 100 000 F et permet une utilisation illimitée. Pour l’audiotex, la facturation se fait soit par un forfait de 3,65 F TTC par appel, sur les paliers 36 65 et 36 66, soit à la durée, de 0,73 à 2,19 F TTC par minute, une somme fixe de 8,78 F pouvant s’ajouter au palier le plus élevé.

Dans le cas du vidéotex, et pour les services en accès libre (les plus nombreux), la facturation se fait selon le temps de connexion et varie selon le palier d'accueil: de 7,30 F TTC par heure sur le 36 13 à 543,40
F TTC par heure sur le 36 29. A ce tarif s'ajoute un coût de 0,12 TTC par connexion.
Pour certaines banques de données vidéotex, en général sur les paliers 36 13 ou 36 14, il faut avoir signé au préalable un contrat avec le producteur de la banque de données, dont les tarifs sont très variables.

Les BDD en termes de consommation

Cependant, la consommation n'a pas suivi les prévisions: l'appropriation sociale de cet outil a été moins rapide que prévu. La croissance de la consommation est faible ou stagnante, comme dans le domaine scientifique. Le marché des BDD s'est ouvert à l'information financière, économique, au marketing, aux sociétés.
Le nombre important de BDD ne doit pas cacher le fait que les utilisateurs se concentrent sur un petit nombre d'entre elles: la moitié du marché est couvert par 5 % des BDD. Mais leur utilité et les gains de productivité obtenus sont une réalité, On estime que la lecture d'articles et de rapports par les chercheurs et ingénieurs a économisé 300 millions de dollars en 1984 aux Etats-Unis. La consommation des BDD est jugée deux à trois fois supérieure aux Etats-Unis, l’Europe alimente deux fois moins de BDD en ligne (hors Vidéotex) que les Etats-Unis, Elles se multiplient là-bas avec le texte intégral, alors qu'en France ce secteur est encore confidentiel (cf. le Monde ou l'AFP).
C'est l'information financière en temps réel qui apparaît comme la plus rentable et le plus important des secteurs (1 000 à 1 500 F par heure pour une BDD financière).

Bibliographie

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2. Des banques de données pour les étudiants, les enseignants, les chercheurs, Paris, ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, 1994, 48 p.
3. Barre F., les Nouvelles technologies en bibliothèque universitaire médicale: CD-ROM et EAO, rapport de stage, 1990, Lyon, ENS1B, 99 p.
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5. Commission des Communautés européennes, Bruxelles, Communication et rapport de la Commission au Conseil, au Parlement européen et au Comité économique et social suries principaux événements et développements qui ont eu lieu sur le marché des services d'information électroniques en 1991-92, Bruxelles, 1993, 109 p.
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7. France Télécom, l'Indispensable pour communiquer avec son micro-ordinateur, Paris, Marabout, 1990.
8. Houpier J.-Ch., Répertoire des bases de données médicales: accès Minitel et terminal informatique, Paris, Mediscript, 1991, 126 p.
9. Isambart G., «Banques de données et soins infirmiers», Recherche en soins infirmiers, n° 37, juin 1994, pp. 45-60.
10. Jacquesson A., l'Informatisation des bibliothèques, Paris, Cercle de la Librairie, 1992, 283 p.
11. « Circulaire du 14 février 1994 relative à la diffusion des données publiques», parue au Journal officiel du 19 fév. 1994, pp. 2864-2869.
12. « Loi n° 94-361 du 10 mai 1994 portant mise en reuvre de la directive (CEE), n° 91-250 du Conseil des Communautés européennes en date du 14 mai 1991 concernant la Protection juridique des programmes d'ordinateur et modifiant le code de la propriété intellectuelle», parue au Journal officiel du 11 mai 1994, pp. 6863-6864.
13. Lardy J.-P:, Les Accès électroniques à l'information: état de l'offre, Paris, ADBS, 1992, 90 p.
14. Lassale B., Pinhas N., «les Sources bibliographiques informatisées dans le domaine biomédical», Médecine/Sciences, 1994,10, pp. 306-313.
15. Libman E, «Les banques de données: dossier», le Monde, 28 sept. 1993.
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19. Répertoire des banques de données professionnelles 1990, 1990, Paris, ADBS, ANRT.
20. Safon M.-O., Répertoire des banques de données et des services télématiques en santé, Paris, CREDES, 1993, 113 p.
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22. Van Camp A.-J., «Databases for Nurses», Database, 17,1, 1994, pp. 103 et suiv.
23. Wolf-Terroine M., Répertoire international des banques de données biomédicales 1991-1992, 1991, Paris, FLA Consultants, 170 p.
24. Zoom sur l’offre françasise en banques de données ASCII, Vidéotex et sur CD-Rom, FLA, GFII, nov 1992.

Les expériences européennes

Callou B. L'information documentaire du personnel de santé et des consommateurs: quelques réalisations en Europe, article dactylographié.
2. Collection 1989-1994 de la Newsletter to European Health Librarians.

La profession infirmière - Les revues spécialisées

1. Guerel M.-E, le Guide de l'infirmière 1993, Vélizy, Lamarre, 1993, 450 p.
2. Manillier M.-H., Guide de la presse médicale et des professions de santé, Paris. Edititons hospitalières. 1993, 319p.
3 Wenner M., « De la reconnaissance à l’identité professionnelle». l'Univers de la profession infirmière, t. 1, Genève, pp. 109-120.

cop. JP Accart, 2007

(1994) - Les banques de données: historique et production

2007-04-03T17:13:46+00:00

Le Micro-Bulletin du CNRS, 1994, n° 56, pp. 104-111.

En complément de l'état de l'offre en matière de banques de données biomédicales (publié dans le précédent Micro Bulletin), Jean-Philippe Accart nous offre ici des explications plus méthodologiques qui devraient vous aider dans l'utilisation des banques de données que vous êtes (ou serez) amenés à consulter dans votre démarche de recherche d'information.

C'est cette même démarche de recherche d'information que vous effectuez en utilisant un logiciel de gestion bibliographique tel que Bibliodoc, dont nous reparlons dans ce numéro. Ce qui nous intéresse aujourd'hui, c'est l'évolution de ce logiciel et les améliorations qui y ont été apportées depuis la version précédente. Il nous a donc paru plus intéressant de laisser parler un utilisateur de cette nouvelle version après rappel des .fonctionnalités principales exposées par Bernard Lassalle dans le n° 47 de la revue, que nous republions ici en partie.

Un centre de documentation, une bibliothèque, aussi fournis soient-ils en documents papier et audiovisuels, ne peuvent tout posséder. L’important pour ces structures est également d'offrir à ses usagers le plus d'accès possibles à l'information. Il existe, depuis les années 70, de gigantesques réservoirs d'informations: les banques de données. Par rapport à la recherche traditionnelle d'information, la recherche informatisée donne la possibilité de repérer très rapidement l'information ou des références de documents, parfois même le texte intégral de l'information recherchée. Il est devenu très important pour les chercheurs de connaître ces sources de données potentielles, de savoir comment y accéder et d'avoir les moyens de les interroger.

Généralités sur les banques de données

L’information peut être considérée comme une nouvelle matière première, et notre société la consomme en grande quantité. C'est ce qui explique le développement, au rythme de 10 à 15% l'an, des banques de données: la durée de vie des produits, mais aussi des théories ou des modes, diminue, obligeant à aborder de nouveaux domaines (l'information médicale, par exemple, se périme tous les cinq ans).
L’époque où un chercheur passait des journées à faire une recherche rétrospective dans une bibliothèque devrait être terminée. Retrouver des documents sur vingt ans est maintenant relativement rapide grâce aux BDD.

Historique des banques de données

Les banques de données sont nées, dans les années 60, aux Etats- Unis, de la conjonction des progrès de l'informatique et de la volonté du gouvernement américain d'améliorer l'efficacité de la recherche dans les domaines proches de la défense (énergie nucléaire, espace). De nombreuses initiatives publiques ont facilité l'émergence de plu- sieurs sociétés privées, qui ont développé une activité de centre serveur. Ces serveurs, qui existent toujours, ont été accessibles dès le début des années 70 par les réseaux internationaux de télécommunications. C'est ainsi que, dans le monde entier, les chercheurs -qui parlent presque tous anglais -ont commencé à utiliser les banques de données américaines.
En Europe, des programmes ont été successivement développés, depuis 1975, par la Commission des communautés européennes (aujourd'hui Impact II pour la période 1991-1995), pour stimuler l'offre et sensibiliser les utilisateurs potentiels. Comme dans les autres pays développés, le gouvernement français a aidé le secteur des banques de données. Dès 1973 et jusqu'à aujourd'hui, différents organismes ont financièrement soutenu tous les maillons de la chaîne en aidant à la création de banques de données, à l'écriture de logiciels d'interrogation, au lancement de serveurs et d'un réseau d'intermédiaires publics.

Le secteur dans lequel la France est clairement leader est le vidéotex, avec 90 % des terminaux vidéotex de la Communauté européenne, soit 6 millions de Minitel (en 1991,75 millions de connexions/mois). Le nombre d'heures de connexion sur le réseau Télétel français at- teint plus de 9 millions par mois, contre 2 millions en Allemagne, qui arrive en deuxième position. Ce succès est dû à la politique adoptée par l'opérateur public France Télécom, qui a imaginé le remplace- ment de l'annuaire téléphonique papier par un annuaire électronique et a fourni le terminal vidéotex (le Minitel) gratuitement. L’adoption du «système kiosque» a donné une impulsion certaine à ce marché.

Quelques chiffres
(Source: The Gale Directory of Databases, édition 1993)
- 5 183 banques de données existantes (en 1972, 30 banques), dont 300 en médecine et sciences ;
- 2 204 producteurs de données (30 en 1972) ;
- 800 serveurs ;
- d'autre part, 3500 titres de CD-ROM existent à l'heure actuelle.

Définitions

ASCII
American Standard Code for Information Interchange ; norme de codage utilisée dans le monde entier pour les caractères échangés entre ordinateurs. Les banques de données dites ASCII sont les plus anciennes et sont toujours très utilisées par les professionnels de l'information.

Audiotex
Technologie qui permet de proposer des services de télématique vocale interactive ou d'informations téléphonées interrogeables à partir d'un poste téléphonique.

Banque de données
Ensemble de données relatives à un domaine défini des connaissances et organisé pour être offert à la consultation d'utilisateurs.

Kiosque
Système de tarification utilisé, entre autres, pour les services Télétel en France: les utilisateurs paient sur la facture de la ligne téléphonique utilisée l'usage du réseau téléphonique commuté (RTC), celui du réseau spécialisé Transpac et le prix du service consulté. Une partie de cette somme est reversée au fournisseur de service, qui se rémunère de cette façon.

Minitel
Terminal d'interrogation avec modem intégré, distribué par France Télécom, utilisant les normes graphiques du vidéotex et, pour les Minitel bi-standard, également la norme ASCII.

Modem
Abréviation de «modulateur-démodulateur». Sert à convertir les signaux contenant l'information à chaque extrémité d'une ligne de transmission de données. Peut être interne ou externe.

Producteur
Organisme public, professionnel ou privé qui sélectionne l'information, la traite et la fournit sur un support magnétique (l'INIST-CNRS pour la banque de données PASCAL, par exemple).

Recherche en ligne
Interrogation d'une banque de données en temps réel à l'aide d'un micro-0rdinateur, d'un modem et de la ligne téléphonique.

Serveur
Organisme possédant les moyens informatiques nécessaires au chargement des banques de données fournies par les producteurs (Questel est le plus important serveur pour la France).

Télématique
Ensemble de services d'origine informatique pouvant être fournis à travers un réseau de télécommunications (exemple du Minitel en France).

Videotex
Procédé de télécommunication permettant de présenter des messages alphanumériques ou graphiques sur un écran de visualisation. Le procédé utilise le réseau téléphonique et permet le dialogue entre utilisateurs et la consultation de banques de données. Le terminal utilisé peut être un ordinateur équipé d'un modem et d'un logiciel spécifique ou un Minitel.

La production d'une banque de données

L'auteur

Un certain nombre d'articles, d'ouvrages, sont publiés chaque année. Leurs auteurs sont amenés à les écrire dans le cadre de travaux de recherche ou d'enseignement.

Le producteur

Une BDD est construite à partir de documents originaux tels que livres, articles de revues, thèses, documents photographiques. C'est le rôle du producteur de la BDD (l'INIST-CNRS pour PASCAL, la National Library of Medicine pour Medline) de récolter ces informations originales, de les trier, de les traiter en les indexant avec des équipes de documentalistes et d'experts (des médecins pour la médecine, des juristes pour le droit, etc...). Le producteur crée également la liste des mots clés (thesaurus MeSH -Medical Subject Headings - pour Medline ; PASCAL) correspondant à un document, qui servira à l'utilisateur pour sélectionner ce qu'il désire. Les fichiers ainsi créés (document, résumé, index) constituent la banque de données. Actuellement, les producteurs sont aussi bien des entreprises, des organismes publics, des sociétés savantes, des associations professionnelles que des spécialistes.

Le serveur

Les données récoltées (notices signalétiques normalisées avec ou sans résumé qui serviront à informer l'utilisateur sur le contenu du document) sont enregistrées sur une bande magnétique et envoyées au serveur (Questel en France, Dialog aux Etats-Unis, 1er serveur mondial avec 450 BDD...), qui se charge de les stocker sur un ordinateur central. Le serveur est relié, par l'intermédiaire d'un réseau (en général une combinaison de réseau téléphonique et de réseau télématique), à un terminal (micro-ordinateur ou Minitel). Ce terminal permet à l'utilisateur (utilisateur final ou intermédiaire) d'interroger la banque de données et de trouver les informations dont il a besoin. On peut donc trouver, sur un même serveur, quantité de productions d'informations de sources différentes: Questel propose, en effet, l'accès à 70 BDD. qui ne sont pas toutes médicales. On peut citer également l'Agence spatiale européenne avec son centre serveur ESA/IRS (70 BDD) ; l'Européenne de données (40 BDD) ; le SUNIST (12 BDD).

Le vendeur

Les données accessibles constituent ainsi un fichier informatisé dont la présentation est normalisée. Les supports, pour diffuser les BDD, sont désormais multiples: en ligne, télématique, sur CD-ROM, sur disquette. Il ne faut pas confondre le producteur avec le vendeur d’information, même si, parfois, les deux rôles peuvent se confondre, Il existe parfois des intermédiaires, dont la fonction est d'effectuer une sélection sur certaines parties de la base de données.

Les intermédiaires

Les intermédiaires de l'information (brokers en anglais) jouent le rôle de détaillants de l'information. Ce sont des organismes publics ou privés qui interrogent les banques de données pour le compte de l'utilisateur.
C'est le cas des bibliothèques et centres de documentation, par exemple.

Le formateur

Il est nécessaire de former J'utilisateur aux techniques d'interrogation, que celui-ci soit un(e) infirmier(e), un médecin ou un(e) documentaliste.
Le documentaliste a également un rôle important de formateur à jouer dans son propre service, et ce à plusieurs niveaux: il lui faudra se former lui-même, former ses collaborateurs et, enfin, former ses utilisateurs.
Ce rôle de formateur est essentiel, car la profession de documentaliste est basée sur la transmission de l'information.
L’information médicale automatisée (IMA) à l'INSERM ou les unités régionales de formation et de promotion pour l'information scientifique et technique (URFIST) forment aux nouveaux modes d'accès à l'information (BDD, CD-ROM).

Typologie des banques de données

On distingue trois grandes familles de banques de données, qui se différencient par leur mode de diffusion, les possibilités de recherche offertes et les clientèles visées :
La première famille est celle des banques de données classiques, à la norme ASCII. Leur utilisation est réservée aux professionnels de l'information, qui doivent connaître les langages d'interrogation spécifiques à chaque serveur, avec lesquels il faut préalablement signer un contrat. Elles proposent des volumes d'information qui peuvent se compter en millions de documents et permettent des recherches très sophistiquées sur des questions complexes.
La deuxième famille de banques de données est constituée par les CD-ROM (disques compacts), qui offrent parfois des images et des sons en complément du texte. Apparus au milieu des années 80, ils peuvent stocker des volumes importants d’information (mais moins qu'une banque de données classique sur un grand serveur) et permettent des recherches rapides et sophistiquées, avec ou sans langage d'interrogation. En 1992, on estimait à 600000 le nombre de lecteurs de CD-ROM en Europe (50000 en France).
La troisième famille est celle des banques de données vidéotex -banques de données Télétel en France -conçues pour l'utilisateur final, qui doit pouvoir les interroger sans apprentissage préalable; on en compte environ 300 sur le réseau T&eac
te;létel. Elles proposent des informations professionnelles accessibles à partir d'un Minitel et, pour la grande majorité, sans abonnement. C’est ce qu.on appelle aussi la «télématique », contraction des mots télécommunication et informatique, terme proposé par Simon Nora et Alain Minc en 1978 dans leur Rapport sur l’informatisation de la société.

Des types différents d'information

Ces trois familles de banques de données peuvent proposer différents types d'information. Des références bibliographiques (articles de périodiques, ouvrages, thèses, comptes rendus de congrès, documents audio-visuels ou iconographiques), souvent avec résumé et mots clés: ce sont des BDD bibliographiques, telles Medline ou Pascal; l'intégralité d'articles de quotidiens, de lettres ou de revues spécialisées, ainsi que d'études de marché sous forme d’image complète du document: ce sont des BDD textuelles et des BDD en texte intégral (full-text) ; des chiffres (séries statistiques [économie, météorologie...], propriétés des matériaux, etc.) : ce sont des BDD factuelles ou numériques (la BIAM, Banque d'informations automatisées sur les médicaments; ECOSANTE, en économie de la santé, mise au point par le CREDES) ; des informations dont la mise en forme est liée à leur nature même: structures chimiques, brevets, marques, opportunités d'affaires... Elles fournissent des données validées et analysées.
Une autre famille, plus récente et de nature légèrement différente, est celle des services d'information vocale ou services audiotex, qui sont accessibles à partir d'un simple téléphone et pour lesquels le dialogue se fait à partir des touches du téléphone.
Enfin, l'hypertexte permet de lier des données brutes, le texte correspondant et la bibliographie.

Interroger une banque de données

La rapidité

La connexion à une banque de données est quasi instantanée quels que soient son éloignement, l'heure et le lieu où l'on se trouve. Elle peut fournir une information directement utilisable (texte intégral d’un article, adresse d'une entreprise...) ou, dans le cas d'une référence, la possibilité d'obtenir en quelques jours, voire en une heure par fax, la copie des articles. D'autre part, la mise à jour des banques de données se fait de plus en plus rapidement, jusqu'à plusieurs fois par jour (pour la BDD de l'agence France-presse, par exemple), et certaines publications sont même disponibles «en ligne» avant d'être imprimées (cela est surtout vrai dans le domaine de la médecine: l'exemple le plus frappant étant le Online Clinical Trials qui n'existe pas sur support papier, mais est uniquement consul table à partir d'un ordinateur.

L'étendue du champ de recherche

L’ensemble des banques de données donne accès à plusieurs centaines de millions de documents dans tous les domaines de la connaissance, ce qui est sans commune mesure avec les ressources d’un centre de documentation traditionnel. De plus, fournies sous forme informatique, elles peuvent être intégrées à une base de données interne grâce au télédéchargement.

L'interactivité

Compte tenu du très faible temps de réponse, il est fréquent que les résultats obtenus fassent évoluer la question, dont la nouvelle formulation apportera de nouvelles réponses, et ainsi de suite. Cela surtout pour les données factuelles et les statistiques.

La complexité

Dans une recherche manuelle, on peut prendre en compte deux critères de recherche, trois au maximum, alors que, dans une recherche effectuée par les banques de données, le nombre de critères peut dépasser la dizaine et plus.

Pour en savoir plus sur les banques de données

- Répertoire des banques de données professionnelles, Paris, ADBS-ANRT, 1993.
- Annuaire du CD-ROM, Paris, A Jour, 1992.
- Directory of Gale Databases, Gale Research, 1993.
- Répertoire d s banques de données biomédicales, Paris, FLA, 1991-1992.
Information en ligne :
- CUADRA (serveur QUESTEL).
- Database of databases (serveur DIALOG).
- 36 17 INFOBDD : répertoire de 2000 BDD professionnelles.

Adresses des centres serveurs français

- QUESTEL Le Capitole, 55, avenue des Champs-Pierreux -92029 NanterreCedex, Tél. : (1) 46145555
- CEDOCAR Centre de documentation des armées, 26, bd Victor -00460 Paris Armées, Tél. : (1) 45524577
- SUNSIT, 950, rue de St-Priest -BP 7229- 34184 Montpellier Cedex 4, Tél. :67141414
-TELECONSULTE LAMY (droit), 187/189, quai de Valmy -75490 Paris Cedex 10, Tél. (1) 4472 1222
-L’EUROPENNE DE DONNEES / GROUPE OR, 164 ter, rue d’Aguesseau 92100 Boulogne-Billancourt -Tél. : (1) 46052929

cop. JP Accart, 2007

(1994) - L'enseignement de la documentation en médecine

2007-04-03T17:05:25+00:00

Bulletin des bibliothèques de France, 1994, t. 39, n° 4, pp. 111-112.

Une typologie des différents professionnels de santé intéressés par la documentation se dessine très nettement avec le développement actuel des besoins en documentation médicale et en soins infirmiers et de son enseignement. Ecoles de bibliothécaires, facultés de médecine françaises et francophones, instituts de formation en soins infirmiers (destinés à former les infirmier(e)s), écoles de cadres infirmiers, formation continue des médecins, sont des demandeurs potentiels pour cet enseignement.

Les documentalistes

Les Ecoles de bibliothécaires

Il est révélateur de constater que certaines écoles de bibliothécaires (en l'occurrence, l'ENSSIB, l'INFB, Médiadix ou l'Ecole de Bibliothécaires-Documentalistes (EBD) de l'Institut Catholique de Paris, par exemple) accordent, dans leur programme, une place non négligeable à l'enseignement de la bibliographie médicale et scientifique, ainsi qu'à l'interrogation des banques de données spécialisées telles Medline, PASCAL, SCISearch. Cet enseignement est, en fait, destiné à des étudiants susceptibles de travailler en bibliothèque médicale ou en documentation pharmaceutique ; de nombreux débouchés sont offerts dans cette branche spécialisée. L'enseignement est dispensé sous la forme d'une liste d'ouvrages de base : une méthodologie de recherche bibliographique en médecine et en sciences est développée avec, à l'appui, des séances de travaux pratiques portant sur les outils papiers (type Index Medicus, Current Contents, Science Citation Index) et l'interrogation en ligne des banques de données correspondantes.

Les bibliothécaires francophones

Un certain nombre d'organismes institutionnels, tels le Centre International de l'Enfance, la Conférence Internationale des Doyens des Facultés de Médecine d'Expression Française, délivrent des stages de formation pour des bibliothécaires francophones travaillant dans le domaine de la santé. Ces stages, d'une durée de 15 jours à un mois, accueillent une vingtaine de bibliothécaires et permettent des échanges fructueux entre formateurs et "formés", bien que les niveaux d'études, les expériences professionnelles, les représentations linguistiques (Afrique Noire, Maghreb, Asie, Europe de l'Est, Caraïbes) soient pour le moins différentes. Les besoins en documentation médicale sont à la fois très pratiques (comment se procurer des ouvrages médicaux, comment s'abonner à des revues scientifiques, qu'est-ce-qu'un réseau etc...?) et très générales (la gestion d'une bibliothèque, son informatisation). L'intérêt pour les nouvelles technologies est cependant très fort, en mettant bien entendu l'accent sur les avantages du CDROM et des banques de données destinées à ces pays, la plupart en voie de développement (BIRD, PASCAL, MEDIDOC REDOSI, EXTRAMED, etc...).

Les bibliothécaires européens de santé

Tous les deux ans, ou au cours de congrès et séminaires internationaux (Section des Sciences Biologiques et Médicales de l'IFLA), la jeune et dynamique Assocation Européenne pour l'Information et les Bibliothèques de Santé (AEIBS-Bruxelles), créée en 1986 sous l'égide de l'Organisation Mondiale de la Santé, propose à ses membres (quelques 700 bibliothécaires de 23 pays différents), des cours de formation continue en français et en anglais dans le domaine de l'information biomédicale. Très suivis, ces cours permettent à ces professionnels de l'information de santé d'être au courant des derniers développements de la technologie (CDROM et banques de données) et de la bibliothéconomie (gestion, personnel). De plus en plus, mais c'est aussi vrai dans les autres domaines de la documentation, l'attention se porte sur le rôle futur du bibliothécaire, le concept de "bibliothèque virtuelle" et sur les nouveaux réseaux de la communication scientifique type Internet.

En ce qui concerne la formation continue, il existe à l'heure actuelle, peu de formations organisées sauf celle de l'IMA-INSERM sur Medline et PASCAL, et celle des URFIST.

Les médecins

Les étudiants en médecine

Outre le fait que certaines facultés de médecine (Nancy, Lyon par exemple) dispensent aux étudiants des cours en documentation, les étudiants en médecine, afin de parfaire un enseignement magistral de plusieurs années, effectuent des stages dans les hôpitaux et font fonction d'internes. Ils participent ainsi de façon étroite à la vie des services médicaux. Les staffs de bibliographie déjà nommés précédemment, l'étude de cas médicaux et, finalement la constitution de leur bibliographie pour la thèse de doctorat sont autant de raisons pour les amener à utiliser la bibliographie médicale. Les bibliothécaires médicaux organisent des cours de bibliographie, qui sont à la fois l'apprentissage d'une méthodologie de la recherche bibliographique, et une approche des possibilités offertes par les banques de données, et ce, quel que soit leur support. C'est aussi, pour ces futurs praticiens, une manière de les amener à compléter et à faire évoluer efficacement, par la lecture, des connaissances théoriques.

Le corps médical

Le corps médical, et les médecins hospitaliers en particulier, ont pour obligation de mettre à jour de façon constante leurs connaissances scientifiques afin d'assurer des soins de qualité : c'est vrai de par la nature même d'un enseignement qui doit être réactualisé, par le fait que les découvertes scientifiques et médicales se périment au bout de cinq années en moyenne ; et également qu'un médecin, s'il veut évoluer dans sa carrière, se doit d'écrire un certain nombre d'articles scientifiques, et si possible, dans des revues internationales indexées dans les banques de données médicales (type Medline par exemple).

La formation continue des médecins empreinte donc plusieurs chemins :

la lecture régulière de la presse spécialisée, soit par abonnement personnel ou grâce à la fréquentation d'une bibliothèque (dans les centres hospitaliers universitaires, les centres hospitaliers généraux, les facultés de médecine, les laboratoires de recherche) : cette lecture s'avère cependant de plus en plus difficile de par l'abondance des publications (20 000 journaux biomédicaux et 17 000 nouveaux ouvrages publiés annuellement). Les staffs de bibliographie sont, en général, un bon exercice pour le maintien des connaissances dans un domaine particulier au sein d'un service hospitalier par exemple ; de nombreux médecins réalisent également des synthèses bibliographiques pour une revue ou le bulletin bibliographique d'un laboratoire pharmaceutique (dans ce cas, c'est, pour eux, une voie d'accès aux centres de documentation de l'industrie pharmaceutique)
la participation à des congrès médicaux : on ne dira jamais assez l'importance des échanges personnels au cours de ces congrès, une ou deux fois par an. Il existe, en général, des congrès pour chaque spécialité.
enfin, des cours de formation continue dans les facultés de médecine et les hôpitaux avec l'enseignement post-universitaire.

D'une manière ou d'une autre, la formation continue est en interaction avec la documentation. L'informatique, les nouvelles technologies (CDROM), les banques de données (300 dans le domaine biomédical) ont révolutionné l'accès à la documentation médicale. Impulsés par la nécessité pour les médecins d'être informé le plus rapidement et complètement possible, les bibliothèques et centres de documentation ont très vite adopté ces technologies, et organisent des cours de formation à leur utilisation.

L' A.F.M.H.A (Association pour la Formation des Médecins Hospitaliers à la gestion Administrative- Hôtel-Dieu-Paris), propose, depuis 1992, des sessions de formation avec pour thème "Les Nouvelles Technologies au service de la Documentation Médicale" : une douzaine de praticiens hospitaliers sont ainsi initiés, durant deux jours, à tous les nouveaux produits offerts par la technologie actuelle : accès Minitel, banques de données classiques ASCII ou sur disquettes, CDROM bibliographiques ou présentant des périodiques scientifiques en texte intégral.

Archives médicales et documentation

Dans les hôpitaux, le dossier du patient est géré par un service d'Archives médicales en relation étroite avec les Départements d'Information Médicale (DIM). Ces DIM sont sous la responsabilité d'un médecin et codifie toute l'activité hospitalière : durée de séjour, patients traités, pathologies. De plus en plus, DIM et documentation médicale sont couplés : la conséquence d'un tel regroupement est une meilleure circulation de l'information de santé en général centrée autour du patient (avec une interaction possible entre la lecture d'un article scientifique, son adaptation avec un cas traité dans un service de soins et la codification de ce cas), et une approche originale, quasi expérimentale et complémentaire des métiers de documentaliste, bibliothécaire et archiviste dans un cadre institutionnel.

Les infirmières

Le bibliothécaire de santé voit son rôle élargi à d'autres populations, celle des infirmier(e)s dans les Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI, qui ont remplacé les écoles d'infirmières), des cadres infirmiers et cadres infirmiers supérieurs dans les écoles de cadres. Pour les premiers, il s'agit surtout, depuis la récente réforme du diplôme d'Etat en 1992, de s'adapter au module obligatoire de recherche. Cela passe par des études ponctuelles sur des sujets étudiés en cours et la rédaction d'un mémoire de fin d'études. Pour les seconds, c'est l'évolution dans la carrière qui est envisagé avec également la rédaction d'un mémoire. Depuis peu, les Instituts et Ecoles ont intégré un module de recherche documentaire en faisant appel à des bibliothécaires ou documentalistes (c'est le cas à l'AP-HP, dans des écoles de cadres ou des instituts de formation en soins infirmiers).
A l'instar de la population médicale, le corps infirmier, à toutes les étapes de sa carrière, se doit de se former et de s'informer : les techniques évoluent, les rapports au malade également. Une réflexion sur les soins infirmiers a émergé ces dernières années, et cette réflexion passe obligatoirement par un savoir bien intégré.

Le bibliothécaire médical, médiateur de l'information

Ainsi, le bibliothécaire médical voit son champ d'action s'élargir en fonction de la diversité des demandes et des types d'utilisateurs, et également de l'évolution des technologies qu'il lui faut dominer et maîtriser. L'impulsion donnée par la connaissance scientifique est un des moteurs essentiels qui font de cette branche spécialisée de la documentation, un domaine évolutif, passionnant et ouvert sur un avenir prometteur.

cop. JP Accart, 2007

(1994) - Actualité des banques de données biomédicales

2007-04-03T17:08:33+00:00

Le Micro-Bulletin du CNRS, 1994, n° 55, pp. 136-146.

Dans un précédent numéro du Micro-Bulletin (n°52, décembre 1993), je traitais de «L’information biomédicale au futur»: il s'agissait de donner un aperçu de l'apport des nouvelles technologies, des réseaux, des projets mis en place par les institutions et les éditeurs scientifiques afin de délivrer l'information scientifique et biomédicale en particulier.
L’article qui suit est un état de l'offre en matière de banques de données (partiel cependant) dans le domaine biomédical, et de tous les accès possibles à cette information spécialisée.

Les accès en ligne

Les banques de données en ligne répondent plus aux besoins de chercheurs ou d'enseignants. Mais, par la diversité des notions abordées, il est toujours possible de trouver des références sur le sujet étudié. Il existe un grand nombre de banques de données spécialisées en médecine et sciences: 300 sont dénombrées. Voici les principales bases de données.

* Pascal est une base de données multidisciplinaire, dépouillant 9000 périodiques (300 français) comprenant 10000 000 documents avec des résumés, développée depuis 1973 par l'INIST-CNRS (Institut National de l'Information Scientifique et Technique -Centre National de la Recherche Scientifique). Mise à jour mensuelle. Serveurs DIALOG, QUESTEL, ESA.
* Medline, base de données américaine produite par la National Library of Medicine (NLM), a une couverture biomédicale complète. 3700 périodiques de 70 pays sont dépouillés depuis 1966, ce qui représente plus de 7 millions de références. Mise à jour hebdomadaire. Serveurs BRS, Datastar, Dialog, Dimdi, Questel, SIN .
* Embase correspond aux 45 revues de résumés publiées par Excerpta Medica. 40% des citations sont concernées par un problème lié aux médicaments. 3500 périodiques dépouillés par an dont 170 français soit 5 millions de références depuis 1974 (EMBASE et MEDLINE ne se recouvrent que pour 36% des périodiques analysés). Mise à jour hebdomadaire. Serveurs BRS, Datastar, Dialog, Dimdi, SIN .
* Eventline donne des informations sur les congrès, conférences, foires, salons. Elle est multidisciplinaire et internationale, produite par Elsevier.
* Conferences papers index présente les communications faites aux congrès de médecine, biologie, chimie, physique et sciences de l'ingénieur depuis 1973 (1400000 documents).

Les banques de données en texte intégral consultables en ligne

Ce type de base de données nous fait sortir de l'ère du référentiel (c'est-à-dire des bases de données vues précédemment composées uniquement de références d'articles et parfois du résumé) pour passer à l'ère du textuel, donc à l'accès direct à «l'information primaire», au texte lui-même contenu dans les ouvrages et revues spécialisés, cela sans intermédiaire.
Les bases plein-texte médicales sont parmi les premières à être apparues. Elles couvrent plusieurs types de documents puisque cela va d'un périodique uniquement, le New England Journal of Medicine ou le Morbidity and Mortality Weekly Report à une collection de plusieurs titres comme l'ensemble des revues de l'American Medical Association. MEDTEXT (sur Dialog) qui donne le texte intégral d'un certain nombre de périodiques médicaux depuis 1982 avec mises à jour mensuelles, soit 55 000 références.

D'autres périodiques sont également concernés, en particulier ceux du domaine de la recherche, tout simplement parce que la publication électronique réduit les délais d'impressions toujours longs sous forme papier. Dans le créneau des journaux de recherche, on peut citer On Line Journal of Clinical Trials lancé début 1992 qui ne sera disponible que sous forme électronique. Ce titre a été choisi pour que les malades puissent bénéficier plus tôt des recherches et des découvertes.

On trouve également Drug Information Full Text, l'une des bases de données de pharmacie les plus importantes dans le monde. Elle fournit une information complète sur 50000 produits commercialisés.

Depuis 1992, un nouveau venu américain est apparu en Europe: ce sont les fichiers médicaux de Mead Data qui propose en ligne des produits très divers:

le texte intégral de 14 périodiques depuis 1982.
le texte intégral de FDC Reports Newsletters: industrie pharmaceutique, équipement et matériel médicaux, cosmétiques, recherche, médicaments.
des banques de données telles DRUG INFORMATION FULLTEXT à partir de deux publications de l'American Society of Hospital Pharmacist; PDQ en cancérologie; Medline.
- les bases de données de Micromedex: Micromedex a créé, depuis 1974, des bases de données qui sont des instruments professionnels, des systèmes d'aide à la décision pour le médecin dans l'exercice de ses fonctions. La rédaction est assurée par plus de 350 experts, avec une équipe rédactionnelle interne et mise à jour tous les trimestres. Cela comprend:
- POISONDEX: BBD toxicologique,
- EMERGINDEX, écrit par et pour les médecins ayant à pratiquer une médecine d'urgence et à surveiller des affections à risque, pour les aider à faire rapidement un diagnostic exact et procéder à un traitement efficace des patients en phase aiguë. La base est formée de deux fichiers: «Clinical Reviews» et «Clinical Abstracts» et s'interroge grâce à un thésaurus inspiré du Mesh,
- DRUGDEX donne des informations sur les médicaments, à l'intention des pharmaciens, médecins qui ont à prescrire.

Ces trois bases (POISONDEX, EMERGINDEX, DRUGDEX) sont construites sur le même modèle rigoureux, très détaillé. Il est possible d'aller chercher directement à l'intérieur d'un texte sur une affection, un médicament. Des centaines d'hôpitaux américains utilisent ces bases depuis des années.
Sur le serveur BRs, la base de données CCML qui propose le texte intégral de plusieurs dizaines de périodiques, permet, grâce à la procédure LINK, de passer automatiquement de MEDLINE et EMBASE, base de données bibliographique.

Les accès télématiques (Vidéotex Minitel)

Dans le domaine de la santé, on dénombre environ 70 services, dont les producteurs sont principalement des administrations, des institutions ou des organismes de presse. Les utilisateurs sont avant tout des professionnels de la santé: médecins, pharmaciens... Certains services sont destinés au grand public.
Les services proposés sont variés: outils d'aide à la pratique médicale, annuaires d'établissements et de professionnels, messageries, services d'emploi, catalogues de formations, références bibliographiques, informations pratiques et thématiques, actualités sociales et politiques, statistiques, agendas, bloc-notes...

Différents modes d'accès se présentent:

avec un code d'accès direct + mot de passe ou non, formule d'abonnement gratuite ou payante,
via le serveur qui propose alors l'ensemble des bases de données qu'il gère (Cf. le SUNIST). Cela permet de faire connaissance avec d'autres services.

Les procédures de connexion sont simples: il suffit d'allumer son Minitel, de composer le numéro d'appel choisi (36.13 par exemple), au signal sonore d'appuyer sur la touche de fonction CONNEXION/FIN, et de taper le code de la base de données. L’interrogation est guidée, sélectionnez votre choix parmi ceux proposés. Les coûts sont très variables selon les bases de données (jusqu'à 9 F la minute). En appuyant sur la touche SOMMAIRE en début d'interrogation, le prix de celle-ci s'affichera régulièrement.
Si le Minitel n'est pas un ordinateur, c.est un terminal moderne. Son mode de présentation est graphique avec affichage page par page. Il est conçu pour être utilisé par le plus grand nombre. C'est la raison des touches spéciales d'orientation SUITE -RETOUR -SOMMAIRE: des touches de commande ENVOI- CORRECTION. C'est le terminal le plus diffusé dans le monde, avec pour la France, près de 6 millions de postes.

A titre d'exemples, voici un certain nombre de services développés sur Minitel:

La Santé publique

36 17 BDSP Banque de Données en Santé Publique
La BDSP est une banque de données documentaires qui propose une approche pluridisciplinaire de la santé publique à travers plusieurs dizaines de milliers de références, collectées au plan national et international depuis plus de quinze ans. Elle est opérationnelle depuis fin 1993.
La BDSP est un outil de recherche rapide et facilement accessible, dédié à l'ensemble des professionnels de la santé et du secteur social, ainsi qu'à toute personne désireuse de promouvoir des actions d'information et d'éducation dans ce domaine.
La BDSP anime un réseau de producteurs constitué de centres de documentation spécialisés (éducation et promotion de la santé, écomomie de la santé, épidémiologie, gérontologie, sida... ) où des documentalistes professionnels sélectionnent l'information au jour le jour.
La BDSP offre à ses partenaires producteurs de données, un certain nombre de prestations:

-aide à la décision en matière d'information,
-réalisation d'interfaces automatisées spécifiques,
-formation aux techniques de documentation informatisée,
-assistance technique.

Les références signalées dans la base proviennent de la littérature française et étrangère, publiée ou non: revues, ouvrages, rapports de recherche, thèses, actes de congrès.
Ce sont aussi des documents multimédias destinés à des actions de formation ou de prévention: vidéos, logiciels, affiches...

Les thèmes abordés
Acteurs de santé, Alimentation, Besoins de santé, Conditions de vie, environnement et santé, Droit et éthique, Economie de la santé, Education pour la santé, Epidémiologie, Génie sanitaire, Histoire de la santé, Hydrologie, climatologie, thermalisme, Hygiène, Planification, politiques, systèmes sanitaires et sociaux, Politique en faveur de groupes de population, Prévention, Prévention des accidents, Promotion de la santé, Protection sociale" Qualité des soins, Sociologie médicale, Technologies et santé, Travail et santé.

L’accès à la base
- sur votre minitel: 3617 code BDSP
- sur votre minitel bi-standard ou votre ordinateur équipé d'un modem (accès ASCIL 80 colonnes) en composant le 36.28.00.09.
- sur votre ordinateur équipé d'un modem: accés par le réseau Transpac sur abonnement.
- courant 1994: par la banque de données PASCAL (INIST-CNRS) sur serveur Questel ou sur minitel en composant le 36.29.36.01.

La commande d'un document
Lors de la consultation de la base, vous pouvez commander directement la photocopie des articles signalés.

Les producteurs de la BDSP
- Ministère chargé de la santé
- Ministère chargé de la recherche et de l'enseignement supérieur
- Ministère chargé de l'éducation nationale
- Ecole nationale de la santé publique (ENSP)
- Institut de l'information scientifique et technique (INIST)
- Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM)
- Association réseau des producteurs de données en santé publique (ARAMIS)
L’Ecole nationale de la santé publique assure la gestion et la maîtrise d'oeuvre de la banque de données santé publique.

La BDSP c'est aussi:
- un répertoire des producteurs qui en assurent la mise à jour,
- une messagerie «questions-réponses».

Adresse: Banque de données en santé publique, Ecole Nationale de la Santé Publique, Avenue du Professeur Léon Bernard, 35043 Rennes Cedex. Contact: Guillemette CHEVAILLIER, Tél. (16) 99 28 29 56; Fax (16) 99282828.

Lire l'actualité médicale

36 15 AFP ou 362936 19 AFP-PRO
Les dépêches de l'Agence France-Presse apportent chaque jour et à tout instant, des informations générales sur la santé dans le monde. Par le 36 29 36 19 vous pouvez consulter les dépêches des six derniers mois dès le lendemain de leur diffusion.
L’Agence de Presse Médicale (APM) créée en 1985 par des journalistes de l'AFP' est une agence de presse spécialisée en médecine; elle dispose de plusieurs rubriques et l'abonnement, qui est mensuel, se fait par rubrique. Il est également possible d'éditer des profils personnalisés. Mais l'accès à l'APM se fait par micro-ordinateur sans mode vidéotex.

Les revues de presse médicales

3615 TONUS
3615 TSANTE (Quotidien du Médecin)
3615 ORGAMEDIA

Les thèses

36 15 + THESA
Créée par la Conférence des Grandes Ecoles et gérée par l'Ecole des Mines de Paris, cette banque de données rassemble les informations concernant les thèses en cours dans les grandes écoles.
Confiée depuis 1992 à l'INIST (Institut d'Information Scientifique et Technique du CNRS) , cette dernière en assure la gestion, la mise à jour et la diffusion. Comprend 50 grandes écoles et 4 000 thèses.
Producteur: Conférence des Grandes Ecoles (CGE).
3615 SUNK * THE TELETHESES: catalogue des thèses soutenues en France depuis 1983. C'est la Bibliothèque Interuniversitaire de Clermont Ferrand qui se
charge de la médecine, pharmacie, odontologie et sciences vétérinaires. Il y a sept critères d'accès possibles.

Localiser les congrès

36 29 92 63 MEETING: coproduite par le Comité à l'Energie Atomique et le
CEDOCAR (Centre de documentation de l'armée).
8000 annonces de congrès, expositions, salons scientifiques et techniques.
Recherche par titre, domaine, lieu et organisateur.

Les banques de données juridiques

36 29 00 14: la base de données JURISANTE: droit hospitalier, actualités.
36 16 JOEL: service vidéotex du Journal officiel.
36 28 00 02 REFLEX
36 15 ASH: les Actualités Sociales Hebdomadaires assurent un service de documentation sociale et médico-sociale.

Identifier les organismes ou personnalités

36 15 OPM: dans le domaine de la santé, OPM est l'équivalent du Guide
Rozenwald. La recherche peut s'effectuer par ville ou commune, département, médecin ou spécialiste.
36 15 SUNK TELELAB: le répertoire Télélab recense plus de 7000 laboratoires de recherches universitaires et privés.
3617 BIR ou 3615 LABINTEL: les annuaires de l'INSERM et du CNRS. Il est possible d'y retrouver les équipes de recherches, internes ou externes et leurs adresses. A chaque thème de recherche correspondent les mots-clés caractéristiques, les noms des responsables, les laboratoires.
3615 SUNK RAM: le service RAMIS propose un annuaire des intervenants en santé publique en France.

Les banques de données de sommaires

36 16 MEDACTUA: c'est une revue vidéotex de sommaires biomédicaux produite par l'Inserm. Vous pouvez consulter en ligne les sommaires de 300 revues nationales et internationales. Ces revues restent accessibles pendant trois mois. Commande en ligne des photocopies d'articles.

Les banques de données bibliographiques

3614 BIAM Mot de passe: cette banque contient des informations sur tous les médicaments, soit environ 8000 utilisés en France. On peut consulter les interactions, les contre-indications, les effets secondaires, le diagnostic etc. La consultation est réservée aux professionnels de santé.
3616 KSP: à l'attention des kinésithérapeutes.
3616 REDATEL: la rééducation des handicapés.
3615 SIDA: des informations sur le SIDA ainsi qu'un Annuaire des centres de dépistage.
36 29 00 36: la base de données MEDLINE: bibliographique, la plus importante dans le domaine biomédical possédant des rubriques intéressant le domaine paramédical. A la différence de l'interrogation en ligne qui demande une connaissance du logiciel pour interroger la base de données, l'objectif est de toucher un public large, non-initié aux techniques documentaires. Pour cela, il existe un guide MedlinelMinitel.
36 29 00 36: la base de données BIOETH1CS: 26000 références sur l'éthique, la déontologie de la santé.
36293601 PASCAL
3614 APHP Annuaire des hôpitaux et services de l'Assistance Publique de Paris.
3616 EMC: service de l'Encyclopédie Médico-chirurgicale (EMC) comprenant 520000 références depuis 1982. C'est un service peu coûteux qui apporte des réponses immédiates et utiles sur l'état des connaissances biomédicales.
3616 VIDAL: consultation du dictionnaire Vidal.
3613 CIRCAN + code confidentiel gratuit donne des informations professionnelles sur la cancérologie.
3615 CMED: toutes les références d'articles publiées dans le Concours médical et une sélection de références issues d'autres revues de médecine générale.

Les banques de données bibliographiques sur CD ROM {Compact-disc Read Only Memory)

Qu'est-ce qu'un CDROM ?

Né en 1984, il se présente de la même manière qu'un disque compact musical. Mais ce sont des données (références d'articles, résumés ou textes complets) qui sont enregistrées au lieu de notes de musique. La capacité de stockage d'un seul disque est impressionnante: un disque compact, de 12 cm de diamètre, peut contenir jusqu'à 280.000 pages dactylographiées, ainsi que des images, des graphiques et des sons.
La majorité des banques de données desservies «en ligne» sont accessibles le plus souvent grâce à un intennédiaire: le bibliothécaire-documentaliste. Les producteurs des banques de données, conscients des difficultés d'accès à ces outils, commencent à diffuser des supports mieux adaptés. A peu près 40% des fournisseurs de bases de données envisagent une édition supplémentaire sur CDROM. De plus, au bout d'un certain temps de pratique, l'utilisateur (médecin, infinnière, documentaliste) doit trouver son autonomie.

Quelques outils sur CDROM:

- Medline
- Pascal
- Excerpta Medica offre une quinzaine de CDROM spécialisés (Drugs and Pharmacology, Cardiology, Radiology etc.)
- Bird du Centre International de l'Enfance: les notices sont en anglais, français, espagnol. I20 000 références en 1994.
- CD Thèses
- Current Contents Life Sciences
- Medidoc et Redosi produits par l'AUPELF: couvrant la période de janvier 1991 à juin 1993, MEDIDOC comprend 40000 données bibliographiques provenant de périodiques, actes de congrès, thèses de langue française en médecine et biologie. Diffusé au prix de 1800 F par l'INIST, il sera mis à jour annuellement.
- Extra-Med: comprend 200 journaux biomédicaux qui ne sont pas dans Medline et beaucoup d'entre eux des pays en voie de développement. Les domaines couverts: maladies tropicales, la biodiversité, le SIDA, le choléra, l'environnement et la santé.
- Bio-Rom: 60 000 références extraites de Biosis.
- Medata-Rom: fusion d'extraits des bases bibliographiques b i o m é d i cales Medline, Embase, Pascal.
- PDQ (Physician Data Query): créée par le National Cancer Institute elle fournit une infonnation courante sur le diagnostic et le traitement du cancer. On peut trouver maintenant sur CDROM des dictionnaires (le Vidal), des annuaires, des catalogues, des traités (Oxford Textbook of Medicine, MRI Manual, Meylers side effects of drugs), des bibliographies scientifiques (Science Citation Index).

Les périodiques scientifiques CDROM

Depuis 1990, on assiste à un incroyable développement de l'édition électronique de périodiques scientifiques, les deux chefs de file en la matière étant la National Library of Medicine aux Etats-Unis et Elsevier le plus grand éditeur mondial de revues scientifiques.
Quelques exemples:

ADONIS est dirigé par un comité composé de 3 éditeurs: Blackwell, Elsevier, Pergamon et Springer; 360 périodiques scientifiques en texte intégral sont proposés depuis 1991. Outre l'abonnement proprement dit, des redevances par article imprimé sont versées.
The British Medical Journal (NLM-British Medical Association), The Lancet (NLM), The New EnglandJournal of Medicine (NLM), The American Journal of Public Health (NLM), The Annals of InternaI Medicine (NLM), The Journal of the American Medical Association (NLM) sont tous consul tables sur CDROM sur 5 ans.
The Pediatric lnfectious Diseases Journal est consultable de 1984 à 1990.

Le CDROM n'est pas la simple restitution sur support informatique d'un texte papier; grâce à un logiciel d'interrogation, il offre les mêmes possibilités qu'une base de données interrogeable en ligne: croisement de différents mots-clés grâce aux opérateurs booléens, interrogation dans tous les champs de la notice (auteur, titre, etc.).
Un micro-ordinateur, un lecteur de CDROM, et un abonnement au CDROM désiré sont nécessaires à la consultation.
L’intérêt d'un tel support, surtout pour les bibliothèques et centres de documentation, est que l'interrogation d'un CDROM n'est pas prise en compte: le prix à payer étant l'abonnement global, des économies substantielles sont réalisées par rapport à l'interrogation en ligne, qui elle, se paye en temps de connexion (2,50 F la minute sur Medline par exemple) et aux références affichées (1 F la référence Medline).

Les banques de données sur disquettes

Ces bases de données sur disquettes regroupent les sommaires des périodiques publiés à travers le monde, sommaires à partir desquels le chercheur retire les informations qui lui semblent les plus pertinentes. Cela lui permet de suivre régulièrement l'actualité scientifique relative à un domaine de recherche.
La banque de données la plus connue et la plus utilisée en France est sans conteste le Current Contents fournie sur abonnement par l'Institute of Scientific Information (151) à Philadelphie. Une seconde base de données fonctionne sur le même principe par fourniture hebdomadaire de disquettes: il s'agit de Reference Update diffusée par Research Information System (RIS). Moins connue, elle peut constituer une alternative aux Current Contents. Toutes les deux fonctionnent de la même manière et dépouillent 1200 périodiques.

cop. JP Accart, 2007

(1993) - La documentation : une pratique nécessaire à toute formation

2007-04-03T17:31:10+00:00

Revue de l'infirmière, 1993, n° 11, pp. 4-7.

Les accès en ligne

Les banques de données en texte intégral consultables en ligne

Ce type de base de données nous fait sortir de l'ère du référentiel (c'est-à-dire des bases de données vues précédemment composées uniquement de références d'articles et parfois du résumé) pour passer à l'ère du textuel, donc à l'accès direct à «l'information primaire», au texte lui-même contenu dans les ouvrages et revues spécialisés, cela sans intermédiaire.
Les bases plein-texte médicales sont parmi les premières à être apparues. Elles couvrent plusieurs types de documents puisque cela va d'un périodique uniquement, le New England Journal of Medicine ou le Morbidity and Mortality Weekly Report à une collection de plusieurs titres comme l'ensemble des revues de l'American Medical Association. MEDTEXT (sur Dialog) qui donne le texte intégral d'un certain nombre de périodiques médicaux depuis 1982 avec mises à jour mensuelles, soit 55 000 références.

D'autres périodiques sont également concernés, en particulier ceux du domaine de la recherche, tout simplement parce que la publication électronique réduit les délais d'impressions toujours longs sous forme papier. Dans le créneau des journaux de recherche, on peut citer On Line Journal of Clinical Trials lancé début 1992 qui ne sera disponible que sous forme électronique. Ce titre a été choisi pour que les malades puissent bénéficier plus tôt des recherches et des découvertes.

On trouve également Drug Information Full Text, l'une des bases de données de pharmacie les plus importantes dans le monde. Elle fournit une information complète sur 50000 produits commercialisés.

Depuis 1992, un nouveau venu américain est apparu en Europe: ce sont les fichiers médicaux de Mead Data qui propose en ligne des produits très divers:

le texte intégral de 14 périodiques depuis 1982.
le texte intégral de FDC Reports Newsletters: industrie pharmaceutique, équipement et matériel médicaux, cosmétiques, recherche, médicaments.
des banques de données telles DRUG INFORMATION FULLTEXT à partir de deux publications de l'American Society of Hospital Pharmacist ; PDQ en cancérologie; Medline.
- les bases de données de Micromedex: Micromedex a créé, depuis 1974, des bases de données qui sont des instruments professionnels, des systèmes d'aide à la décision pour le médecin dans l'exercice de ses fonctions. La rédaction est assurée par plus de 350 experts, avec une équipe rédactionnelle interne et mise à jour tous les trimestres. Cela comprend:
- POISONDEX: BBD toxicologique,
- EMERGINDEX, écrit par et pour les médecins ayant à pratiquer une médecine d'urgence et à surveiller des affections à risque, pour les aider à faire rapidement un diagnostic exact et procéder à un traitement efficace des patients en phase aiguë. La base est formée de deux fichiers: «Clinical Reviews» et «Clinical Abstracts» et s'interroge grâce à un thésaurus inspiré du Mesh,
- DRUGDEX donne des informations sur les médicaments, à l'intention des pharmaciens, médecins qui ont à prescrire.

Les accès télématiques (Vidéotex Minitel)

Différents modes d'accès se présentent:

avec un code d'accès direct + mot de passe ou non, formule d'abonnement gratuite ou payante,
via le serveur qui propose alors l'ensemble des bases de données qu'il gère (Cf. le SUNIST). Cela permet de faire connaissance avec d'autres services.

A titre d'exemples, voici un certain nombre de services développés sur Minitel:

La Santé publique

36 17 BDSP Banque de Données en Santé Publique
La BDSP est une banque de données documentaires qui propose une approche pluridisciplinaire de la santé publique à travers plusieurs dizaines de milliers de références, collectées au plan national et international depuis plus de quinze ans. Elle est opérationnelle depuis fin 1993.
La BDSP est un outil de recherche rapide et facilement accessible, dédié à l'ensemble des professionnels de la santé et du secteur social, ainsi qu'à toute personne désireuse de promouvoir des actions d'information et d'éducation dans ce domaine.
La BDSP anime un réseau de producteurs constitué de centres de documentation spécialisés (éducation et promotion de la santé, écomomie de la santé, épidémiologie, gérontologie, sida... ) où des documentalistes professionnels sélectionnent l'information au jour le jour.
La BDSP offre à ses partenaires producteurs de données, un certain nombre de prestations:

-aide à la décision en matière d'information,
-réalisation d'interfaces automatisées spécifiques,
-formation aux techniques de documentation informatisée,
-assistance technique.

Les thèmes abordés
Acteurs de santé, Alimentation, Besoins de santé, Conditions de vie, environnement et santé, Droit et éthique, Economie de la santé, Education pour la santé, Epidémiologie, Génie sanitaire, Histoire de la santé, Hydrologie, climatologie, thermalisme, Hygiène, Planification, politiques, systèmes sanitaires et sociaux, Politique en faveur de groupes de population, Prévention, Prévention des accidents, Promotion de la santé, Protection sociale" Qualité des soins, Sociologie médicale, Technologies et santé, Travail et santé.

L’accès à la base
- sur votre minitel: 3617 code BDSP
- sur votre minitel bi-standard ou votre ordinateur équipé d'un modem (accès ASCIL 80 colonnes) en composant le 36.28.00.09.
- sur votre ordinateur équipé d'un modem: accés par le réseau Transpac sur abonnement.
- courant 1994: par la banque de données PASCAL (INIST-CNRS) sur serveur Questel ou sur minitel en composant le 36.29.36.01.

La commande d'un document
Lors de la consultation de la base, vous pouvez commander directement la photocopie des articles signalés.

Les producteurs de la BDSP
- Ministère chargé de la santé
- Ministère chargé de la recherche et de l'enseignement supérieur
- Ministère chargé de l'éducation nationale
- Ecole nationale de la santé publique (ENSP)
- Institut de l'information scientifique et technique (INIST)
- Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM)
- Association réseau des producteurs de données en santé publique (ARAMIS)
L’Ecole nationale de la santé publique assure la gestion et la maîtrise d'oeuvre de la banque de données santé publique.

La BDSP c'est aussi:
- un répertoire des producteurs qui en assurent la mise à jour,
- une messagerie «questions-réponses».

Adresse: Banque de données en santé publique, Ecole Nationale de la Santé Publique, Avenue du Professeur Léon Bernard, 35043 Rennes Cedex. Contact: Guillemette CHEVAILLIER, Tél. (16) 99 28 29 56 ; Fax (16) 99282828.

Lire l'actualité médicale

36 15 AFP ou 362936 19 AFP-PRO
Les dépêches de l'Agence France-Presse apportent chaque jour et à tout instant, des informations générales sur la santé dans le monde. Par le 36 29 36 19 vous pouvez consulter les dépêches des six derniers mois dès le lendemain de leur diffusion.
L’Agence de Presse Médicale (APM) créée en 1985 par des journalistes de l'AFP' est une agence de presse spécialisée en médecine; elle dispose de plusieurs rubriques et l'abonnement, qui est mensuel, se fait par rubrique. Il est également possible d'éditer des profils personnalisés. Mais l'accès à l'APM se fait par micro-ordinateur sans mode vidéotex.

Les revues de presse médicales

3615 TONUS
3615 TSANTE (Quotidien du Médecin)
3615 ORGAMEDIA

Les thèses

36 15 + THESA
Créée par la Conférence des Grandes Ecoles et gérée par l'Ecole des Mines de Paris, cette banque de données rassemble les informations concernant les thèses en cours dans les grandes écoles.
Confiée depuis 1992 à l'INIST (Institut d
#39;Information Scientifique et Technique du CNRS) , cette dernière en assure la gestion, la mise à jour et la diffusion. Comprend 50 grandes écoles et 4 000 thèses.
Producteur: Conférence des Grandes Ecoles (CGE).
3615 SUNK * THE TELETHESES: catalogue des thèses soutenues en France depuis 1983. C'est la Bibliothèque Interuniversitaire de Clermont Ferrand qui se charge de la médecine, pharmacie, odontologie et sciences vétérinaires. Il y a sept critères d'accès possibles.

Localiser les congrès

36 29 92 63 MEETING: coproduite par le Comité à l'Energie Atomique et le
CEDOCAR (Centre de documentation de l'armée).
8000 annonces de congrès, expositions, salons scientifiques et techniques.
Recherche par titre, domaine, lieu et organisateur.

Les banques de données juridiques

36 29 00 14: la base de données JURISANTE: droit hospitalier, actualités.
36 16 JOEL: service vidéotex du Journal officiel.
36 28 00 02 REFLEX
36 15 ASH: les Actualités Sociales Hebdomadaires assurent un service de documentation sociale et médico-sociale.

Identifier les organismes ou personnalités

36 15 OPM: dans le domaine de la santé, OPM est l'équivalent du Guide
Rozenwald. La recherche peut s'effectuer par ville ou commune, département, médecin ou spécialiste.
36 15 SUNK TELELAB: le répertoire Télélab recense plus de 7000 laboratoires de recherches universitaires et privés.
3617 BIR ou 3615 LABINTEL: les annuaires de l'INSERM et du CNRS. Il est possible d'y retrouver les équipes de recherches, internes ou externes et leurs adresses. A chaque thème de recherche correspondent les mots-clés caractéristiques, les noms des responsables, les laboratoires.
3615 SUNK RAM: le service RAMIS propose un annuaire des intervenants en santé publique en France.

Les banques de données de sommaires

36 16 MEDACTUA: c'est une revue vidéotex de sommaires biomédicaux produite par l'Inserm. Vous pouvez consulter en ligne les sommaires de 300 revues nationales et internationales. Ces revues restent accessibles pendant trois mois. Commande en ligne des photocopies d'articles.

Les banques de données bibliographiques

3614 BIAM Mot de passe: cette banque contient des informations sur tous les médicaments, soit environ 8000 utilisés en France. On peut consulter les interactions, les contre-indications, les effets secondaires, le diagnostic etc. La consultation est réservée aux professionnels de santé.
3616 KSP: à l'attention des kinésithérapeutes.
3616 REDATEL: la rééducation des handicapés.
3615 SIDA: des informations sur le SIDA ainsi qu'un Annuaire des centres de dépistage.
36 29 00 36: la base de données MEDLINE: bibliographique, la plus importante dans le domaine biomédical possédant des rubriques intéressant le domaine paramédical. A la différence de l'interrogation en ligne qui demande une connaissance du logiciel pour interroger la base de données, l'objectif est de toucher un public large, non-initié aux techniques documentaires. Pour cela, il existe un guide MedlinelMinitel.
36 29 00 36: la base de données BIOETH1CS: 26000 références sur l'éthique, la déontologie de la santé.
36293601 PASCAL
3614 APHP Annuaire des hôpitaux et services de l'Assistance Publique de Paris.
3616 EMC: service de l'Encyclopédie Médico-chirurgicale (EMC) comprenant 520000 références depuis 1982. C'est un service peu coûteux qui apporte des réponses immédiates et utiles sur l'état des connaissances biomédicales.
3616 VIDAL: consultation du dictionnaire Vidal.
3613 CIRCAN + code confidentiel gratuit donne des informations professionnelles sur la cancérologie.
3615 CMED: toutes les références d'articles publiées dans le Concours médical et une sélection de références issues d'autres revues de médecine générale.

Les banques de données bibliographiques sur CD ROM {Compact-disc Read Only Memory)

Qu'est-ce qu'un CDROM ?

Quelques outils sur CDROM:

- Medline
- Pascal
- Excerpta Medica offre une quinzaine de CDROM spécialisés (Drugs and Pharmacology, Cardiology, Radiology etc.)
- Bird du Centre International de l'Enfance: les notices sont en anglais, français, espagnol. I20 000 références en 1994.
- CD Thèses
- Current Contents Life Sciences
- Medidoc et Redosi produits par l'AUPELF: couvrant la période de janvier 1991 à juin 1993, MEDIDOC comprend 40000 données bibliographiques provenant de périodiques, actes de congrès, thèses de langue française en médecine et biologie. Diffusé au prix de 1800 F par l'INIST, il sera mis à jour annuellement.
- Extra-Med: comprend 200 journaux biomédicaux qui ne sont pas dans Medline et beaucoup d'entre eux des pays en voie de développement. Les domaines couverts: maladies tropicales, la biodiversité, le SIDA, le choléra, l'environnement et la santé.
- Bio-Rom: 60 000 références extraites de Biosis.
- Medata-Rom: fusion d'extraits des bases bibliographiques b i o m é d i cales Medline, Embase, Pascal.
- PDQ (Physician Data Query): créée par le National Cancer Institute elle fournit une infonnation courante sur le diagnostic et le traitement du cancer. On peut trouver maintenant sur CDROM des dictionnaires (le Vidal), des annuaires, des catalogues, des traités (Oxford Textbook of Medicine, MRI Manual, Meylers side effects of drugs), des bibliographies scientifiques (Science Citation Index).

Les périodiques scientifiques CDROM

ADONIS est dirigé par un comité composé de 3 éditeurs: Blackwell, Elsevier, Pergamon et Springer ; 360 périodiques scientifiques en texte intégral sont proposés depuis 1991. Outre l'abonnement proprement dit, des redevances par article imprimé sont versées.
The British Medical Journal (NLM-British Medical Association), The Lancet (NLM), The New EnglandJournal of Medicine (NLM), The American Journal of Public Health (NLM), The Annals of InternaI Medicine (NLM), The Journal of the American Medical Association (NLM) sont tous consul tables sur CDROM sur 5 ans.
The Pediatric lnfectious Diseases Journal est consultable de 1984 à 1990.

Les banques de données sur disquettes

Ces bases de données sur disquettes regroupent les sommaires des périodiques publiés à travers le monde, sommaires à partir desquels le chercheur retire les informations qui lui semblent les plus pertinentes. Cela lui permet de suivre régulièrement l'actualité scientifique relative à un domaine de recherche.
La banque de données la plus connue et la plus utilisée en France est sans conteste le Current Contents fournie sur abonnement par l'Institute of Scientific Information (151) à Philadelphie. Une seconde base de données fonctionne sur le même principe par fourniture hebdomadaire de disquettes: il s'agit de Reference Update diffusée par Research Information System (RIS). Moins connue, elle peut constituer une alternative aux Current Contents. Toutes les deux fonctionnent de la même manière et dépouillent 1200 périodiques.

(1992) - La documentation informatisée en soins infirmiers

2007-04-03T17:34:21+00:00

Interbloc, 1992, t.11, n° 4, pp. 31-34.

Dans un précédent article paru dans INTERBLOC intitulé "Le Monde infirmier et la documentation", plusieurs points ont été développés :

l'importance de l'apprentissage d'une certaine démarche bibliographique en soins infimiers durant les études, mais aussi au cours de la vie professionnelle ;
l'élaboration d'une stratégie de recherche rigoureuse
et enfin, savoir où se documenter et quelles sont les sources de données consultables.

Durant des siècles, l'enseignement a été fait par des maîtres : ils représentaient pour leurs élèves la seule source d'information. Aujourd'hui, tout un chacun a la possibilité d'accéder à de multiples informations, spécialisées ou non : maîtriser cette information documentaire constitue un atout majeur et permet ainsi de trouver sa propre autonomie.

Un accès rapide à ces sources est rendu possible à l'heure actuelle : la santé publique est une discipline de recherche, et cela suppose donc d'avoir un accès facilité aux connaissances .
La masse d'informations produites et le fait que la technologie actuelle permet leur stockage dans un faible volume (sur disquette ou sur disque compact), d'accéder à ces informations après leur traitement, de la reproduire facilement, de la transmettre rapidement, sont des données qui font évoluer la documentation et notamment la documentation appliquée aux soins infirmiers.

Qu'est-ce qu' une interrogation en ligne sur un sujet particulier? Qu'est-ce qu'un accès vidéotex? La télématique? Comment est constituée une banque de données ? Ces termes peuvent paraître barbares ; ils n'en sont pas moins devenus usuels dans le langage actuel. La lecture de cet article va vous donner certaines clés indispensables pour comprendre ce qu'est la documentation informatisée en soins infirmiers.

Théorie et pratique de l'interrogation d'une banque de données (BDD)

1) Théorie de l'interrogation

L'interrogation d'une BDD est l'aboutissement d'une recherche documentaire. Sur un sujet donné, il faut d'abord commencer par consulter les supports papier tels qu'ouvrages généraux, dictionnaires, encyclopédies, périodiques, traités, mémoires : en terme de documentation, c'est ce qu'on appelle l'accès aux documents primaires. C'était le thème développé dans le 1er article.
Puis, en vue d'approfondir sa recherche, d'établir une bibliographie rétrospective (remontant à plusieurs années) ou de travailler sur un sujet pointu, il faut avoir recours à une banque de données : celle-ci donnera accès à des références d'articles de revues et parfois à des résumés de ces articles. C'est ce qu'on appelle l'accès aux documents secondaires.

Définition d'une banque de données

Comme le démontre le schéma n°1, une banque de données est construite à partir de documents originaux (livres, articles de revues, thèses, documents photos etc) ; le producteur de la banque se charge, à l'aide d'une équipe de documentalistes et/ou d'indexeurs, de dépouiller ces documents, d'en extraire les références et de les indexer selon les termes définis pour le classement de la BDD. Il constitue ainsi un thesaurus ou un lexique.
C'est un fichier informatisé. Comme il existe des fichiers manuels par sujets, il existe des fichiers informatisés. Tous les champs de la notice (auteur, titre, périodique) sont interrogeables : la présentation est normalisée, et ces fichiers sont inscrits sur des supports informatiques, bandes magnétiques, ou CDROM (Compact-Disc Read Only Memory) que nous verrons plus loin.

Les différents accès aux BDD

Les deux principaux accès aux BDD sont :

l'accès en ligne à partir d'un ordinateur
l'accès vidéotex à partir d'un Minitel

Les données informatiques, mémorisées sur ordinateur, transitent par le réseau téléphonique : c'est en 1980 que la France accède à l'interrogation des BDD grâce à l'ouverture du réseau TRANSPAC. Depuis lors, les BDD professionnelles n'ont cessé de se développer dans tous les domaines.
De plus, les nouvelles technologies proposent de nouveaux supports pour la diffusion des BDD : disquette, CDROM, disque optique numérique (DON).

On distingue 4 types de BDD :

Quatre types de banques de données :

les banques factuelles ou numériques : elles fournissent des informations brutes, des données chiffrées (par exemple les statistiques de l' INSEE, les cours de la Bourse)
les banques textuelles : extraits de presse (APM = Agence de Presse Médicale), ou textes de lois (Lexis)
les banques bibliographiques qui recensent des références d'articles, de périodiques ou de monographies. On les interroge à l'aide d'équations de recherches booléennes et on les trouve surtout dans le domaine scientifique et technique
les BDD en texte intégral qui donnent, en ligne, le texte complet du document recherché (le journal Le Monde depuis janvier 1987)

Nous n'aborderons cependant que les BDD bibliographiques, car ce sont elles les plus utilisées en documentation.

2) La pratique de l'interrogation

Les banques de données bibliographiques

Elles sont constituées de notices bibliographiques : celles-ci se présentent comme une suite d'informations sur le document analysé, et sont organisées en champs.

Exemple de notice dans une BDD bibliographique (Medline) après une recherche sur "les bibliothèques d'infirmières en France " (en anglais : "libraries, nursing" and "France") :

NR : 902084400

TI : A nursing school librarian (interview)

TT : Le documentaliste dans l'école d'infirmières

LA : Fre

AU : Pupier M

LP : FRANCE

SO : Soins ; 1990 Feb (533) : 57-8

LO : CNRS

DEA : France ; Human ; Libraries ; nursing

le n° de notice dans la banque

le titre de l'article en anglais

le titre de l'article en français

la langue de l'article

l'auteur

le lieu de pubication

la revue

la localisation de la revue

les mots-clés de l'article

Comment interroger une banque de données?

Intellectuellement

Il faut reprendre la stratégie déjà appliquée lors d'une recherche sur support papier : délimitation du sujet, formulation des concepts, et adaptation de ces concepts à ceux définis par la banque de données dans le thesaurus ou le lexique. La banque de données va permettre d'effectuer une recherche sur un, deux ou trois sujets croisés et sur une période de temps définie, ce que ne permet pas un fichier manuel ou un support papier :

Exemple : le sujet étant " la méningite chez l'enfant " sur une période allant de 1985 à 1992, vous pourrez grâce à des opérateurs booléens (ET, OU, SAUF) obtenir l'équation de recherche suivante :

Question 1 : Méningite ET Enfant
Question 2 : 1 ET 1985-1992

La banque de données va vous donner un certain nombre de réponses sous forme de notices (cf schéma notice bibliographique), que vous pourrez visualiser et sortir sur imprimante, ou commander auprès du serveur.

Matériellement

Pour accéder à des banques de données bibliographiques, le matériel suivant est souhaitable :

un micro-ordinateur
un logiciel de communication
un modem qui permet d'avoir accès au serveur de la banque de données en passant par une ligne téléphonique
une imprimante pour imprimer les réponses

L'accès "en ligne" aux BDD est conditionné par un abonnement et un mot de passe. Il faut savoir également que les interrogations peuvent être d'un coût élevé. Seules des bibliothèques ou des centres de documentation ont la possibilité d'accéder à ces outils documentaires.
Le Minitel offre cependant un certain nombre de services équivalents, avec ou sans contrat selon les BDD.
De plus, de nombreuses BDD sont maintenant consultables sur CDROM.

Les sources de données en soins infirmiers

Les accès en ligne aux banques de données

Ces BDD répondent plus aux besoins de chercheurs ou d'enseignants. Mais par la diversité des notions abordées, il est toujours possible de trouver des références sur le sujet étudié. Cependant, il existe peu de banques de données spécialisées en soins infirmiers. Voici les principales BDD :

Pascal: est une BDD multidisciplinaire développée depuis 1973 par l'INIST-CNRS (Institut National de l'Information Scientifique et Technique - Centre National de la Recherche Scientifique). La moitié des documents sont en langue anglaise, 10% en français. Deux rubriques sont consacrées à la Santé publique : "Santé publique. Hygiène" (épidémiologie, organisation, enseignement, législation et hygiène) et "Informatique et statistique biomédicales".
Francis: développe les aspects juridiques, économiques, sociologiques, psychologiques, démographiques et historiques de la santé. 13000 références depuis 1977. C'est le complément indispensable de PASCAL.
Bird: est produite par le Centre International de l'Enfance et concerne tous les aspects de l'enfance de la conception à l'adolescence. 74 000 références depuis 1981.
Ramis: présente des références en santé publique, en éducation de la santé. Son volume est de 8000 références.
Nursing and allied health: s'intéresse aux soins médicaux, à la formation du personnel , santé, médecine. 89 000 références depuis 1983.
Medline: BDD américaine produite par la National Library of Medicine (NLM), couvre la médecine clinique, la pharmacologie, la toxicologie, la nutrition, la psychologie. 3000 périodiques du monde entier sont dépouillés depuis 1971, ce qui représente plus de 5 millions de références.
Bioethics: également produite par la NLM, est orientée sur les problèmes d'éthique et de déontologie .

Les accès télématiques (accès vidéotex Minitel)

3614 ANFH: service de l'Association Nationale de Formation permanente du personnel hospitalier
3616 KSP: à l'attention des kinésithérapeutes
3616 REDATEL: la rééducation des handicapés
3615 SIDA: des informations sur le SIDA ainsi qu'un Annuaire des centres de dépistage
36 29 00 14 : la BDD JURISANTE: droit hospitalier, actualités
36 29 00 36 : la BDD MEDLINE: bibliographique, la plus importante dans le domaine biomédical possédant des rubriques intéressant le domaine paramédical. A la différence de l'interrogation en ligne qui demande une connaissance du logiciel pour interroger la BDD, l'objectif est de toucher un public large, non-initié aux techniques documentaires. Pour cela, il existe un guide Medline/Minitel
36 29 00 36 : la BDD BIOETHICS: 26000 références sur l'éthique, la déontologie de la santé
3614 APHP: Annuaire des hôpitaux et services de l'Assistance Publique de Paris
3616 EMC: service de l'Encyclopédie Médico-chirurgicale (EMC) comprenant 300 000 références parmi lesquelles le personnel paramédical peut trouver des informations : techniques chirurgicales, thérapeutique, SIDA, Urgences
3616 INFMAG: service de la revue "Infirmière magazine"
3616 VIDAL: consultation du dictionnaire Vidal

Les banques de données sur CDROM (Compact-disc Read Only Memory)

Qu'est-ce qu'un CDROM?

Né en 1984, il se présente de la même manière qu'un disque compact musical. Mais ce sont des données qui sont enregistrées au lieu de notes de musique. La capacité de stockage d'un seul disque est impressionnante : un disque compact, de 12 cm de diamètre, peut contenir jusqu'à 280.000 pages dactylographiées, ainsi que des images, des grap
iques et des sons.
La majorité des banques de données desservies "en ligne" sont accessibles le plus souvent grâce à un intermédiaire : le bibliothécaire-documentaliste. Les producteurs des banques de données, conscients des difficultés d'accès à ces outils, commencent à diffuser des supports mieux adaptés. A peu près 40% des fournisseurs de BDD envisage une édition supplémentaire sur CDROM. De plus, au bout d'un certain temps de pratique, l'utilisateur (médecin, infirmière, documentaliste) doit trouver son autonomie. Medline, Pascal, Bird sont disponibles sur ce support.

On peut trouver maintenant sur CDROM des dictionnaires (le Vidal), des annuaires, des catalogues et des revues médicales. Le CDROM n'est pas la simple restitution sur support informatique d'un texte papier ; grâce à un logiciel d'interrogation, il offre les mêmes possibilités qu'une BDD interrogeable en ligne : croisement de différents mots-clés grâce aux opérateurs booléens, interrogation dans tous les champs de la notice (auteur, titre, etc).
Un micro-ordinateur, un lecteur de CDROM, et un abonnement au CDROM désiré sont nécessaires à la consultation.
L'intérêt d'un tel support, surtout pour les bibliothèques et centres de documentation, est que l'interrogation d'un CDROM n'est pas prise en compte : le prix à payer étant l'abonnement global, des économies substantielles sont réalisées par rapport à l'interrogation en ligne, qui elle, se paye en temps de connexion (2, 50 F la minute sur Medline par exemple) et aux références affichées (1 F la référence Medline).

La documentation informatisée fait donc appel à de nombreux supports développés par les nouvelles technologies. L'Enseignement Assisté par Ordinateur (EAO) à l'aide de didacticiels est une manière différente de se former à la fois durant les études et tout au long de la vie professionnelle.

L'enseignement assisté par ordinateur (EAO)

Qu'est-ce que l'EAO?

Déjà abordé dans le précédent article, l'Enseignement Assisté par Ordinateur permet, soit à l'élève-infirmier(e), soit à l'infirmier(e) confirmé(e) un apprentissage de nouvelles techniques, ou une remise à jour des connaissances sans l'intervention d'un tiers, monitrice ou enseignant. Le didacticiel nécessite un micro-ordinateur pour être utilisé; il est conçu à l'aide d'un programme informatique et sa présentation ressemble à celle des jeux vidéos. L'utilisateur n'a besoin que d'appuyer sur des touches ou d'utiliser une souris pour progresser, en répondant par oui ou par non, ou choisissant une réponse parmi d'autres. Il ne pourra progresser que si les réponses sont positives. On le voit, le côté ludique n'a pas été négligé, allié à une mise en images souvent très soignée.
Cette formule se met en place petit à petit dans les hôpitaux par l'intermédiaire du service de la formation continue.

Quelques expériences hospitalières

L'hôpital de Colombes (AP-HP) a ainsi mis sur pied une expérience originale : une "Formathèque" est à la disposition du personnel soignant de l'hôpital, proposant un catalogue de didacticiels .
Le Centre Hospitalier d'Argenteuil , pour sa part, réfléchit sur la question.
Le Centre Hospitalier Universitaire de Saint Etienne a développé ce même type de structure de formation pour le personnel paramédical, et les heures de formation se chiffrent à plus d'un millier par an. Fort de cette expérience, a été créé en 1983, le SHIP (Service Hospitalier d'Ingéniérie Pédagogique) : ce service conçoit et réalise des didacticiels de santé. Parmi ceux-ci : "Le Coeur côté pile" destiné aux infirmières de salles d'opération afin d'étudier les éléments de connaissances anatomo-physio-pathologiques qui conduisent à l'implantation d'un stimulateur cardiaque, et les étapes de l'hospitalisation d'un malade simulé.
D'autres didacticiels concernent "l'Hygiène dans les services de soins", "la Sécurité dans les blocs opératoires"...

Cette forme d'apprentissage, totalement nouvelle et qui tend à se développer, est une manière différente de placer l'infirmier(e) devant l'état de ses connaissances, et de les faire ainsi évoluer. Il existe des didacticiels dans de nombreux domaines, et surtout en médecine. La Cité des Sciences et de l'Industrie de la Villette a développé une didacthèque professionnelle accessible à tout un chacun.

Conclusion

Une bibliothèque ou un centre de documentation, en Ecole d'Infirmier(e)s ou à l'hôpital, ne sont plus seulement des lieux où l'on emprunte des ouvrages, consulte des revues ou effectue des photocopies d'articles. Avec les nouvelles technologies, ils deviennent de véritables centres de recherches bibliographiques. Les pays anglo-saxons l'ont compris depuis longtemps, et la documentation en soins infirmiers y est très développée. Pour que ce même phénomène touche la France, les besoins doivent s'exprimer. Cet article, en démontrant les accès possibles grâce à l'informatique aux sources de données, devrait y contribuer.

Références

1. Annuaire des services télématiques. Paris : A Jour, 1992.
2. BATIFOULIER C., PASQUIER M.H. du. Organiser sa documentation et savoir consulter d'autres sources. Paris : CFPJ, 1990.
3. BARRE F. Les Nouvelles technologies en bibliothèque universitaire médicale : CDROM et EAO : rapport de stage. Lyon : ENSSIB, 1990.
4. GUENOT C., GOUPIL M. S'Informer, se documenter : guides des sources de données en santé publique. Rennes : ENSP, 1990.
5. HOUPIER J.CH. Répertoire des bases de données médicales : accès minitel et terminal informatique. Paris : Mediscript, 1991.
6. Répertoire des banques de données professionnelles 1990. Paris : ADBS, ANRT, 1990
7. SUTTER E. Le Disque optique compact (CDROM), l'usage au quotidien : dossier documentaire. Paris : ADBS, 1991.

Adresses

1. La Formathèque, Hôpital de Colombes, 178 rue des Renouillers, 92701 COLOMBES Cedex. Tél. : (1) 47.60.64.71 (Mr A. PRESCHEL)

2. Service Hospitalier d'Ingéniérie Pédagogique (SHIP), Hôpital de Bellevue - Pavillon 54, 25 bd Pasteur, 42023 SAINT-ETIENNE Cedex 2. Tél. : 77.42.77.68 (Mr J.C. BANET)

3. Didacthèque professionnelle, Cité des Sciences et de l'Industrie, 30 avenue Corentin Cariou 75930 PARIS Cedex 19 (Réservation au (1) 40.05.82.91 ou Mme J. MULLER tél. 40.05.70.54)

4. Centre de Documentation-Bibliothèque médicale, Centre Hospitalier d'Argenteuil, 69 rue du Lt-Cl Prudhon, 95107 ARGENTEUIL Cedex. Tél. : (1) 34.23.24.69. (Mr J.P. ACCART, Melle A. LOURY)

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Résumé allemand :

Résumé italien:

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Le fonctionnement du Guichet virtuel sur la Suisse : simplicité et souplesse

Le Guichet virtuel sur la Suisse : enjeux et finalité

En conclusion

(2007) - L'info-doc au juste prix

(2006) - The SwissInfoDesk Experiment

The SwissInfoDesk Experiment: the Building of a Website Subject Gateway as a Contributive Part of a Virtual Reference Desk

(2006) - SwissInfoDesk: the Virtual Reference Desk Project of the Swiss National Library

SwissInfoDesk : the Virtual Reference Desk Project of the Swiss National Library

(2005) - Une question sur la Suisse ? SwissInfoDesk

(2005) - Les services d’information et de référence: l’avenir est virtuel

(2005) - Guichets virtuels: haut niveau de références.

Quelques exemples de Guichets virtuels bilingues ou plurilingues

Les logiciels de référence virtuelle

Références utiles

Notes

(2005) - Fragen über der Schweiz ? SwissInfoDesk

Auf dem Weg zur virtuellen Information

Der Recherchedienst IZ-Helvetica

Eine Frage zur Schweiz? SwissInfoDesk 8

Das Informationsportal: Struktur und Organisation

Eine Besonderheit von SwissInfoDesk: der Aspekt der Mehrsprachigkeit

1. Angaben für die Recherche

2. Personalien

Die Online-Recherchen

Das Marketing für SwissInfoDesk

Wie sieht die Zukunft von SwissInfoDesk aus? Kooperation und Zusammenarbeit

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(2005) - Catalogage du Web : c’est possible

Quelques questions préliminaires à se poser

(2005) - A question about Switzerland ? : SwissInfoDesk

(2004) - Les outils de revue de presse électronique: anticiper XML.

L’intégration des contenus de presse: une diffusion multipliée …

…avec l’Intranet: surveillance de la presse, articles en texte intégral, recherches sur les archives.

…avec l’Internet: plate-forme numérique d’information, panorama général ou personnalisé via les alertes.

…avec un fils RSS:les weblogs ou la création de sommaires dynamiques.

… avec les Annuaires de signets: intégration de la presse dans l’Annuaire de signets, accès au dernier numéro et aux archives

… avec une base de données Presse interne: références ou articles en texte intégral avec la GEIDE ; abonnements auprès de centrales de presse ou d’agences d’abonnements ; gestion avec un logiciel documentaire

… avec un agrégateur de presse: découpage, collage numériques ; fichier PDF…

Les aspects juridiques de la presse en ligne

Panorama de presse, résumé et archives d’articles de presse sur Intranet

Le contrat entre les différents partenaires

L’offre actuelle de produits documentaires pour la presse en ligne

(2004) - Les logiciels de signets partagés: veillez groupés.

(2004) - Les banques de données en 2004: la génération Star Trek.

(2003) - Veillez et partagez vos connaissances

Introduire l’innovation dans la gestion au quotidien

Utiliser les méthodes d’un service qualité pour être plus efficace

Améliorer les compétences internes

Mieux positionner l’offre de service

De l’intelligence économique au knowledge management

En savoir plus

Sitographie

(2002) - Thésaurus: l’achat possible

Difficile de revenir en arrière

Des thésaurus sur Internet

Quelques exemples de thésaurus

Le thésaurus de l'UNESCO

Le thésaurus ERIC

Eine Frage zur Schweiz? SwissInfoDesk ⁸